教育部门个人档案管理制度

PAGE教育部门个人档案管理制度一、总则（一）目的为了加强教育部门个人档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥档案在教育工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于教育部门全体工作人员的个人档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映个人的经历、政治思想、业务能力等情况。2.完整性原则：全面收集个人在工作、学习、培训等方面形成的各类文件材料，确保档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，妥善保管档案，防止档案信息泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和方法进行档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范有序。二、档案内容（一）履历材料1.个人基本情况登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、参加工作时间、工作单位、职务等信息。2.学历学位证书、培训结业证书等复印件。3.工作经历证明材料，如劳动合同、任职文件、工作调动介绍信等。（二）自传材料个人撰写的关于自己成长经历、思想演变过程等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、考核评语及结果。2.任职期满考核材料。3.各类先进表彰奖励审批表、荣誉证书复印件。4.考察材料，如干部选拔任用考察材料、入党考察材料等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书、学历认证报告。2.参加各类培训的结业证书、培训总结等材料。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件、职称证书复印件。（五）政审材料1.入党政审材料，包括入党申请书、自传、政治历史情况的证明材料等。2.干部人事档案任前政审表。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政治历史情况的证明材料等。2.入团志愿书、入团申请书等。（七）奖励材料1.各级各类奖励证书、表彰决定等复印件。2.个人突出贡献事迹材料。（八）处分材料1.受到党纪政纪处分的决定、处分审批表、申诉材料等。2.解除处分的决定等材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资条等工资相关材料。2.任免文件、职务变动登记表等。3.出国（境）审批表、护照复印件等出国（境）相关材料。（十）其他可供组织参考的材料1.个人发表的论文、著作、科研成果等材料。2.参加社会活动的证明材料，如志愿者服务证书等。3.反映个人重要情况的其他材料。三、档案收集（一）收集责任1.各部门负责收集本部门工作人员形成的应归档材料，并定期移交档案管理部门。2.个人应主动向所在部门提交应归档的材料。（二）收集时间1.年度考核结束后，各部门应及时将考核材料收集整理后移交档案管理部门。2.人员职务变动、奖惩等情况发生后，相关部门应在规定时间内将材料移交档案管理部门。（三）收集要求1.归档材料应齐全完整、真实有效，字迹清楚，格式规范。2.材料应使用A4纸，复印件需清晰可辨，并加盖材料提供单位公章。四、档案整理（一）整理原则按照档案内容的形成规律和内在联系，进行分类、排序、编目、装订，保持档案的系统性和完整性。（二）分类方法1.按照档案内容的性质，分为履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历学位培训专业技术职务材料、政审材料、党团材料、奖励材料处分材料、工资任免出国（境）材料、其他材料等十大类。2.每大类下再根据具体内容进行细分。（三）排序要求1.每类档案材料按照时间顺序排列，同一类材料中先排上级材料，后排本级材料，再排下级材料。2.有结论性材料的，结论性材料在前，依据性材料在后。（四）编目规范1.编制档案目录，包括类别、序号、题名、日期、页数、备注等项目。2.目录应打印或用钢笔、毛笔书写，字迹工整。（五）装订要求1.档案材料应左侧装订，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。2.装订应牢固整齐，采用三孔一线或缝纫机轧边等方式。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找利用。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案安全。3.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制。（三）电子档案管理1.建立电子档案数据库，对纸质档案进行数字化扫描，实现电子档案与纸质档案同步管理。2.电子档案应进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.严格控制电子档案的访问权限，防止数据泄露。六、档案利用（一）利用范围1.教育部门内部工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，需经教育部门相关领导批准。3.个人因特殊原因查阅本人档案，需经所在部门负责人同意。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.经批准后，在档案管理人员的陪同下查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。3.查阅结束后，应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经相关领导批准后办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损。4.借阅结束后，应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题及时处理。七、档案转递（一）转递原因1.工作人员因工作调动、离职、退休等原因需要转递档案。2.档案管理部门根据工作需要对档案进行调整、合并等。（二）转递程序1.档案管理部门填写《档案转递通知单》，注明转递原因、转递单位、档案内容等。2.将档案材料进行密封包装，并在封口处加盖档案管理部门公章。3.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递至接收单位，并要求接收单位在《档案转递回执》上签字盖章后返回。（三）转递要求1.档案转递应严格按照规定的程序进行，确保档案安全、准确、及时转递。2.转递档案时，应同时移交档案目录清单，以便接收单位核对档案内容。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、转递等业务流程的信息化管理。2.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。3.加强档案信息化安全管理，采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，确保档案信息安全。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.按照规划逐步推进档案信息化建设工作，先进行档案数字化扫描，建立电子档案数据库，再开发档案管理信息系统。3.对档案管理人员进行信息化培训，提高其信息化操作技能和管理水平。九、监督与检查（一）监督检查主体教育部门纪检监察部门负责对档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、利用等工作的规范性。3.档案管理人员的履职情况。（三）检查方式1.定期检查，每年至少进行一次全面检查。2.不定期抽查，对重点部门、重点环节进行抽查。3