轮滑社社团档案管理制度

PAGE轮滑社社团档案管理制度一、总则（一）目的为加强轮滑社社团档案管理，确保社团档案的完整、准确、系统和安全，便于社团各项工作的开展和历史资料的查阅，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于轮滑社社团全体成员及与社团相关的各类活动、事务。（三）档案定义轮滑社社团档案是指社团在各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括但不限于社团章程、成员信息、活动策划与总结、比赛资料、训练记录、财务收支等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：社团档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映社团活动的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及社团机密的档案严格保密。4.方便利用原则：档案管理应便于社团成员查阅和使用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理小组成立轮滑社社团档案管理小组，由社长担任组长，副社长担任副组长，各部门负责人为成员。档案管理小组负责统筹规划社团档案管理工作，制定和修订档案管理制度，监督档案管理工作的执行情况。（二）档案管理员指定一名社团成员担任档案管理员，负责档案的日常收集、整理、归档、保管和查阅服务等工作。档案管理员应具备一定的档案管理知识和技能，认真履行职责，确保档案管理工作的顺利进行。（三）职责分工1.社长职责全面负责社团档案管理工作的领导和决策。审核档案管理制度和工作计划。协调解决档案管理工作中的重大问题。2.副社长职责协助社长开展档案管理工作。负责组织档案管理工作的具体实施。定期检查档案管理工作的执行情况。3.部门负责人职责负责本部门档案资料的收集、整理和移交。指导本部门成员正确形成和积累档案。配合档案管理员做好档案管理工作。4.档案管理员职责负责档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作。建立档案目录和索引，方便查阅。做好档案的保管和安全防护工作，定期检查档案状况。为社团成员提供档案查阅服务，办理查阅登记手续。按照规定及时向学校社团管理部门或相关机构移交档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.社团章程、规章制度、会议记录、决议等文件。2.社团成员登记表、会员证、奖惩记录等成员信息资料。3.活动策划书、活动通知、活动总结、活动照片、视频等活动资料。4.比赛报名材料、比赛成绩、获奖证书等比赛相关资料。5.训练计划、训练记录、训练场地使用记录等训练资料。6.财务预算、收支凭证、财务报表等财务资料。7.社团与其他组织或机构的合作协议、往来信函等对外交往资料。8.其他具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门和社团成员应及时将各自工作中形成的档案资料收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案资料应真实、完整、清晰，符合档案管理的要求。3.对于重要的档案资料，应同时收集电子文档和纸质文档，确保备份安全。（三）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、组织建设类、活动策划与实施类、比赛竞赛类、训练类、财务类、对外交往类等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，如按照年份、类别、顺序号等进行编排。3.编目：建立档案目录，记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应定期更新，确保与实际档案情况相符。4.装订：对于纸质档案，应进行整齐装订，去除金属物，确保档案的牢固和美观。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。四、档案的归档与保管（一）归档期限1.社团活动结束后一周内，相关部门应将活动资料整理归档。2.社团成员变动信息应在变动发生后及时归档。3.财务资料应按月或按季度及时归档。（二）归档程序1.各部门将整理好的档案资料移交档案管理员。2.档案管理员对移交的档案进行审核，检查档案的完整性和准确性。3.审核无误后，档案管理员按照分类和编号规则进行归档，并更新档案目录。（三）保管方式1.设立专门的档案保管室，配备必要的档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找。3.对于电子档案，应存储在安全的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。（四）保管期限划分1.永久保管：社团章程、重要活动记录、重大比赛资料、财务审计报告等具有重要历史价值和长期利用价值的档案。2.定期保管：其他档案根据其重要程度和利用价值确定保管期限，一般分为3年、5年、10年等。（五）档案的清查与盘点1.档案管理员应定期对档案进行清查，核对档案数量、编号、目录等信息，确保档案的完整性和准确性。2.每年至少进行一次全面的档案盘点，对档案的保管状况进行检查，发现问题及时处理。3.档案清查和盘点结果应形成书面报告，报档案管理小组审核。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.社团成员因工作需要可查阅本人相关的档案资料。2.社团干部因工作需要可查阅与工作相关的档案资料。3.外单位或个人因特殊原因需要查阅社团档案的，须经社团负责人批准，并办理查阅登记手续。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.申请表经所在部门负责人或社团负责人签字批准后，交档案管理员。3.档案管理员根据查阅申请表提供档案查阅服务，查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出保管室。4.查阅人查阅档案时应保持档案的整洁和完整，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理员，并在查阅登记本上签字确认。（三）利用限制1.涉及社团机密的档案，未经社团负责人批准，不得对外提供或公开。2.档案查阅和利用应严格遵守国家法律法规和社团的相关规定，不得用于非法目的。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以维护档案的完整与安全为前提、便于利用的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理小组成员和相关专业人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件逐页进行审查，分析其内容的重要性、历史价值和现实利用价值。2.综合分析法：结合社团的发展历程、工作重点、档案形成规律等因素，综合判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，形成档案销毁清册，注明档案的编号、名称、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经社团负责人审核批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。销毁后，监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立轮滑社社团档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理员应及时将纸质档案中的重要信息录入信息化管理系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对电子档案进行维护，更新档案信息，保证数据的准确性和完整性。（三）系统安全管理1.采取安全防护措施，防止信息化管理系统受到病毒、黑客攻击等安全威胁。2