电瓶车管理档案制度

PAGE电瓶车管理档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织内电瓶车的规范管理，保障员工生命财产安全，维护公司/组织正常的工作秩序，特制定本电瓶车管理档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有使用电瓶车的员工、外来人员以及公司/组织所管辖区域内停放的电瓶车。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将电瓶车使用安全放在首位，确保不发生因电瓶车使用、停放等引发的安全事故。2.规范管理原则：依据相关法律法规和行业标准，对电瓶车的购置、使用、维护、停放等环节进行全面、细致、规范的管理。3.责任明确原则：明确各部门、各岗位在电瓶车管理中的职责，做到责任到人。二、电瓶车档案管理职责（一）管理部门公司/组织的安全管理部门为电瓶车管理档案的归口管理部门，负责制定、完善和监督执行本制度，建立统一的电瓶车管理档案体系。（二）使用部门各使用电瓶车的部门负责本部门员工电瓶车档案的收集、整理和初步审核，并配合安全管理部门做好相关工作。（三）档案管理人员职责1.负责电瓶车档案的建立、更新、保管和查阅工作。2.确保档案信息的准确、完整和安全，定期对档案进行整理和归档。3.根据管理需要，及时提供相关档案资料，为电瓶车管理决策提供依据。三、电瓶车档案内容（一）基本信息档案1.电瓶车购置信息品牌、型号、车架号、电机号。购置时间、购置价格、购置渠道。发票号码及复印件。2.使用者信息所属部门、姓名、性别、联系方式。员工入职时间、岗位信息。3.车辆使用状态信息日常使用区域、使用频率。是否用于公司/组织业务活动，如有，详细记录业务活动内容、时间、地点等。（二）维护保养档案1.定期维护记录每次定期维护的时间、维护项目（如刹车系统检查、轮胎气压检测、电池保养等）。维护人员签名及维护结果说明。2.故障维修记录故障发生时间、故障现象描述。维修时间、维修内容、更换零部件清单。维修人员签名及维修费用明细。3.保养计划及执行情况年度保养计划，明确各阶段保养项目、时间节点。实际执行情况记录，对比计划与实际执行的差异及原因分析。（三）安全检查档案1.日常安全检查记录每日安全检查的时间、检查人员。检查项目及结果（如车辆外观是否完好、刹车是否灵敏、灯光是否正常等）。对发现问题的处理情况记录。2.专项安全检查记录针对特殊情况（如恶劣天气后、重大活动前等）进行专项安全检查的记录。检查重点内容、发现问题及整改措施、整改期限和整改责任人。3.安全检查总结分析定期对安全检查情况进行总结，分析安全隐患产生的原因及规律。提出改进安全管理的建议和措施，形成安全检查分析报告。（四）事故档案1.事故发生记录事故发生时间、地点、经过。事故造成的人员伤亡情况、财产损失情况。2.事故调查记录事故调查人员、调查时间。事故原因分析（包括直接原因、间接原因）。事故责任认定情况，明确事故责任人和责任比例。3.事故处理记录对事故责任人的处理决定（如警告、罚款、辞退等）。事故整改措施及落实情况，防止类似事故再次发生。四、电瓶车档案建立与更新（一）档案建立流程1.新购置电瓶车使用部门填写《电瓶车购置信息登记表》，附上购置发票复印件等资料，提交至安全管理部门。安全管理部门审核购置信息无误后，为电瓶车建立基本信息档案，并分配唯一的档案编号。2.新员工入职使用电瓶车员工向所在部门提出申请，部门负责人审核同意后，填写《电瓶车使用申请表》，提交至安全管理部门。安全管理部门根据申请信息，为员工建立电瓶车使用档案，记录相关信息，并发放电瓶车使用标识。（二）档案更新流程1.基本信息变更电瓶车使用者的部门、姓名、联系方式等基本信息发生变更时，由使用者所在部门填写《电瓶车信息变更申请表》，提交至安全管理部门。安全管理部门审核后，及时更新档案中的相关信息。2.维护保养信息更新每次维护保养工作完成后，维护人员将维护记录详细填写在《电瓶车维护保养记录单》上，并提交至安全管理部门。档案管理人员及时将维护保养信息录入档案系统，更新维护保养档案。3.安全检查信息更新安全检查人员在完成检查后，将检查结果记录在《电瓶车安全检查记录单》上，交至安全管理部门。档案管理人员根据检查记录，更新安全检查档案，并对发现的问题进行跟踪处理。4.事故信息更新事故发生后，事故调查处理小组应及时将事故相关信息填写在《电瓶车事故记录单》上，提交至安全管理部门。安全管理部门按照事故处理流程，更新事故档案，并将事故处理结果反馈至相关部门和人员。五、电瓶车档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司/组织内部人员因工作需要查阅电瓶车档案的，需填写《电瓶车档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，提交至安全管理部门。2.安全管理部门审核申请表后，安排档案管理人员提供查阅服务，并做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容及查阅用途等。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或进行涂改、损毁等行为。查阅完毕后，应及时归还档案。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅电瓶车档案的，需填写《电瓶车档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和安全管理部门负责人签字批准后，方可借阅。审批表应留存安全管理部门备案。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向安全管理部门提出申请并说明原因，经批准后方可延长。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记、涂改或损坏。借阅期满后，应按时归还档案。如档案在借阅期间发生丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。六、电瓶车档案保管与销毁（一）保管要求1.电瓶车档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应分类存放于专用档案柜中，确保档案存放有序、便于查找。电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。2.档案保管期限应符合相关法律法规和行业标准要求。一般情况下，电瓶车基本信息档案、维护保养档案、安全检查档案应长期保存；事故档案应根据事故性质和严重程度确定保管期限，一般不少于[X]年。3.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件，确保档案的安全与完整。（二）销毁规定1.对于超过保管期限且无保存价值的电瓶车档案，由安全管理部门提出销毁申请，填写《电瓶车档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.销毁申请经公司/组织分管领导批准后，由安全管理部门会同相关部门组成销毁小组，对档案进行集中销毁