种植合作社档案管理制度

PAGE种植合作社档案管理制度一、总则（一）目的为加强本种植合作社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本种植合作社各部门及全体成员在各项生产、经营、管理活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所指档案是种植合作社在种植生产、技术研发、市场营销、财务管理、人力资源管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则本合作社档案由综合档案室集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映合作社各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则档案应涵盖合作社活动的各个方面，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密规定，对涉及合作社商业秘密、技术秘密等重要档案进行保密管理。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善本合作社档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理合作社各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作。3.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全与完整。4.建立档案检索系统，方便档案的查询利用，为合作社各项工作提供档案信息支持。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。6.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）各部门档案管理员1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类工作，并定期向综合档案室移交。2.协助综合档案室做好档案的查询、借阅等服务工作。3.负责本部门档案的日常保管，确保档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.种植生产类包括种植计划、种植方案、田间管理记录、病虫害防治记录、农产品收获记录等。2.技术研发类科研项目申报书、研究报告、技术试验记录、新品种引进与培育资料等。3.市场营销类市场调研报告、销售合同、客户信息、广告宣传资料等。4.财务管理类财务预算、会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.人力资源管理类员工档案、招聘记录、培训资料、绩效考核记录等。6.行政管理类合作社章程、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。7.其他类与合作社相关的荣誉证书、资质证明、对外合作协议等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.档案形成部门应在档案形成后及时整理，按照档案类别进行分类，确保档案资料齐全、完整、准确。3.对重要活动、重大项目形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案记录的连续性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为种植生产、技术研发、市场营销、财务管理、人力资源管理、行政管理等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别与管理。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，以便于档案的查询与检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保存和查阅。装订时应注意保持档案的原貌，避免损坏档案内容。四、档案的保管（一）保管场所综合档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件的专用库房，库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。同时，应建立纸质档案目录索引，方便快速检索。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。电子档案应按照分类目录进行存储，同时建立电子档案索引数据库，便于查询利用。3.声像档案应按照载体类型分别存放，并进行编目。声像档案应定期进行检查，确保其完整性和可读性。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映合作社主要职能活动和历史面貌的，对合作社发展有长远利用价值的档案，如合作社章程、重大决策文件、重要合同协议等。2.长期保管的档案在较长时间内对合作社工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为15年至50年。如种植生产记录、技术研发资料、财务报表等。3.短期保管的档案在较短时间内对合作社工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年以下。如一般性的会议记录、临时性的工作计划等。（四）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况清晰准确。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级领导报告。3.清查结果应形成报告，对档案管理中存在问题提出改进措施和建议。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应遵守国家法律法规和本合作社档案管理制度的规定。2.服务为本原则以满足合作社各项工作需要为出发点，为成员和相关部门提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，应确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅合作社成员和相关部门因工作需要可到综合档案室查阅档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅确因工作需要长期使用档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.复制根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案应经综合档案室负责人批准，并注明复制用途。（三）利用审批1.查阅档案一般档案查阅由综合档案室档案管理员负责审批，重要档案查阅需经综合档案室负责人批准。2.借阅档案借阅档案需填写借阅申请表，经所在部门负责人审核，综合档案室负责人批准后方可借阅。3.复制档案复制档案需填写复制申请表，经综合档案室负责人批准后方可复制。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的历史观点，从合作社的实际出发，准确判定档案的价值，确保既不丢失有价值的档案，又不保留无保存价值的档案。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.分析比较法将档案与同类档案进行比较，分析其在内容、形式、历史背景等方面的异同，确定其价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案销毁清册经综合档案室负责人审核，合作社领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人应在销毁清册上签字确认。4.已销毁的档案应在档案目录中注明“已销毁”字样，并永久保存销毁清册。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，建立数字化档案数据库。2.档案信息系统建设开发或选用适合本合作社的档案管理信息系统，实现档案的在线录入、查询、借阅、统计等功能。3.数据安全管理建立数据备份与恢复机制，确保档案数据的安全。加强对档案信息系统的安全防护，防止数据泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.档案数字化应保证数据的准确性和完整性，扫描分辨率