档案馆影像档案管理制度

PAGE档案馆影像档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆影像档案的管理，确保影像档案的完整、准确、系统和安全，便于影像档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门形成的各类影像档案的管理，包括但不限于照片、影片、录像带、数码影像等。（三）管理职责1.档案馆负责影像档案的集中统一管理，制定和完善影像档案管理制度，指导和监督各部门的影像档案收集、整理、归档等工作。2.各部门负责本部门影像档案的形成、积累、整理和移交工作，指定专人负责影像档案管理，并确保影像档案的质量和安全。二、影像档案的收集（一）收集范围1.反映本公司/组织重大活动、重要会议、重要工程建设、科研项目等方面的影像资料。2.记录本公司/组织生产经营、行政管理、文化建设等活动的影像资料。3.与本公司/组织业务相关的外事活动、合作交流等影像资料。4.具有历史价值、文化价值或纪念意义的影像资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门形成的影像档案，确保影像档案的完整性和准确性。2.影像档案应主题明确、图像清晰、内容真实，能够准确反映事件的全貌和过程。3.收集的影像档案应附带文字说明，包括拍摄时间、地点、人物、事件等基本信息。（三）收集方式1.各部门在活动结束后，应将拍摄的影像资料及时整理，并移交至档案馆。2.对于重要活动或事件，档案馆可提前介入，安排专人进行拍摄，确保影像档案的全面收集。3.鼓励员工个人向档案馆捐赠具有保存价值的影像资料。三、影像档案的整理（一）分类原则影像档案应按照形成部门、时间、内容等进行分类，确保分类科学合理，便于查找和利用。（二）分类方法1.按形成部门分类：将影像档案分为不同的部门类别，如行政部门、生产部门、销售部门等。2.按时间分类：按照影像档案的形成时间顺序进行排列，可分为年度、季度、月度等。3.按内容分类：根据影像档案的主题内容，分为重大活动、生产经营、文化建设、外事活动等类别。（三）编号规则为便于影像档案的管理和检索，应对影像档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，可采用以下编号方法：[部门代码][时间代码][顺序号]其中，部门代码采用两位数字表示各部门；时间代码采用八位数字表示影像档案的形成时间，格式为YYYYMMDD；顺序号采用四位数字表示该部门该时间内影像档案的顺序。（四）整理步骤1.对收集到的影像档案进行筛选，剔除重复、模糊、无关的影像资料。2.根据分类原则和编号规则，对影像档案进行分类和编号。3.为每一份影像档案编写详细的文字说明，包括拍摄时间、地点、人物、事件、背景等信息。4.将整理好的影像档案按照分类顺序进行排列，装入档案盒或存储设备，并在档案盒或存储设备上标明类别、编号、年度等信息。四、影像档案的归档（一）归档时间各部门应在影像档案形成后的[X]个工作日内，将整理好的影像档案移交至档案馆归档。（二）归档手续1.各部门移交影像档案时，应填写《影像档案移交清单》，详细列出影像档案的名称、编号、数量、形成时间等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.档案馆接收影像档案后，应对移交清单进行审核，确保影像档案的完整性和准确性。审核无误后，在移交清单上加盖档案馆印章，并将其中一联返还给移交部门留存。(三）归档存储1.影像档案应存储在安全、可靠的存储设备上，如硬盘、光盘、磁带等，并定期进行备份，防止数据丢失。2.存储设备应标明档案类别、编号、年度等信息，便于查找和管理。3.影像档案的存储环境应保持适宜的温度、湿度，避免影像档案受到损坏。五、影像档案的保管（一）保管要求1.档案馆应建立健全影像档案保管制度，确保影像档案的安全保管。2.影像档案应存放在专门的档案库房内，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。3.定期对影像档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（二）保管期限影像档案的保管期限应根据其重要程度、历史价值、利用需求等因素确定，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：反映本公司/组织重大历史事件、重要决策、核心业务等方面的影像档案，以及具有重要历史价值、文化价值或纪念意义的影像档案。2.长期保管：记录本公司/组织主要生产经营活动、行政管理工作等方面的影像档案，保管期限为[X]年。3.短期保管：一般性的影像档案，保管期限为[X]年。(三）保管期限的调整影像档案的保管期限应根据实际情况进行调整。对于保管期限已满但仍具有重要价值的影像档案，应延长其保管期限；对于已失去保存价值的影像档案，应按照规定进行鉴定和销毁。六、影像档案的利用（一）利用原则1.影像档案的利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保影像档案的真实性和完整性。2.影像档案的利用应严格按照规定的程序进行，不得擅自扩大利用范围或泄露影像档案的内容。（二）利用方式1.查阅：本公司/组织内部人员因工作需要查阅影像档案时，应填写《影像档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案馆查阅。查阅时，档案馆应安排专人负责提供服务，并对查阅情况进行记录。2.复制：如需复制影像档案，应填写《影像档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案馆负责人批准后，由档案馆工作人员进行复制。复制的影像档案应加盖档案馆印章，并注明复制日期和用途。3.借阅：外单位因工作需要借阅本公司/组织影像档案时，应提前向档案馆提交书面申请，说明借阅目的、内容、期限等信息。经本公司/组织主管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）利用记录档案馆应对影像档案的利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等信息。利用记录应妥善保存，以备查阅。七、影像档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立影像档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对影像档案进行定期鉴定，确定其保管期限和保存价值。（二）鉴定标准1.影像档案的鉴定应依据国家有关法律法规和本公司/组织的实际情况，综合考虑影像档案的内容、历史价值、现实利用需求等因素。2.对于保管期限已满且已失去保存价值的影像档案，鉴定小组应提出销毁意见，并填写《影像档案销毁申请表》。（三）销毁程序1.《影像档案销毁申请表》经本公司/组织主管领导批准后，由档案馆负责组织实施销毁工作。2.