文物局工程档案管理制度

PAGE文物局工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强文物局工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为文物保护工程的规划、设计、施工、验收及后续维护管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于文物局组织实施的各类文物保护工程，包括古建筑修缮、石窟寺保护、近现代重要史迹及代表性建筑维护等项目的档案管理。（三）依据本制度依据《中华人民共和国文物保护法》、《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》以及相关文物保护行业标准制定。（四）基本原则1.统一管理原则文物局工程档案实行统一领导、分级管理。由专门的档案管理部门负责集中管理工程档案，确保档案管理的规范性和一致性。2.全程跟踪原则从工程立项开始，对工程建设的各个环节进行档案跟踪记录，保证档案内容涵盖工程建设全过程。3.真实准确原则工程档案应如实反映工程建设实际情况，数据准确、资料完整，严禁虚假和篡改。4.安全保密原则加强工程档案的安全防护和保密措施，防止档案信息泄露和损坏，确保档案安全。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善文物局工程档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督工程建设各参建单位的档案管理工作，确保档案资料符合要求。3.负责收集、整理、归档工程建设过程中形成的各类档案，建立档案数据库。4.负责档案的保管、查阅、借阅、利用等日常管理工作，确保档案的有效利用。5.定期对工程档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和完整性。（二）工程建设项目负责人职责1.负责组织本项目档案管理工作，明确项目档案管理责任人。2.确保项目档案管理与工程建设同步进行，督促各参建单位及时整理、归档项目档案。3.审核项目档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案及时整改。4.协调解决项目档案管理工作中出现的问题，配合档案管理部门做好档案验收工作。（三）工程建设各参建单位职责1.建立健全本单位的项目档案管理制度，明确档案管理责任人。2.负责收集、整理、归档本单位在工程建设过程中形成的各类档案，并按要求向文物局档案管理部门移交。3.确保档案资料的真实、准确、完整，按照档案管理规范进行分类、编目、装订等工作。4.配合文物局档案管理部门的档案检查、验收等工作，接受档案管理部门的业务指导。三、档案收集与整理（一）收集范围1.工程前期文件包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、文物保护规划文件等。2.勘察设计文件工程地质勘察报告、设计方案、图纸会审记录、设计变更通知等。3.施工过程文件施工组织设计、施工日志、技术交底记录、工程质量检验记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、工程进度照片及影像资料等。4.监理文件监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书、工程档案验收意见等。6.其他文件与工程建设相关的会议纪要、来往信函、合同协议等。（二）收集要求1.各参建单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章手续齐全。3.对工程建设过程中形成的电子文件，应进行规范整理，确保其可读性和完整性，并与纸质文件同步归档。（三）整理原则1.遵循工程建设程序，按照文件形成的先后顺序进行整理。2.分类科学合理，便于查找和利用。一般按照工程前期文件、勘察设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行分类。3.组卷规范，卷内文件排列有序，编号清晰。（四）整理方法1.纸质文件按照分类要求，将同一类别的文件进行装订，采用A4幅面纸张，左侧装订。编写页码，页码应连续、准确，标注在页面右下角。填写卷内目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容。编制卷内备考表，说明卷内文件的整理情况及存在的问题。填写案卷封面，包括工程名称、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容。2.电子文件按照电子文件管理规范，对电子文件进行分类存储，建立清晰的文件夹结构。对电子文件进行命名，命名应体现文件内容和形成时间等关键信息。建立电子文件索引目录，便于快速查找和利用。四、档案归档与保管（一）归档要求1.工程建设项目完成后，各参建单位应在规定时间内将整理好的项目档案向文物局档案管理部门移交。2.移交档案时，应编制档案移交清单，双方签字确认。移交清单应包括档案名称、数量、移交日期等内容。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，对不符合要求的档案，应退回原单位整改后重新移交。（二）保管期限1.文物局工程档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括反映工程建设全貌、具有重要历史价值和文化价值的文件，如项目立项批复、文物保护规划文件、竣工验收报告等。长期保管的档案一般为工程建设过程中形成的重要文件，如工程地质勘察报告、设计方案、施工过程中的关键技术资料等，保管期限为30年。短期保管的档案为一般性文件，如工程进度照片、会议纪要等，保管期限为10年。2.保管期限的确定应严格按照国家有关规定和文物保护行业标准执行。（三）保管方式1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.对纸质档案应进行分类上架存放，保持库房整洁、通风良好。3.对电子档案应进行备份存储，采用磁带、光盘、硬盘等多种存储介质，异地存放，确保电子档案的安全。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.文物局内部人员因工作需要查阅工程档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅工程档案的，应持有单位介绍信，经文物局相关部门负责人批准，并填写档案查阅申请表，在档案管理部门指定地点查阅。查阅涉及国家机密或重要文物信息的档案，应按照国家有关保密规定执行。（二）查阅程序1.查阅申请人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、目的等信息。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并提供相应的档案查阅服务。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并登记复印或摘录的内容、数量等信息。4.查阅结束后，查阅人员应及时归还档案，档案管理部门对归还的档案进行检查，确保档案资料完整无损。（三）利用管理1.档案管理部门应积极开展工程档案的利用工作，为文物保护工程的规划、设计、施工、研究等提供支持。2.对利用档案形成的成果，如研究报告、论文等，应注明档案资料的出处。3.定期对档案利用情况进行统计分析，总结档案利用规律，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、工程建设项目负责人、相关专业技术人员等组成。鉴定小组负责对到期的工程档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应予以销毁。2.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史价值、文化价值、科学研究价值等因素，确保鉴定结果准确合理。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，形成档案鉴定报告。2.档案鉴定报告经文物局分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程符合规定要求。销毁后，监销人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁清册应包括档案名称、数量、销毁日期、销毁原因等内容，与档案鉴定报告一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立文物局工程档案信息化管理系统，实现工程档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子图像，建立电子档案数据库。扫描图像应清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.档案信息录入将档案目录信息、文件内容摘要等录入信息化管理系统，便于快速检索和查询。3.系统功能模块档案录入模块：用于录入工程档案的基本信息和详细内容。档案检索模块：提供多种检索方式，如按工程名称、档案类别、关键词等进行检索。档案利用模块：实现档案的在线查阅、下载、打印等功能。档案管理模块：对档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等环节进行管理。权限管理模块：设置不同用户的访问权限，确保档案信息安全。（三）信息化安全保障1.建立健全信息化安全管理制度，加强对信息化管理系统的安全防护。2.采用防火墙、入侵检测系统、数据加密等技术手段，防止