档案室管理制度上墙标准规范

PAGE档案室管理制度上墙标准规范一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度上墙标准规范。本规范旨在明确档案室管理的各项要求，使全体员工能够清晰了解档案管理的流程和责任，保障公司档案工作的规范化、标准化运行，为公司的发展提供有力的支持。（二）适用范围本规范适用于公司各部门及全体员工在档案管理方面的行为准则。涵盖公司在经营管理、生产活动、技术研发、行政管理等各项工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的一致性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。归档的文件材料必须经过严格的审核，确保其来源可靠、内容真实。3.完整性原则全面收集公司在各个阶段、各个方面形成的文件材料，保证档案的齐全完整，避免重要信息的遗漏。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密、敏感信息等的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的检索效率，方便公司员工查阅和利用档案，充分发挥档案的价值。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施公司档案管理制度。2.根据公司实际情况，制定档案工作发展规划和年度工作计划，并组织实施。3.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.指导和监督公司各部门的档案工作，对兼职档案员进行业务培训，提高档案管理水平。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务质量。6.定期对档案进行安全检查，确保档案的实体安全和信息安全，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。7.参与公司重大活动、重要项目的文件材料收集和整理工作，确保档案的完整和准确。8.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的销毁工作。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门的档案收集、整理和归档工作，确保档案的齐全完整。2.各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门日常档案的收集、整理、保管和移交工作，并接受档案室的业务指导和监督。3.各部门在工作中形成的文件材料，应按照档案管理要求及时整理归档，不得自行留存或销毁。4.积极配合档案室做好档案的查阅、利用等工作，按照规定提供相关档案资料。（三）兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理、分类和装订工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.按照公司档案分类方案，对本部门档案进行科学分类，编制档案目录，建立档案台账。3.定期将整理好的档案移交档案室，并办理交接手续。4.协助档案室做好档案的查阅、借阅登记工作，及时催还借出的档案。5.负责本部门档案的日常保管工作，确保档案的安全和完整，发现问题及时向档案室报告。三、档案收集（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议、审计报告等。2.公司经营管理活动中形成的文件，包括年度工作计划、总结、统计报表、合同协议、财务文件等。3.公司生产活动中形成的文件，如生产计划、工艺流程、质量检验报告、设备维护记录等。4.公司技术研发活动中形成的文件，如科研项目立项报告、研究成果报告、专利文件、技术标准等。5.公司行政管理活动中形成的文件，如行政公文、会议纪要、人事档案、教育培训记录等。6.公司对外宣传、交流活动中形成的文件，如宣传资料、新闻报道、参展资料、合作协议等。7.公司员工个人在工作中形成的具有保存价值的文件，如工作笔记、调研报告、获奖证书等。8.其他与公司有关的具有保存价值的文件材料，如声像资料、电子文档等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集和完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署齐全，符合档案整理要求。3.对于电子文件，应确保其原始性、完整性和可读性，及时进行备份，并按照规定格式存储。4.对重要会议、重大活动、重要项目等形成的文件材料，应进行专项收集，确保档案的准确性和系统性。5.各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行清查，发现问题及时处理，并将收集到的文件材料及时移交档案室。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件材料，应在次年上半年完成收集和整理，并移交档案室。2.对于年度工作计划、总结等文件，应在次年1月底前收集齐全并移交档案室。3.对于重大活动、重要项目结束后，相关部门应在活动或项目结束后1个月内将形成的文件材料收集整理完毕并移交档案室。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保分类科学、合理、准确。3.对档案进行系统化排列和编号，便于查找和统计。（二）分类方法及要求1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）分类。即先按年度将档案分开，再按保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年），然后在每个保管期限内按机构（问题）进行分类。2.科技档案（可根据公司实际情况进一步细分，如产品档案、科研项目档案、设备档案等）产品档案：按产品型号分类，每个型号下按设计、生产、销售等阶段整理文件材料。科研项目档案：按项目编号分类，每个项目下按立项、研究、验收等阶段整理文件材料。设备档案：按设备名称分类，每个设备下按购置、安装、调试、运行、维护等阶段整理文件材料。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类整理，保管期限按照国家有关规定执行。4.人事档案按照员工类别（如正式员工、临时工等）、档案内容（如履历、考核、工资、奖惩等）进行分类整理，严格按照人事档案管理规定进行管理。（三）编号规则1.文书档案编号采用“年度+保管期限代码+流水号”的形式。例如，2023年形成的永久保管的文书档案，编号为2023Y001，其中“Y”代表永久保管期限代码。2.科技档案编号根据不同类型的科技档案，制定相应的编号规则。如产品档案编号为“产品型号+年度+流水号”，科研项目档案编号为“项目编号+年度+流水号”等。3.会计档案编号按照会计档案的类别和年度进行编号，如会计凭证编号为“年度+凭证类别代码+流水号”。4.人事档案编号采用员工工号作为人事档案编号。（四）装订要求1.纸质档案应去除金属物，采用线装或胶装方式进行装订，确保整齐、牢固。2.对于幅面过大的文件，应折叠成A4纸大小，并在装订边留出23厘米的空白。3.装订后的档案应编页号，正面编在右上角，背面编在左上角，空白页不编号。（五）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册，作为检索工具。3.对于电子档案，应编制电子目录，内容与纸质目录一致，并建立相应的索引，方便查找和利用。五、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间作为保管场所，确保档案的安全。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。（二）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、营业执照、重大合同协议、年度财务报告等。2.长期保管（30年）凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。如一般性的合同协议、年度工作计划总结、人事任免文件等。3.短期保管（10年）凡是在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。如临时性的通知、一般性的报表等。（三）档案上架排列1.档案应按照分类方案进行上架排列，同类档案按照编号顺序依次排列。2.不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查找。3.对于电子档案，应按照存储介质的类别进行分类存放，并建立相应的数据存储目录，便于检索和调用。（四）档案保管期限的变更与鉴定1.档案保管期限的变更应根据公司实际情况和国家有关规定进行。如需变更保管期限，应填写《档案保管期限变更申请表》，经档案室审核，报公司领导批准后执行。2.定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作由档案室牵头，组织相关部门人员参加，组成鉴定小组。鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。3.对已失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，经公司领导批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识。2.严格执行档案借阅、归还制度，确保档案的安全。借阅档案时，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间，借阅人员不得擅自转借、复印、涂改档案内容。3.加强档案库房的安全防范措施，安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案库房24小时有人值班。4.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理。对档案的实体安全和信息安全进行全面检查，包括档案的保管状况、存储介质的完好性、电子档案的安全性等。5.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作。配备必要的消防器材，定期检查维护；控制档案库房的温湿度，采取防潮、防虫措施；加强门窗防护，防止盗窃事件发生。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的，可在档案室进行查阅。2.公司员工因个人工作、学习、生活等需要查阅本人档案的，可按照规定办理查阅手续。3.外单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司领导批准，并按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案室查阅。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制档案内容。公司员工查阅本人档案，应填写《员工档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。档案管理人员应做好查阅登记工作。外单位查阅档案，须持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司领导批准后，由档案室安排专人陪同查阅，并做好查阅登记工作。查阅人员不得将档案带离档案室，如需摘抄、复制档案内容，须经档案室同意，并按照规定办理手续。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经部门负责人签字同意后，报档案室审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自复印、拍照。借阅期满后，应及时归还档案，办理归还手续。3.出具证明因工作需要出具档案证明的，应填写《档案证明申请表》，注明证明内容和用途，经部门负责人签字同意后，报档案室审核。档案室根据档案内容出具证明，并加盖档案室印章。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用日期、利用部门或人员、档案编号、题名、利用目的、归还日期等。2.档案利用登记册应妥善保管，定期进行整理和归档，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（如有相关需求可详细阐述，此处为示例框架）（一）信息化建设目标1.建立完善高效的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的工作效率和服务质量，为公司员工提供便捷的档案信息查询服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）数字化档案采集1.制定数字化档案采集计划，明确采集范围、标准和流程。2.对纸质档案、电子档案等进行全面数字化处理，确保档案信息的准确录入和存储。3.建立数字化档案数据库，对档案信息进行分类存储，方便检索和利用。（三）档案信息系统功能1.具备档案录入、修改、删除、查询、统计等基本功能，满足日常档案管理工作的需要。2.提供权限管理功能，根据用户角色设置不同的访问权限，确保档案信息安全。3.支持档案借阅、归还、催还等流程管理，实现档案利用的信息化操作。4.具备数据备份和恢复功能，定期对档案数据进行备份，防