档案原件管理制度及流程

PAGE档案原件管理制度及流程一、总则（一）目的为加强公司档案原件管理，确保档案原件的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案原件形成、收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案原件由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则档案原件应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则保证档案原件的齐全完整，涵盖公司运营管理的各个方面。4.保密性原则对涉及公司机密的档案原件严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则在确保档案安全的前提下，提供便捷的档案查阅利用服务，提高工作效率。二、档案原件管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善档案原件管理制度及流程，并组织实施。2.指导、监督各部门档案原件的收集、整理、归档工作。3.集中保管公司各类档案原件，建立档案原件目录和检索系统，确保档案的有序存放和快速查找。4.负责档案原件的借阅、归还登记，对档案利用情况进行跟踪和统计。5.定期对档案原件进行检查、清点、核对，确保档案的安全和完整。6.组织档案原件的鉴定、销毁工作，按照规定程序进行审批和处理。7.开展档案信息化建设，推进档案原件的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案原件的形成、收集、整理和初步归档工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.明确专人负责档案管理工作，按照公司档案管理要求，定期将整理好的档案原件移交综合管理部门。3.配合综合管理部门做好档案原件的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。4.对本部门保管的档案原件进行定期自查，发现问题及时整改，并向综合管理部门报告。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责。2.负责档案原件的日常管理工作，包括整理、分类、编号、装订、上架等，确保档案的整齐有序。3.做好档案原件的安全防护工作，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案借阅、归还手续，及时准确地提供所需档案资料。5.协助综合管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，做好相关记录。6.不断学习档案管理业务知识，提高自身业务水平和工作能力。三、档案原件的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司经营管理活动中产生的文件，包括合同协议、项目计划、工作报告、财务报表等。3.公司重要会议记录、纪要、决议等文件。4.公司人事档案，包括员工入职登记表、劳动合同、培训记录、绩效考核材料等。5.公司资产档案，如固定资产清单、设备购置合同、房产证书等。6.公司知识产权档案，如专利证书、商标注册文件、著作权登记证书等。7.公司对外宣传资料、广告策划方案、新闻报道等文件。8.其他与公司经营管理相关的具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案原件的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.收集的档案原件应真实、准确、清晰，不得有涂改、破损等情况。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并按照规定进行备份存储。4.收集的档案原件应按照类别进行初步分类，便于后续整理工作。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理类、经营管理类、人事管理类、财务管理类及其他类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和管理。3.编目编制档案原件目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，确保目录与档案内容一一对应。4.装订对纸张较多、较厚的档案原件进行装订，使其整齐牢固，便于查阅和保管。装订时应注意保持档案内容的完整性，不得损坏文件。5.装盒将整理好的档案原件装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息，便于存放和查找。四、档案原件的保管（一）保管场所1.综合管理部门应设立专门的档案库房，用于存放档案原件。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度计等设备，并定期进行检查和维护。（二）保管方式1.纸质档案保管按照档案类别和编号顺序，将档案盒整齐排列在档案架上，便于查找和取用。定期对纸质档案进行清点和核对，确保档案数量准确、内容完整。对于重要的纸质档案，应进行备份存储，可采用缩微、数字化等方式进行备份，以防止档案原件损坏或丢失。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储，确保电子档案的有序管理。定期对电子档案进行备份，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并分别存储在不同的地点。对电子档案的存储环境进行监控，确保存储设备的安全可靠，防止电子档案数据丢失或损坏。严格控制电子档案的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作电子档案。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如公司章程、营业执照、重要合同协议等。长期保管的档案：在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。短期保管的档案：在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年以下。2.各部门应根据档案的性质和重要程度，提出档案保管期限的建议，报综合管理部门审核确定。（四）档案清查与盘点1.综合管理部门应定期对档案原件进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案数量准确、内容完整、保管安全。2.清查和盘点工作应制定详细的计划，明确清查范围、方法、人员分工等。清查过程中应认真核对档案目录与实际档案，检查档案的保管状况，发现问题及时记录并报告。3.清查和盘点结束后，应编制清查报告，对清查结果进行总结分析，针对存在的问题提出整改措施，并将清查报告归档保存。五、档案原件的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案原件。2.公司员工因个人学习、工作等原因查阅与本人相关的档案原件。3.外单位因工作需要，经公司批准查阅公司档案原件。（二）利用流程1.申请公司内部各部门查阅档案原件，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，提交综合管理部门。公司员工查阅与本人相关的档案原件，应填写《个人档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，提交综合管理部门。外单位查阅公司档案原件，应提前向公司提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并加盖单位公章。经公司分管领导批准后，由综合管理部门通知查阅单位办理查阅手续。2.审批综合管理部门收到查阅申请后，应进行审核。对于符合查阅规定的申请，由档案管理人员填写《档案查阅审批表》，报综合管理部门负责人审批。审批通过后，方可办理查阅手续。3.查阅档案管理人员根据审批后的查阅申请，为查阅人员提供相应的档案原件，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印档案原件，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。复印的档案复印件应与原件核对无误，并加盖档案管理专用章。4.归还查阅完毕后，查阅人员应及时将档案原件归还档案管理人员。档案管理人员应认真核对归还的档案，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究查阅人员的责任。（三）利用登记1.档案管理人员应对档案原件的利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅部门、查阅人员、查阅内容、查阅目的、归还日期等。2.档案利用登记应采用纸质和电子两种方式进行记录，以便于查询和统计分析。六、档案原件的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司档案管理制度为依据，对档案原件进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从公司实际情况出发，准确判断档案的保存价值。3.严格掌握鉴定标准，确保鉴定结果的准确性和客观性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务人员。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案原件进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法将档案与公司其他类似档案进行分析比较，结合公司发展变化情况，确定档案的保存价值。3.效益评估法从档案对公司当前和未来工作的利用效益出发，评估档案的保存价值。（四）鉴定标准1.文件内容反映公司主要职能活动、重大决策、重要事件等具有重要历史价值和现实意义的文件，应永久保存。与公司日常经营管理相关，在一定时期内有查考利用价值的文件，可根据保管期限要求分别确定为长期或短期保存。内容重复、价值不大的文件，可考虑销毁。2.文件来源上级机关、主管部门下发的具有指导性、规范性的文件，应根据文件要求和公司实际情况确定保管期限。公司内部形成的文件，应根据其重要程度和利用价值确定保管期限。3.文件时间历史久远、具有重要历史文化价值的文件，应永久保存。近期形成的文件，根据其在当前和未来工作中的利用情况确定保管期限。（五）销毁流程1.编制销毁清单档案鉴定小组对经过鉴定确定需要销毁的档案原件，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等详细信息。2.审批《档案销毁清单》报公司分管领导审批，经批准后方可进行销毁。3.销毁实施由档案管理人员会同相关部门人员，按照批准的销毁清单对档案原件进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等，确保档案