档案馆日常工作规定制度

PAGE档案馆日常工作规定制度一、总则（一）目的为加强本档案馆日常工作的规范化、科学化管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本规定制度。（二）适用范围本规定制度适用于本档案馆全体工作人员，以及涉及档案查阅、利用、保管等相关工作的所有部门和人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。2.集中统一原则：档案实行集中统一管理，确保档案管理的一致性和规范性。3.安全保密原则：确保档案的安全，严格保密制度，防止档案信息泄露。4.服务利用原则：以服务为宗旨，积极为各部门和社会提供档案查阅、利用等服务。二、档案收集（一）收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案。2.上级机关、同级机关和非隶属机关颁发的与本单位有关的、需要贯彻执行或查考的文件材料。3.本单位与外单位签订的各种合同、协议、意向书等文件材料。4.本单位工作人员在工作中形成的个人业务档案、科研成果档案等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案，并定期移交至档案馆。2.收集的档案应齐全完整、真实准确，字迹清晰，载体完好。3.对重要的、具有特殊价值的档案，应采取特殊的收集措施，确保档案的完整性和安全性。（三）收集程序1.各部门档案收集人员对本部门形成的档案进行整理、分类，填写档案移交清单。2.将整理好的档案及档案移交清单一并移交至档案馆，档案馆接收人员进行核对、签收。3.档案馆对接收的档案进行再次整理、分类，登记造册，录入档案管理系统。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档一体化管理要求，实现档案管理的规范化、标准化。（二）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制档号，装订成册，填写卷内目录、备考表等。2.科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类，编制档号，建立卷内目录、备考表等，同时建立项目档案卷内文件目录索引。3.会计档案：按照会计年度、保管期限进行整理，编制档号，装订成册，填写会计档案卷内目录、备考表等。4.声像档案：按照载体形式、内容主题等进行分类，编制档号，建立目录，注明拍摄（录制）时间、地点、人物、内容等信息。（三）整理要求1.整理人员应熟悉档案整理业务，严格按照整理方法和要求进行操作。2.整理过程中应认真核对档案内容，确保档案信息的准确性。3.整理后的档案应排列有序，编号规范，便于查找和利用。四、档案保管（一）保管场所1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。3.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。（二）档案上架1.档案应按照分类方案和档号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.上架的档案应保持直立，不得倒置、横放。3.不同载体的档案应分开存放，避免相互影响。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指对本单位和国家具有长远保存价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案。3.档案保管期限的划分应严格按照国家有关规定执行，不得擅自更改。（四）档案清查1.档案馆应定期对档案进行清查，确保档案的完整、准确和安全。2.清查内容包括档案数量、保管状况、利用情况等。3.清查结果应形成报告，对发现的问题及时进行处理。五、档案鉴定（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限规定为依据。2.全面分析档案的现实利用价值和历史保存价值。3.确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案馆负责人、业务骨干等组成。2.鉴定工作小组负责制定鉴定方案，组织实施鉴定工作，审核鉴定结果等。（三）鉴定方法1.通过查阅档案内容、分析档案形成背景、了解档案利用情况等方式，对档案进行综合评估。2.参考国家有关档案保管期限表和鉴定标准，结合本单位实际情况，确定档案的保管期限。（四）鉴定程序1.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查。2.根据鉴定结果，提出档案存毁意见，填写档案鉴定意见书。3.档案鉴定意见书经档案馆负责人审核后，报本单位主管领导审批。4.对已失去保存价值的档案，按照规定进行销毁处理。六、档案利用（一）利用范围1.本单位内部各部门因工作需要查阅、利用档案。2.外单位因工作需要查阅、利用与本单位有关的档案。3.个人因合法权益需要查阅、利用本人相关档案。（二）利用手续1.本单位内部人员查阅、利用档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆办理查阅手续。2.外单位查阅、利用档案，需持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经档案馆负责人审核同意后，办理查阅手续。3.个人查阅、利用本人相关档案，需持有效身份证件，填写档案查阅申请表，经档案馆负责人审核同意后，办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅档案：档案馆应提供必要的查阅场所和设备，查阅人员应在规定的范围内查阅档案，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。2.借阅档案：借阅档案需经档案馆负责人批准，办理借阅手续，借阅期限不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、污损、丢失档案。3.出具档案证明：因工作需要出具档案证明的单位或个人，应填写档案证明申请表，并提供相关依据，档案馆经审核后出具档案证明。（四）利用登记1.档案馆应对档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用部门（人员）、利用内容、利用方式等。2.档案利用登记应及时、准确、完整，以便统计分析档案利用情况，为档案管理工作提供参考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化管理、网络化传输和智能化利用。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为各部门和社会提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合本单位的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：建立档案管理内部网络，实现档案信息的共享和传输。（三）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备完善的安全防护措施，确保档案信息的安全。2.档案数字化工作应严格按照相关标准和规范进行，确保数字化档案的质量。3.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，及时录入、更新档案信息。（四）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保电子档案与纸质档案的一致性。2.电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性。3.电子档案的利用应遵循相关规定，确保电子档案的合法使用。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的数量、新增档案数量、销毁档案数量等。2.档案利用情况统计：包括查阅档案人次、借阅档案人次、出具档案证明数量等。3.档案保管状况统计：包括档案完好率、破损率、丢失率等。（二）统计方法1.定期统计：档案馆应定期对档案数量、利用情况、保管状况等进行统计，形成统计报表。2.动态统计：对档案管理过程中的重要事项和突发事件进行及时统计，如档案移交、鉴定、销毁等。（三）统计分析1.对统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题。2.根据统计分析结果，提出改进档案管理工作的建议和措施。九、档案保密（一）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，制定档案保密制度，明确保密责任。2.对档案管理人员进行保密教育，提高保密意识，防止档案信息泄露。（二）保密措施1.档案库房应设置保密设施，如门禁系统、监控设备等。2.档案查阅、利用场所应进行隔离，防止无关人员进入。3.对涉及国家机密、商业秘密等敏感档案，应采取特殊的保密措施，如专人保管、限制查阅范围等。（三