加油站档案管理制度范本

PAGE加油站档案管理制度范本一、总则（一）目的为加强加油站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在加油站经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所属各加油站的档案管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是加油站在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：加油站档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映加油站的经营管理活动，数据准确无误。3.便于利用原则：档案的整理和保管应便于查阅和使用，提高工作效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。二、档案管理职责（一）加油站站长职责1.负责本加油站档案管理工作的全面领导，将档案管理工作纳入加油站日常管理工作中。2.指导和监督档案管理人员的工作，协调解决档案管理工作中的问题。3.对重要档案的保管和利用进行审批。（二）档案管理人员职责1.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管加油站的各类档案。2.建立健全档案管理制度，做好档案的统计、借阅、保密等工作。3.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。4.积极开发档案信息资源，为加油站的经营管理提供服务。（三）各部门职责1.各部门负责本部门形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理人员。2.配合档案管理人员做好档案的整理、编目、鉴定等工作。3.按照规定查阅和使用档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.加油站建设项目档案：包括项目立项、可行性研究、设计、施工、竣工验收等过程中形成的文件材料。2.经营管理档案：如油品采购合同、销售记录、客户资料、财务报表等。3.设备管理档案：设备购置、安装、调试、维护、维修等记录。4.安全管理档案：安全检查记录、事故处理报告、应急预案等。5.人事档案：员工招聘、培训、考核、晋升等资料。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。3.对电子文件应进行备份，确保数据的安全。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容，分为综合管理、油品业务、非油品业务、设备管理、安全管理、人事管理等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映加油站主要职能活动和历史面貌的，对本公司和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：分为30年、10年保管期限。定期保管的档案在保管期满后，经鉴定可以销毁。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全。3.档案应存放在专用的档案柜中，排列整齐，便于查找。（三）档案清查1.档案管理人员应定期对档案进行清查，每年至少一次。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经公司领导批准。（二）利用手续1.本公司人员查阅档案，需填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、内容等，经档案管理人员同意后，方可查阅。2.外单位人员查阅档案，需持单位介绍信，并填写《档案查阅登记表》，经公司领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。3.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅档案时，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。（三）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经档案管理人员审核，加油站站长批准后，方可借阅。2.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由加油站站长担任组长，档案管理人员、各部门负责人为成员。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见。2.经加油站站长批准后，填写《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立加油站档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将档案信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确和完整。2.定期对档案管理信息系统的数据进行备份，防止数据丢失。3.对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统正常运行。（三）信息安全管理1.加强档案管理