档案开放工作制度及流程

PAGE档案开放工作制度及流程一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的档案开放工作，确保档案信息的合理利用，保障档案安全，根据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度及流程；确保档案信息能够在合法合规、安全有序的前提下，为公司/组织的各项工作提供有效的支持和依据，同时满足相关借阅需求，特制定本制度及流程。依据国家《中华人民共和国档案法》以及行业内关于档案管理的相关标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度及流程。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案开放工作的部门及人员，包括档案管理部门、档案借阅部门以及相关工作人员。涵盖公司/组织各个业务领域形成的各类档案，包括但不限于行政管理档案、财务档案、业务合同档案、技术研发档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案开放工作合法合规进行。2.安全保密原则：在档案开放过程中，始终将档案安全保密放在首位，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.高效利用原则：优化档案开放流程，提高档案利用效率，满足公司/组织及相关人员对档案信息的合理需求。4.权责明确原则：明确档案开放工作中各部门及人员的职责和权限，确保工作有序开展。二、档案开放的范围与条件（一）开放范围1.已过保密期限且不涉及敏感信息的档案。2.法律法规允许公开的档案。3.经公司/组织批准可以开放的档案。（二）开放条件1.档案形成部门或相关业务部门提出开放申请，并说明开放理由及使用范围。2.档案管理部门对申请进行审核，确认档案符合开放条件，包括档案内容完整、无保密限制等。3.涉及重要或敏感信息的档案，需经公司/组织高层领导审批后方可开放。三、档案开放申请与审批（一）申请流程1.档案借阅部门或人员填写《档案开放申请表》，详细说明所需档案的名称、编号、形成时间、开放用途、使用期限等信息。2.将申请表提交至档案管理部门。（二）审批流程1.档案管理部门收到申请表后，首先对申请内容进行形式审查，检查申请表填写是否完整、准确。2.档案管理部门根据档案开放范围与条件，对申请档案进行内容审核。对于一般性档案，由档案管理部门负责人审批；对于涉及重要或敏感信息的档案，提交公司/组织高层领导审批。3.审批通过后，档案管理部门在申请表上签署审批意见，并通知档案借阅部门或人员。四、档案查阅与利用（一）查阅方式1.现场查阅：档案借阅人员可到档案管理部门指定的查阅地点，在档案管理人员的监督下查阅档案。2.复制查阅：根据档案开放审批意见，档案借阅人员可对允许复制的档案内容进行复制。复制方式包括复印、扫描等，复制件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。（二）利用限制1.档案借阅人员应严格按照档案开放审批确定的使用范围使用档案，不得擅自扩大使用范围。2.禁止在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.未经档案管理部门同意，档案借阅人员不得将档案转借他人或带出指定查阅地点。（三）利用记录1.档案管理部门应对档案查阅与利用情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人员、档案名称、查阅用途、复制内容等信息。2.查阅记录应妥善保存，保存期限按照公司/组织档案管理规定执行，以便日后查询和审计。五、档案归还与注销（一）归还要求1.档案借阅期限届满，档案借阅人员应及时将档案归还至档案管理部门。2.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案数量、内容完整性及是否有损坏等情况。如发现问题，应及时向档案借阅人员核实并记录。（二）注销流程1.档案归还无误后，档案管理部门在档案开放申请记录中注明档案已归还，并办理注销手续。2.对于已注销的档案开放申请，相关资料应按照公司/组织档案管理规定进行整理归档，以备后续查询。六、档案安全与保密措施（一）安全管理1.档案管理部门应确保档案查阅地点的安全，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，及时发现并处理档案安全隐患。（二）保密措施1.档案管理人员应对档案开放工作中涉及的保密信息严格保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅过程中，档案管理人员应监督档案借阅人员的行为，防止保密信息被不当获取或传播。3.对于涉及保密信息的档案，应采取特殊的保密标识和管理措施，如限制查阅人员范围、设置专门的查阅区域等。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案开放工作监督小组，成员包括档案管理部门负责人、审计部门人员等。监督小组定期对档案开放工作进行检查，确保制度及流程的执行情况。2.档案管理部门应定期对档案开放申请、审批、查阅、归还等环节的工作记录进行自查，发现问题及时整改。（二）外部检查1.积极配合国家档案行政管理部门及相关监管机构的检查工作，如实提供档案开放工作情况。2.根据外部检查意见，及时完善档案开放工作制度及流程，提高档案管理水平。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自开放档案。2.超出档案开放审批确定的使用范围使用档案。3.泄露档案保密信息。4.损坏、丢失档案。5.其他违反档案开放工作制度及流程的行为。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，由档案管理部门对相关责任人进行批评教育，并责令其立即改正。2.对于严重违规行为，如泄露重要保密信息、造成档案重大损失等，按照公司/组织相关规定给予责任人相应的纪律处分，包括警告、记过、降职、撤职等；情节严重的，依法追究法律责任。九、附则（一）解释权本制度及流