吉林人事档案数字化制度

PAGE吉林人事档案数字化制度一、总则（一）目的为加强吉林地区人事档案管理，提高人事档案管理的科学性、规范性和信息化水平，有效保护和利用人事档案信息资源，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于吉林省内各级各类机关、企事业单位、社会团体等组织（以下统称“单位”）的人事档案数字化管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案数字化应确保档案内容真实、准确，不得篡改、伪造档案信息。2.完整性原则：全面、完整地对人事档案进行数字化处理，确保档案信息无遗漏。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对人事档案数字化过程中的信息安全予以保障，防止信息泄露。4.规范性原则：遵循国家和地方关于人事档案管理的相关标准和规范，确保数字化工作的标准化、规范化。二、档案数字化流程（一）档案收集与整理1.档案收集各单位应按照档案管理规定，定期收集各类人事档案，确保档案齐全、完整。收集的档案应包括但不限于履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资待遇材料、任免材料等。2.档案整理对收集到的人事档案进行分类整理，按照档案内容的性质和时间顺序进行排列。去除档案中的金属物、订书钉等，对破损或褪色的材料进行修复或复制。编制档案目录，明确每份档案材料的名称、日期、页码等信息，以便于后续数字化处理和查询。（二）数字化设备与软件要求1.数字化设备配备高性能的扫描仪，确保扫描分辨率不低于300dpi，以保证档案图像清晰可读。计算机应具备足够的存储容量和处理能力，满足数字化工作的需求。其他辅助设备，如打印机、复印机、存储介质等，应符合档案数字化工作的要求。2.数字化软件采用专业的档案数字化管理软件，具备档案图像采集、处理、存储、检索、备份等功能。软件应具备数据加密、权限管理等安全功能，保障档案信息安全。（三）档案扫描1.扫描方式根据档案纸张状况和内容要求，可选择黑白二值扫描、灰度扫描或彩色扫描。对于文字材料，一般采用黑白二值扫描；对于照片、图表等材料，可根据实际情况选择灰度扫描或彩色扫描。2.扫描质量控制扫描过程中应确保图像清晰、完整，无漏扫、偏斜、模糊等现象。对扫描图像进行实时检查，发现问题及时调整扫描参数或重新扫描。扫描后的图像应进行去噪、去污、纠偏等处理，提高图像质量。（四）图像处理1.图像裁剪根据档案材料的实际大小，对扫描图像进行裁剪，去除多余的空白部分，确保图像内容完整、紧凑。2.图像增强对对比度较低、字迹模糊的图像进行增强处理，提高图像的清晰度和可读性。3.图像存储格式扫描图像应存储为常见的图像格式，如TIFF、JPEG等，确保图像能够长期保存和有效利用。（五）数据挂接与录入1.数据挂接将数字化后的图像与档案目录信息进行挂接，建立一一对应的关系，以便于通过目录查询档案图像。挂接后的档案数据应存储在档案数字化管理系统中，形成完整的电子档案库。2.数据录入对档案中的部分信息，如档案编号、姓名、出生日期、学历等，进行准确录入，以便于快速检索和统计分析。录入的数据应进行严格的审核，确保数据准确无误。（六）数据存储与备份1.数据存储电子档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等。存储设备应具备冗余备份功能，防止数据丢失。按照档案类别和时间顺序，对电子档案进行分类存储，便于管理和查询。2.数据备份定期对电子档案数据进行备份，备份频率可根据实际情况确定，一般不少于每周一次。备份数据应存储在异地，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。建立备份数据的恢复机制，定期进行备份数据的恢复测试，确保在需要时能够及时恢复数据。（七）档案数字化成果验收1.验收标准档案数字化成果应符合国家和地方关于人事档案管理的相关标准和规范，图像清晰、完整，数据准确、无误。档案目录与图像挂接准确，检索功能正常，能够快速、准确地查询到所需档案信息。数据存储安全可靠，备份数据完整、可恢复。2.验收流程各单位在完成档案数字化工作后，应自行组织内部验收，对数字化成果进行全面检查。内部验收合格后，向主管部门提交验收申请，主管部门组织专业人员进行验收。验收过程中发现的问题，应及时整改，直至验收合格。三、档案信息安全管理（一）安全管理制度1.建立健全安全管理制度明确档案数字化工作中各环节的安全责任，制定安全操作规程和应急预案。加强对工作人员的安全培训，提高安全意识和操作技能。2.安全保密协议与参与档案数字化工作的人员签订安全保密协议，明确其在工作中的安全保密义务。对违反安全保密协议的行为，依法追究责任。（二）信息安全技术措施1.网络安全防护建立防火墙、入侵检测系统等网络安全防护设施，防止外部非法网络访问。对内部网络进行分段管理，严格控制不同用户的网络访问权限。2.数据加密对档案数字化过程中涉及的敏感信息进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。采用先进的加密算法，定期更换加密密钥。3.用户认证与授权建立用户认证机制，对访问档案数字化系统的用户进行身份验证。根据用户的工作职责和权限，分配相应的系统操作权限，防止越权操作。（三）安全监督与检查1.定期安全检查：定期对档案数字化系统的安全状况进行检查，包括网络安全、数据存储、用户权限等方面。2.安全审计：建立安全审计机制，对档案数字化工作中的操作行为进行审计，及时发现和处理安全隐患。3.应急处理：制定应急预案，对可能出现的安全事件进行应急处理，确保在最短时间内恢复系统正常运行，减少损失。四、人员管理（一）人员配备1.专业人员要求从事档案数字化工作的人员应具备档案管理、信息技术等相关专业知识和技能。熟悉国家有关档案管理的法律法规和行业标准。2.人员数量根据档案数字化工作的规模和任务量，合理配备相应数量的工作人员，确保工作顺利开展。（二）人员培训1.定期培训计划制定人员培训计划，定期组织工作人员参加档案数字化业务培训和安全保密培训。培训内容包括档案管理知识、数字化技术操作、信息安全法规等。2.培训效果评估对培训效果进行评估，通过考试、实际操作等方式检验工作人员的学习成果。根据评估结果，对培训计划进行调整和完善。（三）人员考核与奖惩制度1.考核制度建立人员考核制度,对工作人员的工作业绩、业务能力、安全保密等方面进行定期考核。考核结果作为人员晋升、奖励、调整岗位的依据。2.奖惩制度对在档案数字化工作中表现突出的人员给予奖励，包括表彰、奖金等。对违反制度规定、造成档案信息安全事故的人员，依法依规给予相应的处罚。五、档案数字化的利用与服务（一）档案查询与借阅1.查询服务建立档案数字化查询系统，为单位内部工作人员和符合规定的外部人员提供档案信息查询服务。查询人员应按照规定提交查询申请，经审核通过后，方可进行查询。2.借阅服务严格控制档案数字化资料的借阅范围和借阅期限。借阅人员应填写借阅申请表，经审批同意后，方可借阅档案数字化资料。借阅过程中应做好登记和跟踪管理，确保档案资料按时归还。（二）档案统计与分析1.统计工作定期对档案数字化工作的相关数据进行统计，如档案数量、数字化进度、查询借阅情况等。统计数据应真实、准确，为档案管理决策提供依据。2.分析工作对档案数字化数据进行分析，挖掘档案信息资源的潜在价值。通过数据分析，为单位的人才选拔、培养、考核等工作提供参考。（三）档案数字化成果的共享与交流1.内部共享在单位内部建立档案数字化成果共享平台，促进各部门之间的档案信息共享和交流。明确共享