电子档案管理制度及职责

PAGE电子档案管理制度及职责一、总则（一）目的为加强公司电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的电子档案的管理。（三）基本原则1.统一管理原则：公司电子档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实有效原则：电子档案应真实反映公司各项业务活动，具备法律效力。3.安全保密原则：严格保护电子档案的安全，防止信息泄露、篡改和丢失。4.便于利用原则：优化电子档案管理流程，提高档案检索和利用效率。二、电子档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司电子档案管理制度，并监督执行。2.统筹规划公司电子档案管理系统建设，确保系统的稳定性和安全性。3.负责电子档案的收集、整理、归档、存储和保管，定期对档案进行备份。4.指导和监督各部门电子档案管理工作，开展档案管理培训和宣传。5.负责电子档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和准确性。（二）各部门职责1.负责本部门电子档案的形成、积累和整理工作，确保档案的真实、完整。2.按照公司档案管理部门要求，及时将本部门电子档案移交归档，并配合做好相关工作。3.严格遵守公司电子档案管理制度，妥善保管和使用本部门电子档案，不得擅自销毁或泄露。4.负责本部门电子档案管理系统的日常维护和数据更新，确保系统正常运行。（三）档案管理人员职责1.熟悉电子档案管理业务，具备良好的职业道德和专业技能。2.负责电子档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、编目、存储、检索和利用等。3.严格执行电子档案管理制度，确保档案的安全和保密。4.定期对电子档案进行检查和核对，及时发现和处理问题。5.协助各部门做好电子档案的管理工作，提供技术支持和业务指导。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于合同协议、文件通知、报表数据、技术资料、会议纪要等。2.公司员工在工作过程中产生的与工作相关的电子文件，如工作报告、工作计划、培训资料等。3.公司引进的各类电子资源，如数据库、软件、网站信息等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责电子档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.电子文件应按照规定的格式和命名规则进行保存，确保文件的可读性和可识别性。3.对于重要的电子文件，应同时收集其纸质版本或其他相关载体，以便相互印证和备份。（三）整理原则1.遵循文件的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系。根据文件的内容、来源、时间等因素进行分类整理，便于检索和利用。2.按照公司档案分类方案进行整理，确保档案分类的一致性和规范性。（四）整理方法1.对电子文件进行分类，如按照年度、机构、问题等进行划分。2.为每份电子文件编制唯一的标识符，建立文件索引目录。3.对电子文件进行元数据著录，包括文件的题名、日期、作者、来源等信息。四、电子档案的归档与存储（一）归档流程1.各部门电子档案管理人员对整理好的电子档案进行初步审核，确保档案的质量。2.将审核通过的电子档案按照规定的格式和存储介质进行打包，并填写档案移交清单。3.档案管理部门接收各部门移交的电子档案，进行再次审核和登记。4.将归档后的电子档案存储到指定的存储设备或系统中，并建立相应的存储目录。（二）存储要求1.采用安全可靠的存储设备和存储系统，确保电子档案的长期保存。2.对存储设备进行定期检查和维护，防止设备故障导致档案丢失。3.建立电子档案存储备份机制，定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。4.存储环境应满足防火、防潮、防虫、防盗等要求，确保档案的安全。（三）存储介质选择与管理1.根据电子档案的重要性和保存期限，选择合适的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等。2.对存储介质进行标识和编号，建立存储介质使用记录。3.定期对存储介质进行检查和更换，确保介质的可靠性。五、电子档案的检索与利用（一）检索工具1.建立电子档案检索系统，提供多种检索方式和检索字段，如题名检索、关键词检索、日期检索等。2.编制电子档案检索指南，帮助用户了解检索系统的使用方法和检索技巧。（二）利用流程1.用户根据工作需要，向档案管理部门提交电子档案利用申请。2.档案管理部门对申请进行审核，批准后为用户提供相应的电子档案。3.用户在利用电子档案时，应遵守公司档案管理制度，不得擅自复制、传播或篡改档案内容。4.利用完毕后，用户应及时归还电子档案，并办理归还手续。（三）权限管理1.根据用户的工作岗位和职责，设定不同的电子档案访问权限，确保档案信息的安全。2.对电子档案的访问进行记录，包括访问时间、访问人员、访问内容等信息。3.定期对电子档案访问权限进行审查和调整，确保权限设置的合理性。六、电子档案的安全与保密管理（一）安全措施1.建立电子档案安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等。2.对电子档案管理系统进行定期安全评估和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.加强对存储设备和网络设备的管理，设置访问密码和权限，防止非法访问。（二）保密制度1.明确电子档案保密范围和保密级别，对涉及公司机密的电子档案进行严格保密。2.与接触电子档案的人员签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.加强对电子档案传输和存储过程中的保密管理，采用加密技术等手段防止信息泄露。（三）应急处置1.制定电子档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练，提高应对突发事件的能力。3.发生电子档案安全事故时，应立即采取措施进行处理，及时报告公司领导，并配合相关部门进行调查和处理。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关法律法规和公司档案保管期限规定，对电子档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定方法1.成立电子档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门和相关专家组成。2.鉴定小组对电子档案进行逐份审查，根据档案的价值和保管期限确定其存毁。3.对鉴定结果进行记录和整理，形成电子档案鉴定报告。（三）销毁流程1.根据鉴定报告，对需要销毁的电子档案进行登记造册。2.采用安全可靠