网格化工作档案管理制度

PAGE网格化工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强网格化工作档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在网格化工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有与网格化工作相关的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：网格化工作档案由专门的档案管理部门或指定人员进行集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映网格化工作的实际情况，数据准确无误。3.完整系统原则：全面收集、整理网格化工作各环节产生的档案，保持档案的系统性和连贯性。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露，严格遵守保密规定。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善网格化工作档案管理制度，并组织实施。2.负责网格化工作档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。3.对档案管理人员进行培训和指导，提高档案管理业务水平。4.定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和解决问题。（二）档案管理人员职责1.按照档案管理制度的要求，认真做好档案的日常管理工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案的规范有序。3.妥善保管档案，做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极为网格化工作提供档案利用服务，按照规定办理档案查阅、借阅等手续。5.及时对档案管理工作中出现的问题进行反馈和报告，提出改进建议。（三）各网格工作人员职责1.负责本网格工作中各类文件、资料的形成和积累，及时将相关档案材料移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案的整理、核对等工作，确保档案内容的真实性和完整性。3.在工作中严格遵守档案管理规定，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.网格化工作方案、计划、总结等文件。2.网格划分及调整相关资料。3.网格员信息登记表、工作记录、考核评价等资料。4.与网格内居民、单位沟通协调的文件、会议记录、走访记录等。5.各类问题排查、处理及反馈的档案资料。6.网格化工作相关的统计报表、数据资料。7.上级部门关于网格化工作的文件、通知、批示等。8.其他与网格化工作有关的文件、资料。（二）收集要求1.各网格工作人员应在工作完成后及时将相关档案材料收集齐全，确保档案的时效性。2.收集的档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类：按照网格化工作的内容和性质，将档案分为综合管理类、网格工作类、问题处理类、统计报表类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：将零散的档案材料进行整理装订，确保档案的整齐美观。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，方便查阅和检索。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核通过的档案按照分类和编号顺序进行归档，存入专门的档案库房或存储设备。3.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、类别、数量等信息。（二）保管期限1.永久保管：对于具有重要历史价值、法律依据或长期查考利用价值的档案，如网格化工作的重大决策文件、长期统计数据等，实行永久保管。2.定期保管：其他档案根据其重要程度和利用价值，确定保管期限为[X]年或[X]年。定期保管的档案到期后，经鉴定确无保存价值的，按照规定进行销毁。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，备份存储设备应异地存放，防止数据丢失。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.为网格化工作决策提供参考依据。2.对网格化工作进行总结和评估。3.解决网格工作中出现的问题。4.满足上级部门、其他单位或个人对网格化工作档案的查阅需求。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅档案的人员，可到档案管理部门按照规定进行查阅。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人、查阅内容等信息。2.借阅：确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏或丢失档案。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行全面审查，判断其是否仍具有保存价值。2.参考档案的利用情况，对于很少被利用或已失去利用价值的档案，可考虑销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册：鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一登记，编制销毁清册，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.审批：销毁清册经公司/组织负责人批准后，方可进行销毁。3.销毁实施：由档案管理人员按照批准的销毁清册进行销毁，销毁方式可采用焚烧、粉碎等。销毁过程应进行现场监督，并由监销人员在销毁清册上签字确认。4.销毁记录：档案管理部门应对档案销毁情况进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，并存档备查。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立网格化工作档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案的相关信息录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。（三）系统安全管理1.采取安全防护措施，防止档案管理信息系统受到网络攻击、病毒感染等安全威胁。2.设置不同的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作档案管理信息系统。3.定期对档案管理信息系统进行备份，防止数据丢失。八、监督与检查（一）监督机制建立健全档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理制度的有效执行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作是否符合要求。档案管理设施设备的运行情况。档案管理人员的业务水平和工作责