某街道档案管理制度建设

PAGE某街道档案管理制度建设一、总则（一）目的为加强某街道档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在街道各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于某街道机关各部门、各社区及所属企事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道设立专门的档案管理机构，对全街道的档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实完整原则档案的形成应真实反映街道各项工作的实际情况，保证档案内容的完整性，不得擅自篡改、销毁档案。3.方便利用原则档案管理工作应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，为街道工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构街道设立档案管理办公室，作为全街道档案管理的职能部门，负责档案管理的日常工作。（二）职责分工1.档案管理办公室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施街道档案管理制度。负责接收、收集、整理、保管街道各类档案，确保档案的安全与完整。开展档案的鉴定、统计、编研等工作，为街道各项工作提供档案信息服务。指导各部门、各社区及所属企事业单位的档案管理工作，组织档案业务培训。负责档案管理设施设备的配备、维护和管理。2.各部门、各社区及所属企事业单位职责负责本部门、本社区及所属企事业单位档案的收集、整理、立卷和归档工作，并定期向街道档案管理办公室移交。明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，确保档案工作的正常开展。配合街道档案管理办公室做好档案的鉴定、统计、编研等工作，积极提供档案利用服务。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.街道党工委、办事处形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告等。2.街道各部门在履行职能过程中形成的文件、报表、统计资料、合同协议、业务档案等。3.街道所属社区在社区建设、社区服务、社区管理等工作中形成的文件、资料、台账等。4.街道所属企事业单位在生产经营、财务管理、人事管理等方面形成的文件、档案。5.街道举办的各类活动、重大事件形成的文件、照片、录像等资料。6.上级机关下发的与街道工作相关的文件、指示、批复等。（二）收集要求1.各部门、各社区及所属企事业单位应按照档案收集范围，及时收集本部门、本单位形成及上级机关下发的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，严禁使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成归档工作。2.重大活动、重大事件形成的文件材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时归档。（四）归档程序1.各部门、各社区及所属企事业单位的档案管理人员对收集到的文件材料进行分类整理，按照档案管理的要求进行组卷、编目、装订。2.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交街道档案管理办公室。3.街道档案管理办公室对移交的档案进行检查验收，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。年度：以文件形成的自然年度为依据进行分类。保管期限：分为永久、定期（30年和10年）。机构（问题）：根据街道的部门设置和工作职能，将文书档案分为党群工作类、行政事务类、经济发展类、社会事务类等类别。2.科技档案按照项目专业阶段进行分类。项目：以街道承担的各类工程项目、科研项目等为单位进行分类。专业：根据项目涉及的专业领域，如工程技术、环境保护、信息技术等进行分类。阶段：分为项目前期、项目实施、项目竣工验收等阶段。3.会计档案按照年度形式进行分类。年度：以会计年度为依据进行分类。形式：分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。4.声像档案按照载体形式文件内容进行分类。载体形式：分为照片、录音、录像等类别。文件内容：根据声像档案所反映的具体内容，如会议活动、工作场景、重大事件等进行分类。5.实物档案按照实物类别年度进行分类。实物类别：分为奖牌、奖杯、证书、锦旗等类别。年度：以实物获得或制作的年度为依据进行分类。（三）编号与编目1.档案编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。文书档案编号格式为：年度+保管期限+流水号；科技档案编号格式为：项目编号+专业代码+阶段代码+流水号；会计档案编号格式为：年度+形式代码+流水号；声像档案编号格式为：载体形式代码+年度+流水号；实物档案编号格式为：实物类别代码+年度+流水号。2.编目编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录，便于查询和利用。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.街道档案管理办公室应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。（二）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别的档案应分开存放，并在档案柜上标明类别标识。2.档案应排列有序，便于查找和利用。档案密集架应定期进行检查和维护，确保档案存放安全。（三）保管期限档案的保管期限应根据国家有关规定和档案的实际价值确定，分为永久、定期（30年和10年）。（四）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理办公室组织相关人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。2.鉴定小组应根据档案的保存价值、历史意义、利用情况等因素，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经街道分管领导批准后，由档案管理办公室指定专人进行销毁，并在销毁清册上签字确认。（五）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全与完整。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。3.加强对电子档案的管理，定期进行备份，防止数据丢失。六、档案的利用与服务（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本制度的规定，确保档案利用的合法性。2.方便快捷原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供方便快捷的服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，应严格遵守保密制度，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.街道机关各部门在工作中需要查阅档案的。2.社区居民因办理相关事务需要查阅档案的。3.其他单位或个人因工作需要查阅档案的，应按照规定办理查阅手续。（三）利用手续1.街道机关各部门查阅档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理办公室查阅。2.社区居民查阅档案，应持本人有效身份证件，到社区档案管理点提出查阅申请，经社区负责人签字同意后，由社区档案管理人员陪同到街道档案管理办公室查阅。3.其他单位或个人查阅档案，应持单位介绍信或个人有效身份证件，填写档案查阅申请表，经街道档案管理办公室负责人批准后，方可查阅。（四）利用方式1.查阅利用者可在档案管理办公室查阅档案原件，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经街道档案管理办公室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过15天，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损档案，按时归还档案。3.复制利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经街道档案管理办公室负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制件应加盖档案管理办公室印章，并注明出处。（五）档案统计与编研1.档案统计建立档案统计制度,定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，为档案管理工作提供数据支持。2.档案编研根据街道工作需要，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为街道各项工作提供参考依据。七、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对库存档案进行全面数字化扫描，确保档案图像清晰、完整。2.建立档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的集中管理。（三）信息化管理系统功能1.档案录入与管理功能实现档案的在线录入、修改、删除、查询等功能，确保档案信息的准确性和及时性。2.检索功能提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、责任者等进行检索，方便利用者快速查找所需档案。3.利用审批功能对档案利用申请进行在线审批，提高审批效