心理咨询室档案保管制度

PAGE心理咨询室档案保管制度一、总则（一）目的为加强心理咨询室档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，保障心理咨询工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本心理咨询室在业务活动中形成的各类档案资料，包括但不限于咨询记录、来访者信息、心理评估报告、培训资料、科研资料等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映心理咨询工作的实际情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与心理咨询业务相关的各类资料，确保档案的完整性。3.保密性原则：严格保护来访者的隐私和个人信息，对档案资料进行妥善保管，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家法律法规和行业标准，确保档案管理的规范化、标准化。二、档案管理职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门或指定专人负责心理咨询室档案管理工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉心理咨询业务流程，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。（二）心理咨询师心理咨询师在咨询工作结束后，应及时将咨询记录、评估报告等相关资料提交给档案管理人员，并确保资料的准确性和完整性。同时，应配合档案管理人员做好档案管理工作，遵守档案查阅和使用规定。（三）其他相关人员其他参与心理咨询工作的人员，如实习生、助手等，应按照档案管理要求，及时将各自工作中产生的相关资料移交档案管理人员，并协助做好档案管理工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.咨询记录：包括首次咨询记录、后续咨询记录、咨询总结等，记录内容应涵盖来访者基本信息、咨询问题、咨询过程、干预措施及效果等。2.来访者信息：包括来访者个人资料、联系方式、转诊记录、知情同意书等。3.心理评估报告：如智力测试、人格测试、心理健康评估等报告。4.培训资料：心理咨询师参加的各类培训课程资料、学习笔记等。5.科研资料：心理咨询室开展的科研项目相关资料，如研究方案、调查问卷、数据统计分析结果等。6.其他相关资料：如会议记录、工作总结、案例讨论记录等。（二）收集要求1.心理咨询师应在咨询工作完成后的规定时间内，将相关资料整理齐全后提交给档案管理人员。2.提交的资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，确保能够准确反映咨询工作情况。3.对于电子文档资料，应按照统一命名规则进行命名，并妥善保存原始文件和备份文件。（三）整理方法1.分类：按照档案内容的性质和类别，将档案分为咨询档案、评估档案、培训档案、科研档案等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应体现档案类别、年份和顺序号等信息。3.编目：编制档案目录，详细记录档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，便于快速查找和核对档案。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理人员应按照档案整理方法，对收集到的档案资料进行分类、编号和编目后，及时进行归档。2.归档的档案应放置在专门的档案柜或存储设备中，确保档案存放有序，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在安全可靠的服务器或存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.咨询档案：一般保管期限为[X]年，自咨询结束之日起计算。对于涉及重大案件或具有长期跟踪价值的咨询档案，保管期限可适当延长。2.评估档案：保管期限为[X]年，自评估报告出具之日起计算。3.培训档案：保管期限为[X]年，自培训结束之日起计算。4.科研档案：按照科研项目管理要求确定保管期限，一般不少于[X]年。5.其他档案：根据档案性质和实际需要确定保管期限。（三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全保管。3.定期对档案保管场所进行检查和维护，及时发现和处理存在的问题。五、档案查阅与使用（一）查阅权限1.心理咨询师因工作需要查阅本人咨询档案的，应填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。2.其他人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，说明查阅目的和范围，经心理咨询室负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。查阅涉及来访者隐私的档案时，应严格遵守保密规定，不得泄露来访者信息。3.外部单位或个人因司法、行政等工作需要查阅档案的，应出具相关证明文件，经心理咨询室负责人审核同意，并报上级主管部门批准后，按照规定程序查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交给档案管理部门。2.档案管理部门负责人对申请表进行审核，批准后安排档案管理人员提供档案。3.查阅人员在档案管理人员指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）使用规定1.档案资料仅供查阅和内部研究使用，未经心理咨询室负责人批准，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。2.因工作需要复制档案资料的，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容和用途，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案资料应加盖档案管理部门印章，并按照档案保管要求进行保管。3.对于涉及来访者隐私的档案资料，在使用过程中应采取严格的保密措施，防止信息泄露。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得向无关人员泄露来访者信息和档案内容。2.在档案查阅、使用过程中，涉及来访者隐私的信息应严格保密，不得擅自传播或用于其他非工作目的。3.对档案保管场所进行严格管理，限制无关人员进入，确保档案安全。4.定期对档案管理人员进行保密教育和培训，提高保密意识和技能。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案保管场所、存储设备等的安全管理，防止档案丢失、被盗、损坏等情况发生。2.安装必要的安全监控设备，对档案保管场所进行实时监控，确保档案安全。对监控记录应妥善保存，保存期限不少于[X]天。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、内容等是否相符，发现问题及时处理。4.制定档案应急预案，应对可能发生的自然灾害、火灾、盗窃等突发事件。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应急处置能力。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且无继续保存价值的。2.因其他原因需要销毁的档案，如档案内容涉及保密事项已解密，且经相关部门批准的。（二）销毁程序1.档案管理人员定期对保管期满或需要销毁的档案进行清理，编制《档案销毁清单》，详细记录档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.将《档案销毁清单》提交给档案管理部门负责人审核，审核通过后报心理咨询室负责人批准。3.批准后的《档案销毁清单》应一式两份，一份留存档案管理部门，一份交销毁执行部门。4.销毁执行部门按照批准的《档案销毁清单》对档案进行销毁。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁结束后，监督人员应在《档案销毁清单》上签字确认。