节能档案资料管理制度

PAGE节能档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司节能档案资料管理，确保节能工作的规范化、科学化，提高能源利用效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内与节能工作相关的各类档案资料的管理，包括但不限于节能规划、能源消耗统计报表、节能技术改造项目资料、节能设备运行记录等。（三）管理原则1.真实性原则：档案资料应如实反映公司节能工作的实际情况，确保数据准确、内容真实。2.完整性原则：涵盖节能工作的各个方面，保证档案资料的全面性和系统性。3.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行管理，确保档案资料的规范性和一致性。4.保密性原则：对涉及公司商业机密和敏感信息的节能档案资料，严格保密，防止泄露。二、管理职责（一）节能管理部门1.负责制定和完善节能档案资料管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门做好节能档案资料的收集、整理、归档工作。3.负责对节能档案资料进行分类、编号、存储和保管，确保档案资料的安全和完整。4.定期对节能档案资料进行清查和盘点，及时发现和解决存在的问题。5.按照规定提供节能档案资料的查阅、借阅服务，并做好记录。（二）各部门1.负责本部门节能档案资料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交至节能管理部门。2.明确专人负责节能档案资料的管理，确保资料的及时、准确和完整。3.配合节能管理部门做好节能档案资料的清查、盘点等工作。三、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.节能规划与计划：公司年度、季度节能工作计划、节能目标责任书、节能技术改造规划等。2.能源消耗数据：水、电、气、煤等能源的消耗统计报表、能源计量器具台账及检定记录等。3.节能技术与措施：节能技术研发资料、节能设备选型与采购文件、节能改造项目可行性研究报告、设计方案、施工图纸、竣工验收资料等。4.节能宣传与培训：节能宣传活动资料、员工节能培训教材、培训记录等。5.节能考核与奖惩：节能考核制度、考核结果记录、节能奖励文件及发放记录等。6.其他相关资料：与节能工作有关的会议纪要、调研报告、上级部门下发的节能文件等。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时收集本部门的节能档案资料，并确保资料的真实性和完整性。2.对于重要的节能文件和资料，应进行原件收集；对于无法收集原件的，可收集复印件，并注明原件存放处。3.收集的节能档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类：按照节能档案资料的类别和性质，分为节能规划类、能源消耗类、节能技术类、节能宣传培训类、节能考核奖惩类等。2.编号：对每一类节能档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：将整理好的节能档案资料按照顺序进行装订，确保资料的整齐和牢固。4.编目：编制节能档案资料目录，目录应包括资料名称、编号、日期、来源等信息，以便快速检索和查阅。四、档案资料的归档与存储（一）归档流程1.各部门将整理好的节能档案资料移交至节能管理部门。2.节能管理部门对移交的档案资料进行审核，审核无误后进行归档。3.归档后的节能档案资料应按照类别和编号顺序存放，并建立相应的档案台账。（二）存储方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，对纸质节能档案资料进行分类存放，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.电子档案：建立电子节能档案数据库，对电子档案资料进行分类存储，并定期进行备份，确保数据的安全和完整。（三）存储期限1.节能规划与计划、能源消耗统计报表等重要档案资料应长期保存。2.节能技术改造项目资料、节能设备运行记录等档案资料应保存至项目结束后[X]年。3.其他一般性节能档案资料可根据实际情况确定保存期限，但不得少于[X]年。五、档案资料的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅节能档案资料的，应填写《节能档案资料查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到节能管理部门查阅。2.查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案资料带出档案库房。如需复印或摘录部分内容，应经节能管理部门负责人批准。3.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、标记、污损或撕毁。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅节能档案资料的，应填写《节能档案资料借阅申请表》，并提供有效证明文件，经公司主管领导批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于其他非借阅目的。归还时，应确保档案资料的完整和无损。六、档案资料的保密与安全（一）保密措施1.根据档案资料的密级，采取相应的保密措施，如设置保密标识、限制查阅范围等。2.对涉及公司商业机密和敏感信息的节能档案资料，严格限制知悉范围，并与相关人员签订保密协议。3.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，防止泄密事件的发生。（二）安全管理1.定期对档案库房进行安全检查，确保防火、防潮、防虫、防盗等设施的正常运行。2.加强对电子档案数据库的安全管理，设置必要的用户权限和密码，防止数据泄露和被篡改。七、档案资料的销毁（一）销毁条件1.超过保存期限且已无保存价值的节能档案资料。2.因保管不善导致损坏、变质且无法修复的档案资料。（二）销毁程序1.由节能管理部门提出档案资料销毁申请，填写《节能档案资料销毁申请表》，注明销毁档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并附上详细的清单。2.经公司主管领导批准后，由节能管理部门会同相关部门组成销毁小组，对拟销毁的档案资料进行现场销毁。3.销毁过程应进行记录，记录内容包括销