计生站文书档案管理制度

PAGE计生站文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强计生站文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于计生站各科室在工作中形成的各类文书档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：计生站文书档案由站综合档案室集中统一管理，各科室应积极配合档案室做好档案的收集、整理和移交工作。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映计生站各项工作的实际情况，确保档案信息的准确性。3.完整系统原则：档案应全面涵盖计生站工作的各个方面，保持档案的完整性和系统性。4.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案信息不泄露，同时严格遵守国家有关保密法律法规。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善计生站文书档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管和统计计生站各类文书档案，确保档案的齐全完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅利用。4.对档案进行鉴定，定期销毁已失去保存价值的档案，并做好销毁记录。5.负责档案的信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全站人员的档案意识和业务素质。（二）各科室职责1.负责本科室文书材料的收集、整理和归档工作，确保材料的齐全完整，并按规定时间移交综合档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本科室档案工作的日常管理，指导本科室人员正确形成和积累档案材料。3.积极配合综合档案室做好档案的查阅、利用和统计工作，如实提供相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与计生站工作相关的文件、指示、通知等。2.计生站制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.计生站召开的各类会议的文件、记录、纪要等。4.计生站开展业务工作形成的各类业务文件、资料、台账等。5.计生站与其他单位签订的合同、协议、函件等。6.计生站工作人员的任免、奖惩、考核等人事文件。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应及时收集本科室工作中形成的各类文件材料，确保材料的真实性、完整性和准确性。2.对收集到的文件材料，应进行分类整理，剔除重复、无用的材料。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。（三）整理方法1.文书档案按年度保管期限机构（问题）进行分类。2.年度分类：将档案按形成年度进行划分。3.保管期限分类：保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）。4.机构（问题）分类：根据文件材料的内容和来源，按站内各科室或问题进行分类。5.卷内文件材料应按排列顺序依次编号，编号应清晰、准确。6.卷内文件材料应编制页号，标注在文件材料的右上角或右下角。7.卷内文件材料应填写卷内目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。8.卷内文件材料应装订整齐，采用三孔一线的方法装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。四、档案的归档与移交（一）归档要求1.各科室兼职档案员应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并向综合档案室移交。2.移交的档案应符合整理要求，做到分类准确、排列有序、编目规范、装订整齐。3.档案移交时，应填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认，各执一份。（二）移交程序1.各科室兼职档案员将整理好的档案及档案移交清单送至综合档案室。2.综合档案室对移交的档案进行核对验收，如发现问题，应及时通知移交科室进行整改。3.经核对验收合格的档案，由综合档案室接收并办理归档手续。五、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管期限1.永久保管的档案：凡是反映计生站主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映计生站一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管的档案：凡是反映计生站短期工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。（三）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，如发现问题，应及时采取措施进行处理。3.清查结束后，应填写档案清查报告，报站领导审阅。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.站内工作人员因工作需要查阅档案的，可在综合档案室查阅。2.外单位因工作需要查阅计生站档案的，须持单位介绍信，经站领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.综合档案室工作人员根据查阅登记表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏，如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室工作人员同意。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还综合档案室，并在查阅登记表上签字确认。（三）利用规定1.档案的利用应严格遵守国家有关法律法规和保密规定，确保档案信息不泄露。2.未经站领导批准，不得将档案提供给无关人员查阅或利用。3.档案利用过程中形成的各类记录、证明等材料，应及时归档保存。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则。2.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行科学鉴定，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由站领导、综合档案室人员及相关科室负责人组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映计生站的主要职能活动和基本历史面貌。2.档案的保存价值，包括对本单位、国家和社会的利用价值。3.档案的保管期限是否合理。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、文号、责任者、日期、保管期限、销毁原因等内容。3.档案销毁清册经站领导审核批准后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁过程中，应填写档案销毁记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人等信息，销毁记录应与档案销毁清册一并保存。八、档案的统计与信息化管理（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应定期报送站领导，并抄送相关科室。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）信息化管理1.推进档案信息化建设，逐步实现档案的数字化管理。2.建立档案数据库，将档案目录及部分