开发区人事档案封存制度

PAGE开发区人事档案封存制度一、总则（一）目的为规范开发区人事档案封存管理工作，维护人事档案的真实性、完整性和保密性，保障员工的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合开发区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于开发区内所有企事业单位、社会团体以及与之建立劳动关系的员工人事档案的封存管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及相关行业标准，确保人事档案封存工作合法合规。2.真实准确原则：保证人事档案所记录的内容真实、准确、完整，如实反映员工的工作经历、业绩表现等情况。3.保密安全原则：对封存的人事档案采取严格的保密措施，确保档案信息不泄露，保障档案实体安全。4.便捷高效原则：在确保档案安全和信息准确的前提下，优化工作流程，提高档案封存与解封的办理效率，为员工提供便利。二、档案封存的条件与范围（一）封存条件1.员工离职后，在规定期限内未就业或新就业单位不需要人事档案的。2.因工作需要，经员工本人同意，对特定时间段的人事档案进行封存的。3.按照法律法规或上级主管部门要求，需对人事档案进行封存的其他情形。（二）封存范围1.员工个人履历、学历学位、职称资格、工作经历、考核奖惩、工资待遇、社会保险等各类人事信息。2.员工的劳动合同、离职证明、培训记录、健康体检报告等相关资料。3.其他与员工人事管理相关的重要文件和资料。三、档案封存的流程（一）申请1.员工离职时，若符合档案封存条件，由员工本人填写《人事档案封存申请表》，详细说明申请封存的原因、封存期限等内容，并签字确认。2.若因工作需要对特定员工的人事档案进行封存，由相关部门填写《人事档案封存申请表》，注明封存理由、涉及员工信息等，经部门负责人签字后提交。（二）审核1.人力资源部门收到《人事档案封存申请表》后，对申请内容进行审核。重点审核申请原因是否符合规定条件，申请信息是否准确完整，员工签字是否真实有效等。2.对于涉及特殊情况或敏感信息的档案封存申请，人力资源部门可会同相关业务部门、法务部门等进行联合审核，确保审核结果准确无误。（三）封存操作1.经审核通过的申请，人力资源部门安排专人负责档案封存工作。封存人员应具备良好的职业道德和保密意识，熟悉档案管理业务流程。2.封存人员对拟封存的人事档案进行整理、核对，确保档案内容齐全、准确。然后将档案材料装入专用的档案袋或档案盒，并在封口处加盖密封章，注明封存日期、档案编号等信息。3.建立档案封存台账，详细记录档案封存的日期、员工姓名、档案编号、封存原因、封存期限等信息，以便于查询和管理。（四）通知1.档案封存完成后，人力资源部门应及时通知员工本人或相关部门档案已封存，并告知其解封的条件和办理流程。2.通知方式可采用书面通知、电子邮件、短信等多种形式，确保通知信息准确传达给相关人员。四、档案封存期间的管理（一）保管1.设立专门的档案封存保管场所，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火防盗防潮防虫等装置，确保档案实体安全。2.档案封存保管场所应安排专人负责日常管理，定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并处理。3.严格限制无关人员进入档案封存保管场所，确需进入的，应履行严格的审批登记手续。（二）保密1.参与档案封存管理工作的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，严格遵守保密制度。2.对档案封存过程中涉及的员工个人信息、工作秘密等予以严格保密，不得泄露给任何无关人员。3.禁止在非保密场所讨论、处理档案封存相关事宜，严禁通过互联网、移动存储设备等可能导致信息泄露的途径传输档案封存信息。（三）信息维护1.在档案封存期间，如员工有新的人事信息产生，如获得新的学历学位、职称晋升、奖惩情况变化等，原档案保管部门应及时收集相关证明材料，并在解封档案时一并归入档案。2.定期对档案封存信息进行核对和更新，确保档案信息的准确性和时效性。五、档案解封的流程（一）申请1.员工在符合解封条件时，填写《人事档案解封申请表》，说明解封原因、所需档案用途等内容，并签字确认。2.若因工作需要申请解封特定员工的人事档案，由相关部门填写《人事档案解封申请表》，注明解封理由、涉及员工信息等，经部门负责人签字后提交。（二）审核1.人力资源部门收到《人事档案解封申请表》后，对申请内容进行审核。重点审核解封原因是否符合规定条件，申请信息是否准确完整，员工签字是否真实有效等。2.对于涉及特殊情况或敏感信息的档案解封申请，人力资源部门可会同相关业务部门、法务部门等进行联合审核，确保审核结果准确无误。（三）解封操作1.经审核通过的申请，人力资源部门安排专人负责档案解封工作。解封人员应仔细核对解封档案的信息，确保与申请内容一致。2.解封人员在档案袋或档案盒的封口处加盖解封章，注明解封日期，并将档案材料取出进行整理、核对，确保档案内容齐全、准确。3.在档案解封后，及时更新档案封存台账，记录解封日期、员工姓名、档案编号、解封原因等信息。（四）通知1.档案解封完成后，人力资源部门应及时通知员工本人或相关部门档案已解封，并告知其档案的使用注意事项。2.通知方式可采用书面通知、电子邮件、短信等多种形式，确保通知信息准确传达给相关人员。六、监督与检查（一）内部监督1.开发区成立人事档案封存管理监督小组，定期对人事档案封存工作进行检查和监督，确保档案封存管理工作严格按照制度执行。2.监督小组可通过查阅档案、检查工作记录、访谈相关人员等方式，对档案封存的流程、保管、保密等情况进行全面检查，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.积极接受上级主管部门、档案管理部门以及社会公众的监督，及时回应相关监督意见和建议。2.按照规定定期向上级主管部门报送人事档案封存管理工作情况，接受上级部门的检查和指导。（三）责任追究1.对于违反本制度规定，在人事档案封存管理工作中存在违规操作、泄露档案信息、玩忽职守等行为的单位和个人，将依法依规追究责任。2.对因档案封存管理不善导致员工权益受损或造成不良社会影响的，视情节轻重给予相应的纪律处分或法律制裁。