国地税征管档案管理制度

PAGE国地税征管档案管理制度一、总则（一）目的为了加强国地税征管档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保征管档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及税收征管行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于国地税系统各级征管部门在税收征收管理过程中形成的各类档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：国地税征管档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或人员负责，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则：征管档案应如实反映税收征管业务活动的全过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则：采取有效措施确保征管档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为税收征管工作提供及时、有效的档案信息支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置国地税应设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员。档案管理部门可根据实际情况，在内部设置档案收集整理组、档案保管组、档案利用组等工作岗位，明确各岗位职责。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定和修订国地税征管档案管理制度，并组织实施。2.档案收集与整理：负责接收、收集税收征管业务活动中形成的各类档案资料，按照规定的分类标准和整理方法进行整理、编目，确保档案资料的有序存放。3.档案保管：建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，对档案进行妥善保管，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的安全。4.档案利用服务：为税收征管工作提供档案查阅、借阅等利用服务，根据工作需要及时准确地提供档案信息，做好档案利用登记和统计工作。5.档案信息化建设：推进征管档案信息化管理，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和水平。6.档案鉴定与销毁：按照规定的程序和标准，定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见，经批准后对已失去保存价值的档案进行销毁。7.业务指导与培训：对国地税系统内各部门的档案管理工作进行业务指导，组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。（三）档案管理人员职责1.档案收集整理人员职责负责接收和收集各类税收征管档案资料，对接收的档案进行初步审核，确保档案资料的齐全、完整。按照档案整理规范，对收集的档案进行分类、编号、装订、编目等整理工作，编制档案目录和检索工具。及时将整理好的档案移交档案保管人员，并办理交接手续。2.档案保管人员职责负责档案的入库保管，按照档案保管要求，对档案进行科学存放，确保档案的安全。定期对档案进行检查、清点，发现问题及时报告并采取措施进行处理。做好档案库房的日常管理工作，保持库房清洁、整齐、通风良好，防止档案霉变、虫蛀、鼠咬等。负责档案的出入库登记和统计工作，严格按照规定办理档案借阅、归还手续。3.档案利用人员职责负责为税务人员提供档案查阅、借阅等利用服务，按照规定办理档案利用手续，登记利用情况。根据利用需求，准确、快速地查找和提供档案资料，做好档案利用记录和反馈工作。对档案利用过程中发现的问题及时向档案管理部门报告，并协助进行处理。三、档案的收集与整理（一）收集范围国地税征管档案收集范围包括但不限于以下几类：1.税务登记类：纳税人税务登记申请表、营业执照副本、组织机构代码证、法定代表人身份证明等相关资料。2.纳税申报类：纳税申报表、财务报表、税控装置开具的发票存根联等纳税申报资料。3.税款征收类：完税凭证、税收缴款书、减免税审批文件等税款征收相关资料。4.税务检查类：税务检查通知书、检查工作底稿、税务处理决定书、税务行政处罚决定书等税务检查资料。5.发票管理类：发票领购簿、发票开具清单、发票缴销登记表等发票管理资料。6.其他类：税收征管过程中形成的各类文件、报告、记录、协议等其他相关资料。（二）收集要求1.及时收集：各部门应在税收征管业务活动结束后，及时将形成的档案资料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性。2.齐全完整：档案资料应齐全完整，符合档案管理要求，不得遗漏重要信息或关键资料。3.真实准确：档案内容应真实反映税收征管业务实际情况，数据准确无误，签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类标准：按照税收征管业务流程和档案内容属性，将征管档案分为税务登记、纳税申报、税款征收、税务检查、发票管理等类别，每个类别下再根据具体业务内容进行细分。2.编号规则：对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用“年度+类别代码+顺序号”的方式，例如：2023SJ001，表示2023年度税务检查类第1份档案。3.装订要求：对纸张规格不一致、破损或易散失的档案资料进行整理装订，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装方式，不得使用金属钉等易生锈的装订材料。4.编目内容：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、年度、保管期限、页数、备注等内容。同时，根据档案内容编制检索工具，如索引、电子目录等，方便档案的查找和利用。四、档案的保管（一）保管期限国地税征管档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为30年、10年。具体保管期限按照以下规定执行：1.永久保管：涉及国家机密、重大税收违法案件、重要税收政策文件等具有长远查考利用价值的档案。2.30年保管：税务登记、纳税申报、税款征收等主要税收征管业务活动中形成的具有一定查考利用价值的档案。3.10年保管：一般性税务检查、发票管理等业务活动中形成的档案资料。（二）保管设施1.档案库房：应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房面积应根据档案数量和发展需求合理确定，确保档案有足够的存放空间。2.档案装具：配备符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。3.温湿度控制设备：安装温湿度调节设备，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间，确保档案保存环境适宜。4.消防设备：配备必要的消防设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查和维护，确保消防设备完好有效。5.安全监控设备：安装安全监控系统，对档案库房进行实时监控，防止未经授权人员进入库房，保障档案安全。（三）保管措施1.入库管理：档案整理完毕后，档案保管人员应及时将档案入库，并按照编号顺序排列存放，确保档案存放有序。2.定期检查：档案保管人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。发现问题及时记录并报告，采取相应措施进行处理。3.数字化备份：对重要的征管档案进行数字化备份，存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行数据校验和维护。数字化备份应与纸质档案内容一致，确保档案信息的可恢复性。4.档案迁移：因特殊原因需要迁移档案时，应制定详细的迁移方案，确保档案在迁移过程中的安全。迁移后，应对档案进行重新整理和核对，确保档案管理的连续性。5.档案修复：对破损、霉变、褪色等有损坏的档案，应及时进行修复。修复工作应遵循保持档案原貌的原则，采用适当的修复方法和材料进行处理。五、档案的利用（一）利用方式1.查阅：税务人员因工作需要可到档案管理部门查阅征管档案。查阅时，档案管理人员应按照规定提供档案资料，并做好查阅登记工作。2.借阅：确需将档案借出使用的，应填写借阅申请表，经本部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损档案，按时归还档案。3.复制：根据利用需求，税务人员可申请复制档案资料。档案管理人员应按照规定进行复制，并在复制件上加盖档案管理专用章，注明复制日期、份数等信息。（二）利用审批1.内部查阅审批：税务人员查阅本部门形成的征管档案，由本部门负责人审批；查阅其他部门形成的档案，需经档案形成部门负责人和档案管理部门负责人审批。2.借阅审批：借阅征管档案需经档案形成部门负责人、档案管理部门负责人和分管领导审批。涉及重要档案或机密档案的借阅，还需经单位主要领导审批。（三）利用登记与统计1.利用登记：档案管理部门应建立档案利用登记台账，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用部门、利用人员、档案编号、题名、利用方式、归还日期等。2.利用统计：定期对档案利用情况进行统计分析，形成档案利用统计报表。统计报表应包括档案利用数量、利用部门分布、利用方式比例等信息，为档案管理决策提供数据支持。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。（二）鉴定标准1.保管期限已满：对保管期限已满的档案，按照规定进行鉴定，确定是否仍具有保存价值。2.失去保存价值：档案内容已无查考利用价值，如已过时效的税务文件、已结清税款且无后续管理需求的纳税申报资料等，可鉴定为失去保存价值。3.重复或冗余：对内容重复、冗余的档案，经鉴定后可进行清理。（三）鉴定程序1.初步审查：档案管理部门根据档案保管期限，对到期档案进行初步审查，筛选出拟鉴定的档案清单。2.详细审查：鉴定工作小组对拟鉴定的档案进行详细审查，查阅档案内容，结合税收征管工作实际，综合判断档案的保存价值。3.提出意见：鉴定工作小组根据审查结果，提出档案存毁意见，填写档案鉴定意见书。存毁意见分为销毁、继续保存两种。4.审批确定：档案鉴定意见书经档案管理部门负责人、分管领导审核，报单位主要领导批准后确定档案的最终存毁情况。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对批准销毁的档案，档案管理部门应编制销毁清册，清册内容包括档案编号、题名、年度、保管期限、销毁原因等。2.清点核对：销毁前，档案保管人员应按照销毁清册对拟销毁档案进行清点核对，确保销毁档案与清册内容一致。