综合档案室所需规章制度

PAGE综合档案室所需规章制度一、总则（一）目的为加强公司综合档案室的管理，有效保护和利用档案资源，确保档案的完整、准确、系统和安全，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司综合档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集公司在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则：在确保档案安全的前提下，充分考虑档案利用的需求，提供便捷、高效的服务。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.组织开展档案业务培训和指导工作，提高公司员工的档案意识和业务能力。5.参与公司重大活动和项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。6.负责档案的统计工作，及时准确地向上级主管部门报送档案统计报表。7.开展档案编研工作，开发利用档案信息资源，为公司的决策、管理和发展提供参考依据。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的形成、收集、整理和初步归档工作，确保档案的真实、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，并定期向综合档案室移交档案。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关档案利用需求信息。4.严格遵守公司档案管理制度，接受综合档案室的业务指导和监督检查。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，具备专业知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等，确保档案的安全和有序存放。3.按照档案管理制度的要求，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查找和利用。4.根据档案利用规定，及时、准确地为利用者提供档案查阅、借阅等服务，并做好利用登记工作。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决，确保档案的完整和安全。6.参与档案的鉴定、销毁等工作，提出合理的意见和建议。7.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括但不限于以下几类：行政管理类：公司的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告、规章制度、人事档案、财务档案等。业务经营类：市场调研、销售合同、采购合同、生产计划、产品研发资料、质量检验报告等。基本建设类：工程项目的可行性研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。设备仪器类：设备的购置合同、安装调试记录、使用说明书、维修保养记录等。会计档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。声像档案类：照片、录音、录像等资料。2.员工个人在工作中形成的与公司业务相关的重要文件、资料等，应及时交本部门档案管理人员统一管理。（二）档案收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案材料，确保档案的齐全完整。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，不得使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具。3.对电子文件应进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子文件的可读性和可利用性。4.收集的档案材料应进行初步整理，按照一定的分类方法进行分类，便于后续的归档工作。（三）档案整理原则1.遵循文件形成规律：按照文件的形成时间、来源、内容等特征进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.便于保管和利用：根据档案的性质、数量等因素，选择合适的整理方法和保管形式，便于档案的查找、借阅和统计。3.保持档案的历史原貌：在整理档案时，不得随意更改文件的内容和形式，确保档案的真实性和完整性。（四）档案整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将档案分为行政管理类、业务经营类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、声像档案类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。2.编号：对每一份档案或一组档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号方法可采用全宗号、目录号、案卷号、件号等多级编号方式。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。装订应牢固，不影响档案的查阅和利用。四、档案的归档与保管（一）档案归档期限1.行政管理类档案应在次年上半年归档。2.业务经营类档案应在业务活动结束后一个月内归档。3.基本建设类档案应在工程项目竣工验收后三个月内归档。4.设备仪器类档案应在设备验收合格后一个月内归档。5.会计档案应按照国家有关会计档案管理规定的期限进行归档。6.声像档案应在拍摄或录制工作完成后及时整理归档。（二）档案归档程序1.各部门档案管理人员对收集整理好的档案进行自查，确保档案的质量符合要求。2.填写档案移交清单，详细记录档案的名称、数量、编号、保管期限等信息。3.将档案移交清单及档案一并送交综合档案室，综合档案室进行核对验收。4.核对无误后，综合档案室在档案移交清单上签字确认，并将档案入库保管。（三）档案保管要求1.综合档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光等保管条件，确保档案的安全。2.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行清查、核对，如有破损、变质等情况应及时采取措施进行修复或处理。4.对电子档案应进行备份，并分别存储在不同的介质上，异地存放，确保电子档案的安全。5.严格控制档案库房的温度、湿度，保持适宜的环境条件。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。2.档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定和公司实际情况进行，确保档案的保管期限合理准确。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）档案鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行全面审查。2.对已失去保存价值的档案，应予以鉴定销毁；对仍有保存价值但保管期限已满的档案，可进行延长保管期限或转为永久保管的鉴定。3.鉴定档案时，应充分考虑档案的历史、文化、科研等价值，确保档案的鉴定结果客观、准确。（三）档案销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出鉴定意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的名称、编号、日期、保管期限、鉴定意见等信息，并经档案鉴定小组负责人签字确认。3.将档案销毁清册报公司主管领导审批，经批准后进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。5.销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司主管领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：员工可在综合档案室查阅档案，查阅时应遵守档案查阅规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人签字后报综合档案室审批。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。（三）利用登记1.综合档案室应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）档案名称、编号、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。2.档案利用登记应及时、准确，便于对档案利用情况进行统计和分析。（四）利用监督1.综合档案室工作人员应监督档案利用者的行为，确保档案的安全和完整。2.对违反档案利用规定的行为，应及时制止并进行批评教育，情节严重的应追究相关责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司提供便捷、高效的档案服务。（二）信息化管理要求1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案管理要求。2.按照档案管理信息系统的要求，对电子档案进行分类、编号、著录等工作，建立电子档案数据库。3.定期对电子档案进行备份，确保电子档案的安全。4.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止信息泄露和非法访问。（三）信息化利用服务1.利