经信局档案工作归档制度

PAGE经信局档案工作归档制度一、总则（一）目的为加强经信局档案工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为经信局各项工作提供有力的支持和保障，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于经信局机关各科室、直属事业单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则经信局档案工作实行集中统一管理，由局办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的一致性和规范性。2.真实完整原则档案的形成应真实反映经信局各项工作活动的实际情况，确保档案内容的完整性，不得遗漏、篡改或伪造档案信息。3.分类科学原则按照档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和查找利用。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的丢失、损坏、泄密等情况发生。二、归档范围（一）行政管理类档案1.上级机关下发的与经信局工作相关的文件、指示、通知、通报等。2.经信局制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、工作汇报等。3.经信局召开的各类会议文件、会议记录、纪要等。4.经信局领导的重要讲话、批示、调研报告等。5.经信局的机构设置、人员编制、干部任免、考核奖惩等文件材料。6.经信局的印章使用、介绍信开具、公务接待等行政管理活动中形成的文件材料。（二）经济运行类档案1.工业经济运行数据统计报表、分析报告等。2.产业政策研究、产业规划制定、产业项目申报等文件材料。3.企业技术改造、技术创新、节能减排等工作中形成的文件材料。4.工业经济运行监测、协调、调度等工作中形成的文件材料。（三）信息化建设类档案1.信息化建设规划、方案、项目申报等文件材料。2.信息化项目建设过程中形成的招投标文件、合同协议、验收报告等。3.信息系统运行维护、数据安全管理等工作中形成的文件材料。4.信息化培训、宣传等活动中形成的文件材料。（四）企业服务类档案1.企业设立、变更、注销等登记备案文件材料。2.企业扶持政策落实、资金申报、项目审核等工作中形成的文件材料。3.企业投诉举报处理、纠纷调解等工作中形成的文件材料。4.企业调研、走访、服务活动中形成的文件材料。（五）其他类档案1.经信局获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等。2.经信局参加的各类培训、学习、考察等活动中形成的文件材料。3.经信局与其他单位签订的合作协议、合同等。4.其他具有保存价值的文件材料。三、归档要求（一）文件材料齐全完整归档的文件材料应齐全完整，包括文件的正件、附件、底稿、签批单等，确保档案能够全面反映工作活动的全貌。（二）文件材料真实准确归档的文件材料应真实准确，不得有虚假、伪造等情况，确保档案信息的可靠性。（三）文件材料格式规范归档的文件材料应格式规范，纸张应符合档案保存要求，字迹应清晰可辨，签字盖章应齐全有效。（四）文件材料分类清晰归档的文件材料应按照本制度规定的分类方法进行分类，确保档案分类清晰，便于查找利用。（五）文件材料装订整齐归档的文件材料应按照一定的顺序进行装订，确保装订整齐、牢固，便于保管和查阅。四、归档时间（一）当年形成的文件材料一般应在次年上半年完成归档工作，确保档案及时整理归档，便于后续查阅利用。（二）跨年度的文件材料应在文件办理完毕后及时归档，确保档案的连续性和完整性。五、归档程序（一）收集各科室、直属事业单位应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。收集的文件材料应进行初步整理，剔除无关的文件材料，确保归档文件材料的质量。（二）整理收集的文件材料应按照本制度规定的分类方法进行分类整理，编制档案目录，填写档案盒封面、脊背等信息，确保档案整理规范、有序。（三）装订整理好的文件材料应按照一定的顺序进行装订，一般采用左侧装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页等。（四）编目装订好的档案应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保档案目录准确、清晰，便于查找利用。（五）装盒编目后的档案应装入档案盒，档案盒应按照档案编号顺序排列，存放在档案柜中，确保档案存放有序、便于管理。六、档案保管（一）保管场所档案应存放在专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的实体安全。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映经信局主要职能活动和历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指反映经信局一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指反映经信局短期工作活动，在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案。具体保管期限按照国家有关规定和本制度执行。（三）保管要求档案应按照保管期限和分类顺序进行存放，定期进行检查和清点，确保档案的完整、安全。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的可读性。七、档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人担任组长，各科室、直属事业单位档案管理人员为成员，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准档案鉴定工作应按照国家有关规定和本制度要求，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值，确定档案的保管期限。（三）鉴定程序1.初步鉴定档案管理人员对保管期满的档案进行初步鉴定，提出存毁意见，填写档案鉴定表。2.小组审查档案鉴定工作小组对档案管理人员提出的存毁意见进行审查，形成鉴定意见。3.审批确定鉴定意见经局领导审批后，确定档案的存毁，并按照规定进行处理。八、档案统计（一）统计内容档案统计应包括档案的数量、种类、保管期限、利用情况等信息，确保档案统计数据的准确、完整。（二）统计方法档案统计工作应定期进行，采用手工统计和计算机统计相结合的方式，确保统计工作的高效、准确。（三）统计报表档案管理人员应按照规定填写档案统计报表，及时上报局办公室和上级档案管理部门，为档案管理工作提供决策依据。九、档案利用（一）利用范围经信局机关各科室、直属事业单位因工作需要，可以查阅、借阅本单位的档案。外单位因工作需要查阅经信局档案的，应按照规定办理查阅手续。（二）利用手续查阅、借阅档案应填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等信息，经档案管理人员审核后，报局办公室负责人批准。查阅、借阅档案应在档案阅览室进行，如需带出档案阅览室的，应经局办公室负责人批准，并办理借阅手续