司法局档案保密管理制度

PAGE司法局档案保密管理制度一、总则（一）目的为加强司法局档案的保密管理，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本局各科室、下属单位以及全体工作人员在档案管理工作中涉及的保密事项。（三）基本原则1.严格保密原则：对档案信息严格保密，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.合法合规原则：档案保密管理工作必须符合国家法律法规和行业标准的要求。3.责任明确原则：明确各部门和人员在档案保密管理中的职责，确保保密工作落实到位。二、档案保密管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案保密管理制度，并组织实施。2.对本局各类档案进行集中统一管理，确保档案的安全存放。3.定期对档案进行清查、整理和鉴定，及时发现和处理档案保管中的安全隐患。4.组织开展档案保密宣传教育和培训工作，提高工作人员的保密意识。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和归档工作，并确保档案的真实性和完整性。2.在档案形成过程中，严格按照保密规定进行操作，并对涉及保密的档案进行标注。3.向档案管理部门移交档案时，应同时提交档案保密说明，明确档案的密级和保密期限。（三）档案查阅利用部门职责1.严格按照规定的程序和权限查阅利用档案，不得擅自扩大查阅范围。2.在查阅利用档案过程中，必须遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.对查阅利用的档案进行妥善保管，按时归还，不得转借他人或擅自复制。（四）工作人员职责1.全体工作人员应严格遵守档案保密制度，自觉履行保密义务。2.不得私自留存、销毁档案或泄露档案信息。3.发现档案信息泄露或可能泄露的情况，应及时报告，并采取措施防止损失扩大。三、档案的密级划分与确定（一）密级划分根据档案内容的重要性和敏感性，将档案划分为绝密、机密、秘密三个等级。1.绝密级：涉及国家安全和利益，泄露后会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的档案。2.机密级：涉及重要的国家事务和利益，泄露后会使国家的安全和利益遭受严重损害的档案。3.秘密级：涉及一般的国家事务和利益，泄露后会使国家的安全和利益遭受一定损害的档案。（二）密级确定1.档案形成部门在档案形成时，应根据档案内容的性质和重要程度，提出密级初步意见，并填写《档案密级鉴定表》。2.档案管理部门对档案形成部门提出的密级初步意见进行审核，报局保密工作领导小组审定。3.经审定后的档案密级，由档案管理部门在档案上加盖相应的密级标识。（三）密级变更与解除1.档案的密级根据实际情况需要变更的，由档案形成部门提出变更意见，经档案管理部门审核，报局保密工作领导小组批准后进行变更。2.档案保密期限届满或保密事项公开后，由档案形成部门提出解除密级的申请，经档案管理部门审核，报局保密工作领导小组批准后解除密级。四、档案的保管与存储（一）档案库房建设1.档案库房应选择在安全、干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。库房门窗应坚固，具备防盗、防火、防潮等功能。2.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，确保档案的安全保管。（二）档案存储方式1.档案应按照不同的门类、载体、保管期限和密级进行分类存放，便于查找和管理。2.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，标识清晰。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。3.对重要的档案应采取加密存储等技术手段，确保档案信息的安全。（三）档案库房管理1.档案库房应实行专人管理，管理人员应经过严格的保密审查和培训，具备必要的档案管理知识和技能。2.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。确需进入库房的，应进行登记，并由档案管理人员陪同。3.定期对档案库房进行检查和盘点，及时发现和处理档案保管中的问题。对档案的数量、质量、存储状况等进行详细记录，建立档案库房管理台账。五、档案的查阅与利用（一）查阅利用权限1.查阅利用档案应严格按照规定的权限进行，绝密级档案须经本局主要领导批准，机密级档案须经分管领导批准，秘密级档案须经档案管理部门负责人批准。2.涉及本局内部工作需要查阅利用档案的，由相关部门提出申请，经批准后到档案管理部门查阅。涉及对外提供档案利用的，应按照国家有关规定办理审批手续。（二）查阅利用程序1.查阅利用档案的部门或个人应填写《档案查阅利用申请表》，注明查阅利用的目的、内容、范围、期限等，并经批准人签字。2.档案管理部门根据批准的申请表，提供相应的档案，并在查阅利用现场进行监督。查阅利用人员不得擅自将档案带出指定场所。3.查阅利用档案时，应使用专门的查阅工具，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。（三）查阅利用登记1.档案管理部门应对档案的查阅利用情况进行详细登记，记录查阅利用的时间、人员、内容、期限等信息。2.查阅利用登记台账应妥善保管，以备查询和审计。六、档案的传递与交接（一）档案传递1.档案在本局内部各部门之间传递时，应填写《档案传递登记表》，注明传递的档案名称、数量、密级、传递时间、交接人员等信息。2.传递档案应通过机要通信、专人送取等安全方式进行，不得通过普通邮寄或网络传输等方式传递涉及保密的档案。（二）档案交接1.档案管理人员工作变动时，应办理档案交接手续。交接双方应在监交人的监督下，对档案的数量、质量、存储状况等进行清点核对，并填写《档案交接清单》。2.交接清单应一式三份，交接双方各执一份，档案管理部门留存一份。交接清单应作为档案管理工作的重要资料妥善保管。七、档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因保管不善等原因导致档案损坏、变质，无法继续保存的档案。3.经鉴定需要销毁的其他档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对需要销毁的档案进行清理和鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，报局保密工作领导小组批准。2.经批准后，档案管理部门应指定专人负责档案的销毁工作。销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等安全方式进行，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《档案销毁记录》，记录销毁的档案名称、数量、时间、地点、监督人员等信息。（三）销毁记录档案销毁记录应作为档案管理工作的重要资料妥善保管，保存期限不少于[X]年。八、档案保密监督与检查（一）监督检查机构本局成立档案保密监督检查小组，由局保密工作领导小组组长担任组长，成员包括档案管理部门负责人、纪检监察部门人员等。监督检查小组负责对本局档案保密管理工作进行定期监督检查。（二）监督检查内容1.档案保密制度的执行情况。2.档案的保管与存储情况。3.档案的查阅与利用情况。4.档案的传递与交接情况。5.档案的销毁情况。（三）监督检查方式1.定期检查：监督检查小组每年至少组织一次全面的档案保密管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对档案管理工作的重点环节和部位进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管理工作中存在的突出问题或重要事项，组织专项检查。（四）问题整改对监督检查中发现的问题，监督检查小组应及时下达整改通知书，责令相关部门限期整改。整改完成后，相关部门应将整改情况书面报告监督检查小组。对违反档案保密制度的行为，将依法依规追究相关人员的责任。九、档案保密宣传教育与培训（一）宣传教育计划档案管理部门应制定年度档案保密宣传教育计划，明确宣传教育的内容、方式、对象和时间安排。（二）宣传教育内容1.国家有关档案保密的法律法规和政策。2.本局档案保密管理制度。3.档案保密知识和技能。（三）培训方式1.定期举办档案保密培训班，邀请专家进行授课，对全体工作人员进行系统的培训。2.开展专题讲座，针对档案管理工作中的重点环节和保密要求进行讲解。3.发放宣传资料，通过内部刊物、宣传栏、网络等渠道，宣传档案保密知识。（四）培训考核对参加档案保