档案室各项管理制度汇编

PAGE档案室各项管理制度汇编一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况。2.完整性原则：全面收集、整理各类档案，确保档案资料的齐全。3.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案严格保密，防止信息泄露。4.便利性原则：档案管理应便于查询、利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等日常管理工作。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。6.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。7.对各部门档案管理工作进行指导和监督。（二）部门档案管理员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作。2.按照档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交至档案室。3.协助档案室做好档案的查询、利用等工作。4.对本部门档案的安全和保密负责，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）员工档案责任1.员工应妥善保管个人在工作中形成的各类文件资料，并及时移交至部门档案管理员。2.在工作中应遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.配合档案室及部门档案管理员做好档案的相关工作。三、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。具体包括：上级机关发来的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。本公司/组织的各类会议文件、纪要、决议等。工作计划、总结、报告、统计报表等。产品研发、生产、销售等方面的技术文件、合同、协议等。人事档案、工资档案、培训档案等。财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。其他具有保存价值的档案资料。2.各部门应明确档案收集的责任人，确保档案及时、完整地收集。（二）档案收集要求1.收集的档案应内容完整、字迹清晰、签署齐全。2.对于电子文件，应确保其格式规范、存储介质安全，并按照规定进行备份。3.各部门应定期将收集到的档案移交至档案室，移交时应填写档案移交清单。（三）档案整理1.档案室按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类。分类方法应保持相对稳定，便于管理和查询。2.对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号规则应明确、简洁，便于记忆和使用。3.对档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。4.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速查找档案。四、档案保管（一）档案库房管理1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗等条件。安装防火、防盗报警装置，配备灭火设备。2.库房应保持清洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案应分类存放，标识清晰。（二）档案存储介质管理1.对于电子文件，应采用安全可靠的存储介质进行存储，如磁带、光盘、硬盘等。2.定期对存储介质进行检查和维护，确保数据的完整性和可读性。3.对重要电子文件应进行备份，备份应异地存放，防止数据丢失。（三）档案保管期限1.根据档案的重要程度、历史价值等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案。长期保管的档案：在较长时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。短期保管的档案：在较短时间内对本公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和本公司/组织的实际情况进行，如有疑问可咨询档案室。（四）档案定期检查1.档案室定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对于发现的问题，如档案损坏、字迹褪色等，应及时采取措施进行修复或处理。3.检查结果应记录在案，对存在的问题应分析原因，提出改进措施。五、档案利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，应按照规定办理相关手续，并经公司/组织领导批准。（二）利用手续1.内部员工查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容等，经部门负责人签字后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向公司/组织提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，经公司/组织领导批准后，方可查阅。查阅时应安排专人陪同，并在规定的地点进行查阅。3.查阅档案应在档案室进行，不得擅自将档案带出。如需复印或摘抄档案，应经档案室同意，并按照规定进行登记。（三）利用登记1.档案室对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、查阅内容、利用目的等。2.登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案室定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案室牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、历史价值、现实利用价值等因素进行综合评估。3.鉴定结果应形成鉴定报告，明确档案的存毁意见。（二）档案销毁1.对经过鉴定确无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.销毁档案应填写档案销毁清单，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等。销毁清单应经公司/组织领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁后的档案应及时清理，确保档案库房的整洁和安全。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理的效率和准确性，方便员工查询和利用档案。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.建立数字化档案数据库，对扫描后的档案进行分类、标注、存储。3.定期对数字化档案进行备份，防止数据丢失。（三）信息化系统管理1.档案信息化管理系统应具备用户权限管理、