北京市工程档案管理制度

PAGE北京市工程档案管理制度一、总则（一）目的为加强北京市工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程建设、维护、管理及相关决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北京市行政区域内各类新建、改建、扩建的房屋建筑工程、市政基础设施工程、交通工程、水利工程等工程项目档案的管理。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）等相关法律法规及行业标准制定。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则工程档案管理工作在北京市档案行政管理部门和建设行政主管部门的统一领导下，实行分级管理。各建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等按照各自职责，负责本单位工程档案的形成、积累、整理和归档工作，并接受相关部门的监督检查。2.同步管理原则工程档案管理与工程建设全过程同步，从项目策划、立项、勘察、设计、施工到竣工验收等各个环节，都要确保档案资料的真实、完整、准确，并及时整理归档。3.规范标准原则严格按照国家和北京市有关工程档案管理的规范标准进行操作，保证档案的质量和标准化水平。4.安全保密原则加强工程档案的安全管理，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密制度，防止档案信息泄露。二、工程档案管理职责（一）建设单位职责1.负责组织、协调和监督本工程各参建单位的工程档案管理工作，建立健全工程档案管理责任制。2.在工程招标及合同签订时，明确各参建单位工程档案的编制要求、套数、费用及移交时间等条款。3.配备与工程规模相适应的工程档案管理人员，负责收集、整理、汇总本工程各参建单位移交的工程档案，并向北京市城建档案管理机构移交。4.对工程档案的形成、积累、整理和归档工作进行全过程跟踪检查，确保工程档案符合要求。5.负责组织工程档案的专项验收工作，对验收中发现的问题及时整改。（二）勘察单位职责1.按照合同要求，负责勘察文件的编制、整理和归档工作，确保勘察文件真实、准确、完整。2.向建设单位提交完整的勘察文件，并对勘察文件的质量负责。3.在工程建设过程中，配合建设单位、设计单位、施工单位等做好相关技术服务工作，及时提供勘察资料和技术支持。（三）设计单位职责1.按照合同要求，负责设计文件的编制、整理和归档工作，确保设计文件符合国家和北京市有关规范标准及工程实际需要。2.向建设单位提交完整的设计文件，并对设计文件的质量负责。3.在工程建设过程中，配合建设单位、施工单位等做好设计交底、变更设计等工作，及时提供设计资料和技术支持。4.参与工程竣工验收，提供与设计相关的技术资料和文件。（四）施工单位职责1.建立健全工程项目档案管理制度，配备专职档案管理人员，负责本单位施工过程中形成的工程档案的收集、整理、归档工作。2.按照国家和北京市有关规范标准及合同要求，及时、准确、完整地收集、整理施工过程中形成的各类文件资料，包括施工技术文件、施工物资资料、施工记录、施工试验检测资料、施工质量验收资料等，并分类归档。3.在工程竣工后，负责将本单位形成的工程档案整理成册，向建设单位移交。4.对建设单位移交的工程档案进行妥善保管，并按照要求提供查阅服务。（五）监理单位职责1.建立健全监理档案管理制度，配备专职档案管理人员，负责监理过程中形成的工程档案的收集、整理、归档工作。2.对施工单位报送的工程文件资料进行审核、签认，确保工程文件资料的真实性、准确性和完整性。3.定期对工程档案的形成、积累情况进行检查，督促施工单位及时整理归档。4.在工程竣工后，负责将监理档案整理成册，向建设单位移交。5.参与工程档案的专项验收工作，提供监理过程中的相关资料和意见。（六）北京市城建档案管理机构职责1.贯彻执行国家和北京市有关工程档案管理的法律法规及政策标准，制定本市工程档案管理的具体办法和措施。2.负责对本市工程档案管理工作进行业务指导和监督检查，组织开展工程档案管理培训和宣传工作。3.接收、保管和利用本市重要工程项目的档案资料，建立工程档案信息数据库，为社会提供档案查阅服务。4.对工程档案专项验收进行备案管理，对不符合要求的工程档案提出整改意见。三、工程档案的形成与收集（一）工程前期文件1.项目立项文件包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。2.建设用地文件包括建设用地规划许可证、土地使用证、拆迁许可证等。3.勘察设计文件包括勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件等。4.招投标文件包括招标文件、投标文件、中标通知书等。5.合同文件包括工程勘察合同、工程设计合同、工程施工合同、工程监理合同等。（二）工程施工过程文件1.施工技术文件包括施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志等。2.施工物资资料包括原材料、构配件、设备等的质量证明文件、检验检测报告、进场验收记录等。3.施工记录包括工程定位测量记录、地基与基础施工记录、主体结构施工记录、防水工程施工记录等。4.施工试验检测资料包括原材料试验报告、构配件试验报告、混凝土试块抗压强度试验报告、砂浆试块抗压强度试验报告等。5.施工质量验收资料包括分项工程质量验收记录、分部工程质量验收记录、单位工程质量竣工验收记录等。6.工程变更文件包括设计变更通知单、工程洽商记录等。（三）工程竣工验收文件1.工程竣工验收报告包括工程概况、建设依据、工程建设情况、工程质量情况、验收结论等。2.工程竣工决算文件包括工程竣工决算报表、竣工决算说明书等。3.工程质量保修书明确工程质量保修范围和期限等内容。4.工程竣工图包括建筑、结构、给排水、电气、暖通等专业竣工图。（四）工程档案收集要求1.各参建单位应按照档案管理职责，指定专人负责工程档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.工程档案应随工程进度同步收集，不得事后补制。3.收集的工程档案应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求。4.对收集的工程档案应进行分类整理，便于保管和查阅。四、工程档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循工程文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。3.便于保管和利用。（二）整理方法1.工程前期文件、工程竣工验收文件按照文件性质分类整理，分别组卷。2.工程施工过程文件按照专业分类整理，如建筑工程、市政工程分别整理。每个专业再按照施工阶段和文件类型进一步细分，如建筑工程可分为地基与基础、主体结构、装饰装修等阶段，每个阶段再分为施工技术文件、施工物资资料等类别。3.卷内文件按照排列顺序依次编号，页号编写在有书写内容的页面正面的右上角和背面的左上角。4.卷内文件应编制卷内目录，目录内容包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次等。5.卷内备考表应置于卷尾，注明卷内文件页数、组卷日期、立卷人、审核人等信息。（三）归档要求1.各参建单位应在工程竣工后[具体时间]内，将整理好的工程档案向建设单位移交。2.建设单位应在工程竣工验收合格后[具体时间]内，将工程档案汇总整理后向北京市城建档案管理机构移交。3.移交的工程档案应编制档案移交清单，清单内容包括工程名称、档案卷数、档案类别等，并由移交单位和接收单位双方签字盖章。4.工程档案移交时，应同时移交电子档案，电子档案应与纸质档案内容一致，并按照规定格式存储。五、工程档案的保管与利用（一）保管要求1.建设单位和北京市城建档案管理机构应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。3.对保管的工程档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的工程档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（二）利用要求1.建设单位和北京市城建档案管理机构应建立工程档案查阅制度，明确查阅范围、查阅手续等。2.查阅工程档案应填写查阅申请表，经批准后在指定地点查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制、转借工程档案。3.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案的查阅，应严格按照保密规定执行。4.利用工程档案应做好记录，记录内容包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。六、工程档案的验收与备案管理（一）验收组织工程档案专项验收由建设单位组织，勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位等参加。北京市城建档案管理机构对验收工作进行监督指导。（二）验收内容1.工程档案的完整性、准确性、系统性。2.工程档案的整理质量，包括分类、组卷、编号、编目等是否符合要求。3.工程档案的保管条件，包括库房设施、温湿度控制等是否符合标准。4.工程档案的电子档案与纸质档案是否一致。（三）验收程序1.建设单位在工程竣工验收前，向北京市城建档案管理机构提交工程档案专项验收申请。2.北京市城建档案管理机构在收到申请后，对工程档案进行初步审查，符合要求的组织验收。3.验收组通过听取汇报、查阅档案、实地检查等方式进行验收，并形成验收意见。4.对验收合格的工程档案，建设单位应在工程竣工验收备案时，将验收意见及相关资