纪检部门档案室管理制度

PAGE纪检部门档案室管理制度一、总则（一）目的为加强纪检部门档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本部门实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于纪检部门档案室的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。（三）基本原则1.集中统一管理原则：纪检部门档案室对本部门形成的各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映纪检工作的实际情况，数据准确可靠，手续完备。3.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案信息不泄露，维护档案的保密性和安全性。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为纪检工作提供便捷的服务。二、档案管理人员职责（一）档案管理人员岗位设置档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉档案管理业务。根据工作需要，可设置档案主管、档案管理员等岗位。（二）档案主管职责1.负责制定和完善纪检部门档案室的各项管理制度，并组织实施。2.指导和监督档案管理员的工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。3.负责档案的收集、整理、保管、利用等工作的统筹协调，确保档案管理工作的顺利开展。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。5.参与档案的鉴定、销毁等工作，提出处理意见。6.负责与其他部门的档案业务沟通与协调，促进档案资源的共享与利用。（三）档案管理员职责1.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理的有关规定，对档案进行科学保管，做好防潮、防火、防虫、防盗等工作，确保档案安全。3.建立健全档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查找和利用。4.负责接待档案查阅利用者，按照规定办理查阅手续，提供必要的服务，并做好查阅登记工作。5.对档案的利用情况进行统计分析，及时向档案主管反馈相关信息。6.协助档案主管做好档案的鉴定、销毁等工作，负责具体的操作和记录。三、档案的收集与整理（一）收集范围纪检部门在履行职责过程中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等均应纳入档案收集范围，主要包括：1.上级纪检部门下发的文件、指示、规定等。2.本部门制定的工作计划、总结、报告、通知、会议纪要等。3.案件检查、审理过程中形成的各类材料，如举报信、调查笔录、证据材料、案件审理报告等。4.专项检查、调研活动中形成的文件、资料、报告等。5.干部廉政档案、信访档案等。6.其他与纪检工作相关的有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料及时、完整地移交档案室。2.收集的文件资料应保持原貌，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对重要文件资料应进行备份，以防丢失。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照纪检工作的业务范围和档案的内容性质，将档案分为综合类、案件类、信访类、廉政档案类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸张较小、较薄或零散的文件资料进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫的房间作为保管场所，确保档案的安全存放。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防虫药品、温湿度计等。（二）保管期限档案的保管期限根据其重要程度、历史价值和现实利用价值等因素确定，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映纪检工作重大历史事件、重要决策、重要案件等具有长远查考利用价值的档案。2.长期保管的档案：在较长时间内对纪检工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对纪检工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年至15年。（三）保管要求1.档案应按照类别、编号顺序存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.做好档案的防潮、防火、防虫、防盗等工作，定期对档案保管场所进行清洁和消毒。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行数据维护和检查。五、档案的利用（一）利用范围1.纪检部门内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级纪检部门、司法机关等因工作需要查阅档案。3.其他经批准的单位或个人因工作需要查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理员根据申请表进行审核，对符合查阅条件的，予以批准，并提供相应的档案。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理员同意，并按照规定办理手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案室，并办理归还手续。（三）利用登记档案管理员应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人员、查阅内容、利用目的等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案主管、业务骨干及相关人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件、逐页进行审查，判断其保存价值。2.分析档案内容：根据档案的主题、来源、时间、形式等因素，分析其在纪检工作中的作用和价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报部门负责人审批。2.审批通过后，档案管理员按照规定的方法对档案进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将销毁情况报告档案主管。4.《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等相关资料应妥善保存，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立纪检部门档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的基本信息、目录信息等录入档案管理信息系统，实现档案信息的快速检索。3.系统功能模块：档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足档案管理工作的实际需求。4.数据安全管理：加强对档案管理信息系统的数据安全保护，设置用户权限，定期备份数据，防止数据丢失和泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行