档案管理进出存管理制度

PAGE档案管理进出存管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理进出存过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项工作的过程和结果，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高工作效率。二、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务档案等。2.财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务档案等。3.业务档案：包括市场营销档案、项目档案、合同档案、客户档案、产品档案等。4.技术档案：包括研发项目档案、技术图纸、技术标准、工艺文件、设备档案等。5.其他档案：包括声像档案、电子档案、荣誉档案等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，确保档案编号能够准确反映档案的类别、年度、顺序等信息。2.编号方法：采用“分类号+年度+流水号”的形式进行编号。例如，行政档案的编号为“XZ+年份+流水号”，财务档案的编号为“CW+年份+流水号”等。3.档案编号由综合管理部门统一编制，各部门应按照规定的编号方法对本部门形成的档案进行编号，并及时将编号信息反馈给综合管理部门。三、档案的收集（一）收集范围1.公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料，均应纳入档案收集范围。2.公司与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。3.公司员工个人在工作中形成的重要文件、报告、成果等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时、完整。2.档案收集人员应熟悉档案收集范围和要求，按照规定的时间和程序进行收集。3.对重要文件、资料等应进行原件收集，如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。4.收集的档案应保持其原始状态，不得随意涂改、损坏。（三）收集时间1.定期收集：各部门应在每月末或每季度末将本部门形成的档案整理后移交综合管理部门。2.不定期收集：对于公司重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集。四、档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.分类：按照档案分类方案对收集的档案进行分类。2.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的档案应进行修补。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等信息。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、档号等信息。（三）整理要求1.整理工作应在档案收集后及时进行，确保档案整理的质量。2.整理人员应严格按照整理方法和要求进行操作，保证档案整理的规范性。3.整理过程中应认真核对档案内容，发现问题及时处理。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列存放，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，如硬盘、光盘等，定期进行检查和维护。3.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。（三）档案的借阅与归还1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。2.综合管理部门应根据借阅申请表的内容，对借阅档案进行登记，并提供相应的档案。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。如需复印、摘录档案，应经综合管理部门同意。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、各部门档案管理人员及相关专业人员组成。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行比较，分析其价值大小。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、年度、保管期限、档号、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司领导审批后，由综合管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应妥善保管，以备查考。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查阅和利用，为公司决策提供支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编目、存储。2.档案信息录入：将档案目录及相关信息录入档案信息管理系统，建立档案数据库。3.档案检索与利用：通过档案信息管理系统，实现档案的快速检索和在线查阅利用。4.系统维护与安全管理：定期对档案信息管理系统进行维护，确保系统的正常运行，加强系统安全管理，防止档案信息泄露。（三）信息化管理要求1.档案数字化工作应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。2.档案信息录入应准确、完整，保证档案数据库的真实性和可靠性。3.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，提高工作效率。4.加强档案信息安全管理，设置用户权限，对系统进行定期备份，防止数据丢失。八、监督与检查（一）监督检查部门公司综合管理部门负责对各部门档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作的开展情况。3.档案信息化管理工作的推进情况。4.档案管理人员的业务水平和工作责任心。（三）监督检查方式及频