档案设施设备维护制度培训

PAGE_档案设施设备维护制度培训一、总则（一）目的为加强公司档案设施设备的维护管理，确保档案设施设备正常运行，保障档案的安全与完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与档案管理相关的设施设备，包括档案库房的温湿度调节设备、消防设备、防盗设备、存储设备、检索设备等。（三）职责分工1.档案管理部门负责制定档案设施设备维护计划，并组织实施。定期检查档案设施设备的运行状况，及时发现并报告故障和问题。协调相关部门进行维修、保养工作。2.设备管理部门负责档案设施设备的日常维修、保养工作，确保设备正常运行。提供技术支持，对档案设施设备的维修、改造等提出建议。3.使用部门负责本部门使用的档案设施设备的日常清洁、维护，发现问题及时报告。配合档案管理部门和设备管理部门进行设施设备的维护、检修工作。二、档案设施设备维护计划（一）年度维护计划1.档案管理部门应于每年年底前，根据档案设施设备的使用情况、运行状况及相关法律法规、行业标准要求，制定下一年度的档案设施设备维护计划。2.年度维护计划应包括维护项目、维护内容、维护时间、责任人等详细信息。（二）季度维护计划1.每季度初，档案管理部门应根据年度维护计划和上季度设施设备的运行情况，制定本季度的维护计划。2.季度维护计划应明确本季度重点维护的设施设备及具体维护工作安排。（三）月度维护计划1.每月初，设备管理部门应根据季度维护计划，制定本月的档案设施设备维护计划。2.月度维护计划应细化到具体的维护任务和实施时间，并分配给相应的维修人员。三、档案设施设备维护内容（一）温湿度调节设备1.定期检查空调系统的运行状况，包括压缩机、风机、冷凝器、蒸发器等部件，确保制冷、制热效果良好。2.清洁空调滤网，每月至少一次，防止灰尘堵塞影响通风和制冷效果。3.检查加湿器、除湿器的工作情况，确保湿度调节功能正常，定期清理水箱和管路，防止水垢和细菌滋生。4.监测档案库房的温湿度变化，每天记录至少两次，确保温湿度符合国家档案局规定的标准范围（温度14℃24℃，相对湿度45%60%）。（二）消防设备1.每周检查灭火器的压力指针是否在正常范围内，检查外观是否有损坏、腐蚀等情况，确保灭火器随时可用。2.每月对消防栓进行检查，包括消防栓箱内的设备是否齐全、阀门是否灵活、水带是否完好无损等。3.每季度启动一次消防泵，检查其运行状况，确保消防泵能正常工作。4.每年对消防设施设备进行全面检查和维护，包括消防报警系统、自动喷水灭火系统等，确保其功能完好，符合消防安全要求。（三）防盗设备1.定期检查门禁系统，确保门禁设备正常运行，门锁无损坏，门禁卡权限设置准确。2.检查监控系统，包括摄像头是否正常工作、录像存储是否完整、画面是否清晰等，每周至少进行一次全面检查。3.检查防盗报警装置，确保其灵敏度正常，报警功能可靠，每月进行一次测试。（四）存储设备1.定期检查档案架、档案柜的结构是否牢固，有无变形、损坏等情况，如有问题及时修复或更换。2.清洁档案架、档案柜表面，保持整洁，防止灰尘积累。3.检查存储介质（如光盘、磁带等）的存储环境，确保温度、湿度适宜，防止介质损坏。（五）检索设备1.定期检查计算机及相关检索软件的运行状况，确保检索系统正常工作，数据准确无误。2.维护检索设备的硬件设施，如键盘、鼠标、显示器等，及时更换损坏的部件。3.对检索数据库进行定期备份，防止数据丢失，备份数据应妥善保存。四、档案设施设备维护流程（一）故障报告1.使用部门或档案管理部门在发现档案设施设备出现故障后，应立即填写《档案设施设备故障报告表》，详细描述故障现象、发生时间、地点等信息。2.将故障报告表及时提交给设备管理部门。（二）故障诊断1.设备管理部门接到故障报告后，应安排专业维修人员对故障进行诊断。2.维修人员根据故障现象和设备情况，分析故障原因，确定维修方案。（三）维修实施1.维修人员按照维修方案进行维修工作，维修过程中应做好记录，包括维修时间、维修内容、更换的零部件等。2.对于较为复杂的故障或需要更换重要零部件的情况，维修人员应及时向设备管理部门汇报维修进展。（四）维修验收1.维修完成后，由档案管理部门、使用部门和设备管理部门共同对维修结果进行验收。2.验收人员应按照相关标准和要求，检查设备是否恢复正常运行，各项性能指标是否符合规定。3.验收合格后，填写《档案设施设备维修验收报告》。五、档案设施设备维护记录与档案（一）维护记录1.每次档案设施设备维护工作完成后，维修人员应及时填写维护记录，记录内容应包括维护时间、维护项目、维护内容、维修情况、维修人员等。2.维护记录应妥善保存，保存期限不少于设备的使用年限。（二）维护档案1.档案管理部门应建立档案设施设备维护档案，将维护计划、维护记录、维修报告、设备更新记录等相关资料整理归档。2.通过维护档案，可以全面了解档案设施设备的维护历史和运行状况，为后续的维护管理提供参考依据。六、档案设施设备更新与报废（一）更新1.当档案设施设备出现严重故障，经多次维修仍无法正常运行，或其性能已不能满足档案管理工作的需要时，应考虑进行更新。2.档案管理部门应根据实际情况，提出设备更新申请，经公司审批后，按照相关规定进行采购和更换。（二）报废1.档案设施设备符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且无法修复或修复后仍不能满足使用要求的。因技术进步等原因，已被淘汰且无使用价值的。因自然灾害、意外事故等原因，造成设备严重损坏，无法修复的。2.设备报废申请由档案管理部门提出，经设备管理部门、财务部门等相关部门审核后，报公司领导批准。3.报废设备应及时清理，并做好资产核销工作。七、培训与考核（一）培训1.档案管理部门应定期组织档案设施设备维护相关知识和技能的培训，提高使用人员和维修人员对设施设备维护管理的认识和能力。2.培训内容包括档案设施设备的工作原理、操作方法、维护要点、安全注意事项等。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、现场演示等多种形式。（二）考核1.对参与档案设施设备维护工作的人员进行定期考核，