长春市技术档案管理制度

PAGE长春市技术档案管理制度一、总则（一）目的为加强长春市技术档案管理，确保技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥技术档案在技术创新、生产经营、科研开发等活动中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于长春市行政区域内从事技术活动的各类企事业单位、科研机构、社会团体等组织（以下简称“组织”）。（三）基本原则1.集中统一管理原则技术档案管理工作应实行集中统一领导，确保档案的完整性和系统性，避免分散管理造成的档案缺失或混乱。2.真实性原则技术档案应如实反映技术活动的全过程，保证档案内容的真实性和可靠性，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则涵盖技术活动各个环节形成的各类文件材料，包括但不限于技术研发、生产工艺、设备维护、质量控制等方面的资料，确保档案的全面性。4.保密性原则对于涉及国家机密、商业秘密和技术秘密的技术档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则技术档案的管理应便于检索、查询和利用，以满足组织内部技术交流、科研创新、生产运营等工作的需要。二、技术档案管理机构及职责（一）管理机构设置各组织应设立专门的技术档案管理机构，或指定专人负责技术档案管理工作。技术档案管理机构可根据组织规模和实际情况，设置档案管理部门、档案室或配备档案管理人员。（二）职责分工1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关技术档案管理的法律法规和本制度，制定本组织技术档案管理的具体办法和操作规程。负责组织、指导和监督本组织各部门的技术档案管理工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。负责技术档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作，确保档案的质量和安全。建立健全技术档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。开展技术档案编研工作，开发档案信息资源，为组织的技术创新、生产经营等活动提供参考依据。负责与上级主管部门、档案行政管理部门及其他相关单位的沟通与协调，及时报送档案工作情况和统计报表。2.档案管理人员职责负责接收、登记和整理本部门或本岗位产生的技术文件材料，按照归档要求及时移交档案管理部门。协助档案管理部门开展档案的整理、编目、上架等工作，确保档案的整齐有序。负责档案的借阅、归还登记和催还工作，严格按照规定办理借阅手续，保证档案的安全。定期对所保管的档案进行检查，发现问题及时报告并采取相应措施，确保档案的完整和安全。参与档案的鉴定和销毁工作，提供相关档案信息和意见。协助档案管理部门开展档案信息化建设，录入和维护档案数据。三、技术档案的范围与分类（一）范围技术档案包括组织在技术活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，主要涵盖以下方面：1.科研项目档案项目立项文件、可行性研究报告、项目申请书、任务书等。项目研究过程中形成的实验报告、测试数据、研究论文、技术总结等。项目验收文件，如验收报告、鉴定证书、成果奖励文件等。2.产品研发档案产品设计图纸、设计计算书、技术条件、工艺文件等。产品试制过程中的记录、测试报告、改进方案等。产品批量生产过程中的质量控制文件、生产工艺变更文件等。3.生产技术档案生产工艺流程文件、操作规程、作业指导书等。设备维护保养记录、设备检修计划与报告、设备改造文件等。原材料检验报告、产品质量检验记录、质量事故处理文件等。4.技术引进与合作档案技术引进合同、协议、技术资料、技术消化吸收记录等。对外技术合作项目的相关文件，如合作意向书、合作方案、合作成果报告等。5.知识产权档案专利申请文件、专利证书、商标注册文件、著作权登记文件等。知识产权保护措施、侵权纠纷处理文件等。（二）分类技术档案可根据其形成领域、载体形式、时间顺序等进行分类。常见的分类方法有：1.按专业分类机械工程技术档案电子信息技术档案化工技术档案生物医药技术档案建筑工程技术档案等2.按载体形式分类纸质档案电子档案声像档案（照片、录音、录像等）实物档案（样品、模型等）3.按时间分类年度档案项目周期档案各组织可根据自身实际情况，选择合适的分类方法，并保持分类的相对稳定性和一致性。四、技术档案的收集与整理（一）收集要求1.明确收集范围各部门应按照本制度规定的技术档案范围，及时收集本部门在技术活动中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。2.确定收集时间对于科研项目、产品研发等有明确周期的技术活动，应在项目结束或阶段结束后及时收集相关档案；对于日常生产技术活动形成的文件材料，应定期收集，如每月或每季度收集一次。3.保证收集质量收集的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，载体形式符合要求。对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行有效的备份。（二）整理方法1.分类整理按照预先确定的分类方法，对收集到的文件材料进行分类，将同一类别的文件集中在一起。2.编号编目为每份文件材料编制唯一的编号，并进行编目。编目内容包括文件编号、题名、日期、责任者、来源、保管期限等，以便于检索和查询。3.装订成册对于纸质文件材料，应进行装订成册，去除金属物，保持页面整齐。对于幅面较大的图纸，可采用折叠方式进行整理，使其符合档案保管要求。4.数字化处理对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。数字化扫描应保证图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。五、技术档案的归档与保管（一）归档程序1.整理后的技术档案应及时移交档案管理部门进行归档。档案管理部门在接收档案时，应对档案的完整性、准确性和整理质量进行检查，符合要求的予以归档。2.归档时，档案管理人员应按照档案分类方案，将档案装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.建立档案归档目录，记录档案的归档时间、编号、题名、保管期限等内容，便于查询和统计。（二）保管要求1.档案库房建设档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房应安装防火、防盗报警装置，配备温湿度调节设备、防虫药品、灭火器材等。2.档案存放方式档案应按照分类和编号顺序存放，便于查找和利用。对于纸质档案，应采用密集架或档案柜存放；对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。3.档案保管期限根据档案的重要性和使用价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案应长期保存，不得销毁；长期保管的档案保管期限一般为15年至50年；短期保管的档案保管期限一般为5年至15年。4.档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，每季度进行一次抽样检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理。5.档案安全管理严格遵守档案安全管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案的安全。六、技术档案的利用与借阅（一）利用方式1.提供档案查阅档案管理部门应设立专门的档案查阅室，为利用者提供档案查阅服务。利用者可根据需要查阅相关档案，并在查阅室内进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。2.档案复制对于需要复制的档案，利用者应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门的印章。3.档案编研成果利用档案管理部门应积极开展档案编研工作，编写档案参考资料、专题汇编等编研成果，为利用者提供便捷的档案信息服务。利用者可根据需要查阅和使用编研成果。（二）借阅规定1.借阅申请组织内部人员因工作需要借阅技术档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.借阅审批档案管理部门负责人应对借阅申请进行审批，根据档案的密级、保管期限和利用情况等因素，决定是否批准借阅。对于涉及机密、绝密的档案，应严格控制借阅范围和审批程序。3.借阅期限档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅归还借阅者应按时归还所借档案，如因特殊原因不能按时归还的，应提前向档案管理部门说明情况并办理续借手续。档案归还时，档案管理人员应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅者的责任。5.借阅登记档案管理部门应建立档案借阅登记台账，详细记录借阅者姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅期限、归还日期等信息，以便对档案借阅情况进行跟踪和管理。七、技术档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则技术档案的鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、业务部门和相关专家组成的档案鉴定小组，负责技术档案的鉴定工作。鉴定小组应定期对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性和准确性检查档案是否齐全、完整，内容是否真实、准确，签字盖章是否齐全。2.档案的保管价值根据档案的形成背景、作用、历史意义等因素，评估档案的保管价值，确定其是否仍具有保存必要。3.档案的密级审查档案的密级是否符合国家保密规定，是否需要调整密级或解密。（四）销毁程序1.编制销毁清册经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案名称、编号、日期、保管期限、鉴定意见等内容。2.审批销毁档案销毁清册经组织主管领导审批后，方可进行销毁。3.实施销毁档案销毁应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进