劳动保障所档案管理制度

PAGE劳动保障所档案管理制度一、总则（一）目的为加强劳动保障所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，充分发挥档案在劳动保障工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于劳动保障所各类档案的管理，包括但不限于就业创业、社会保险、劳动维权、人事人才等业务档案，以及行政管理、财务、党建等方面的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：劳动保障所档案实行集中统一管理，由专人负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映劳动保障工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整系统原则：全面收集和整理劳动保障工作中形成的各类档案，保持档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，严格遵守档案查阅、借阅的保密规定。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善劳动保障所档案管理制度，并组织实施。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。负责档案的保管、安全防护和定期检查，确保档案的安全和完整。负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已到保管期限的档案进行鉴定和销毁。负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理查阅、借阅手续，提供必要的档案利用指导。负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.各业务部门负责本部门业务档案的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求及时将档案移交档案管理部门。协助档案管理部门做好档案的收集、整理、鉴定、销毁等工作，提供相关档案信息和资料。负责本部门查阅、借阅档案的登记和归还工作，确保档案的安全和完整。3.档案管理人员档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉劳动保障业务，经过档案管理业务培训后上岗。负责档案管理的具体工作，严格遵守档案管理制度，认真履行岗位职责。负责档案的日常维护和管理，及时发现和处理档案管理中存在的问题。负责档案信息的统计和分析工作，为档案管理决策提供依据。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.劳动保障所各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等，包括但不限于：就业创业工作：就业登记、失业登记、职业介绍、职业培训、创业扶持等相关材料。社会保险工作：参保登记、缴费申报、待遇审核、基金管理等相关材料。劳动维权工作：劳动争议调解仲裁、劳动监察执法、工伤认定等相关材料。人事人才工作：人事档案、职称评审、人才引进等相关材料。行政管理工作：工作计划、总结、会议记录、文件收发、印章管理等相关材料。财务工作：财务报表、会计凭证、审计报告等相关材料。党建工作：党组织建设、党员教育管理、党风廉政建设等相关材料。2.上级主管部门下发的与劳动保障工作有关的文件、通知、规定等。3.劳动保障所与其他单位签订的合同、协议、合作项目等相关材料。4.反映劳动保障所工作历史沿革、重大事件、重要活动等方面的资料。（二）收集要求1.各业务部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案形成规律和特点，及时收集、整理本部门的业务档案，确保档案的齐全、完整。2.档案收集人员应认真核对档案材料的真实性、准确性和完整性，对不符合要求的档案材料应及时补充或更正。3.对重要的档案材料应进行备份，防止档案丢失或损坏。备份方式可采用纸质备份、电子备份等多种形式，确保备份数据的安全和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为不同的类别，如就业创业档案、社会保险档案、劳动维权档案、人事人才档案、行政管理档案、财务档案、党建档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的编号方式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等内容，以便于查阅和检索。档案目录应定期更新，确保与档案实际情况一致。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除档案材料上的金属物，如订书钉、回形针等，防止档案生锈损坏。5.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于档案的保管和查阅。档案架应标明档案类别和编号范围，以便于快速查找档案。三、档案的保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准要求。温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度一般控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材和安全报警装置，定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，密集架和档案柜应排列整齐，标识清晰。3.对电子档案应进行备份存储，备份存储介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，确保备份数据的安全和可利用性。电子档案应存储在专门的服务器或存储设备上，并建立相应的管理制度，防止电子档案的丢失、损坏和泄密。4.对特殊载体档案，如照片、录音、录像等，应按照其特点进行单独保管，并建立相应的管理制度，确保其安全和完整。（三）保管期限1.劳动保障所档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映劳动保障所主要职能活动和基本历史面貌的，对劳动保障工作有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如劳动保障所的重要文件、会议记录、统计报表、财务决算、人事档案等。长期保管的档案：凡是反映劳动保障所一般工作活动，在较长时间内对劳动保障工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如劳动保障所的一般业务文件、工作计划、总结等。短期保管的档案：凡是反映劳动保障所短期工作活动，在较短时间内对劳动保障工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如劳动保障所的临时性文件、一般事务性通知等。2.档案保管期限的确定应根据档案的内容、性质和重要程度等因素进行综合考虑，并严格按照国家有关规定执行。（四）定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等方面。定期检查一般每年进行一次，遇有特殊情况应及时进行检查。2.检查档案时，应认真核对档案的数量、编号、目录等是否一致，档案是否有损坏、丢失、霉变等情况。如发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。3.对检查中发现的问题，应及时分析原因，总结经验教训，采取有效措施加以改进，确保档案的安全和完整。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.档案鉴定工作应根据档案的保管期限、内容、性质和重要程度等因素进行综合考虑，严格按照国家有关规定执行。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各业务部门负责人和档案管理人员等组成。档案鉴定小组负责对档案进行鉴定工作，确保鉴定结果的公正性和权威性。2.档案鉴定小组应定期召开会议，对档案鉴定工作进行研究和讨论，制定档案鉴定工作计划和方案，明确鉴定工作的程序和方法。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应按照档案鉴定工作计划和方案，对档案进行逐卷、逐件审查，分析档案的内容、性质和重要程度等因素，确定档案的保管期限。2.对保管期限已满的档案，档案鉴定小组应进行重点审查，根据档案的实际情况，确定是否需要继续保存。对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.档案鉴定小组应形成档案鉴定报告，报告内容应包括档案鉴定的基本情况、鉴定结果、销毁意见等。档案鉴定报告应经档案管理部门负责人审核后，报劳动保障所领导审批。（四）销毁程序1.经劳动保障所领导批准后，档案管理部门应按照档案鉴定报告的销毁意见，对确无保存价值的档案进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，严格按照规定程序进行操作。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行处理，确保档案信息的彻底销毁。3.档案销毁过程中，应进行详细记录，记录内容包括档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等。档案销毁记录应保存备查。4.档案销毁后，档案管理部门应及时在档案目录和档案管理系统中进行注销登记，确保档案信息的准确性和完整性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.劳动保障所工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据《档案查阅申请表》的内容，提供相应的档案供查阅人员查阅。查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。4.档案管理部门应建立档案查阅登记制度，对查阅档案的人员、时间、内容等进行详细记录，以备查阅。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要借阅劳动保障所档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等内容，经劳动保障所领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应根据《档案借阅申请表》的内容，提供相应的档案供借阅人员借阅。借阅人员应在档案管理部门指定的地点进行借阅，不得将档案带出劳动保障所。3.借阅人员应严格遵守档案借阅期限，按时归还档案。如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。借阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。5.档案管理部门应建立档案借阅登记制度，对借阅档案的人员、时间、内容、借阅期限等进行详细记录，以备查阅。对逾期未归还的档案，档案管理部门应及时催还，并采取相应的措施。（三）保密要求1.查阅、借阅档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照国家有关法律法规进行管理。2.档案管理部门应加强对查阅、借阅档案人员的保密教育，提高其保密意识，防止档案信息的泄露。3.档案管理部门应采取必要的保密措施，如对档案进行加密存储、限制查阅范围等，确保档案信息的安全。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立劳动保障所档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。2.通过档案管理信息系统，实现档案的在线查阅、借阅、统计、分析等功能，为劳动保障工作提供便捷的档案利用服务。3.加强档案信息化安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）数字化档案采集1.对劳动保障所现有的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家规定的标准要求，一般不低于300dpi。2.数字化扫描后的档案应进行图像处理，确保图像清晰、完整、准确。图像处理应包括去噪、去污、裁剪、拼接等操作。3.对数字化扫描后的档案应进行数据录入，录入内容应包括档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。数据录入应准确无误，确保与档案实际情况一致。（三）档案管理信息系统建设1.选择适合劳动保障所档案管理需求的档案管理信息系统，系统应具备档案录入、存储、查询、借阅、统计、分析等功能，并支持多用户同时使用。2.对档案管理信息系统进行定制开发，根据劳动保障所档案管理的实际情况，设置相应的功能模块和操作流程，确保系统的实用性和可操作性。3.建立档案管理信息系统的安全管理制度，加强对系统的安全防护，防止系统被攻击、篡改和数据泄露。系统应定期进行备份，确保数据的安全和可恢复性。（四）信息化安全管理1.建立档案信息化安全管理体系，制定相应的安全管理制