银行档案与保密管理制度

PAGE银行档案与保密管理制度一、总则（一）目的本制度旨在规范银行档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，同时加强保密管理，防止银行机密信息泄露，维护银行的合法权益和正常运营秩序。（二）适用范围本制度适用于银行各部门及全体员工在档案管理与保密工作中的行为。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及金融行业相关标准，确保档案管理与保密工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映银行业务活动，保证档案资料的完整性，不得遗漏或篡改重要信息。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全存储和保密，防止档案信息被非法获取、篡改或泄露。4.便捷利用原则：在确保安全保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为银行各项工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.制定和完善银行档案管理制度、流程和标准，并监督执行。2.负责银行各类档案的集中收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架存储等工作。3.建立档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案检索、查询和利用效率。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全与完整。5.组织开展档案鉴定、销毁工作，按照规定程序对已过保管期限或无保存价值的档案进行处理。6.为银行内部各部门提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。7.对档案管理人员进行培训和考核，提高其业务素质和管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理、立卷和初步保管工作，确保档案资料的真实、完整和及时归档。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，在使用档案后及时归还，并确保档案的安全与保密。4.配合档案管理部门开展档案鉴定、销毁等工作，提供相关资料和意见。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责义务，严格遵守档案管理各项制度和操作规程。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅登记等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.加强对档案管理信息系统的操作和维护，保证系统数据的准确、完整和安全。4.定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，严禁违规操作档案信息。6.积极参加档案管理培训，不断提高自身业务能力和综合素质。三、档案分类与编号（一）档案分类银行档案分为以下几大类：1.业务档案：包括公司业务、个人业务、金融市场业务、风险管理业务等各类业务活动中形成的档案资料，如贷款合同、存款凭证、交易记录、风险评估报告等。2.财务档案：涵盖银行财务核算、财务管理、审计监督等方面的档案，如会计凭证、财务报表、审计报告、税务资料等。3.人事档案：涉及员工招聘、培训、考核、晋升、薪酬福利等人事管理活动的档案，如员工简历、劳动合同、考核记录、薪酬明细等。4.行政档案：包括银行行政管理工作中产生的档案，如办公文件、会议纪要、规章制度、印章管理记录等。5.科技档案：有关银行信息系统建设、软件开发、网络维护等技术方面的档案，如系统设计文档、程序代码、测试报告、技术方案等。6.客户档案：记录银行与客户关系及客户相关信息的档案，如客户基本资料、业务往来记录、信用评级报告等。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，具体规则如下：1.年份：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，为每类档案设定特定的代码，如业务档案用“YW”表示，财务档案用“CW”表示等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，为每一份档案编制唯一的流水号，从“0001”开始依次递增。例如，一份2023年形成的业务档案，其编号为“2023YW0001”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责及时收集本部门在业务活动中产生的各类档案资料。2.档案资料应齐全、完整，包括纸质文件、电子文档、图表、声像资料等各种形式。3.对于重要业务档案，应在业务办理完毕后的规定时间内完成收集工作，确保档案的时效性。4.收集过程中，要对档案资料进行初步审核，剔除重复、无效或不符合要求的文件。（二）整理方法1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对纸质档案进行排序、编页、装订，确保页面整齐、牢固。3.对于电子档案，要按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的电子存储介质和文件夹中，同时建立相应的索引目录，便于查找和利用。4.编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，为档案的管理和查询提供便利。五、档案保管（一）保管场所1.银行应设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案，并设置明显的标识牌。（二）保管期限根据国家法律法规和银行实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、20年等。具体保管期限规定如下：1.永久保管档案：涉及银行重大权益、重要资产、关键业务的档案，如银行章程、营业执照、重大合同协议、重要财务报表等。具有历史查考价值的档案，如银行发展历程中的重要文件、大事记等。法律法规规定应永久保存的档案。2.定期保管档案：业务档案中，一般业务交易记录、客户资料等保管期限为5年至15年不等，具体根据业务性质和风险程度确定。财务档案中，会计凭证、账簿等保管期限为15年，财务报表等保管期限为10年。人事档案中，员工基本信息、劳动合同等保管期限为员工离职后5年，考核记录等保管期限为3年至5年。行政档案中，一般性文件保管期限为3年至5年，重要规章制度等保管期限为10年。科技档案中，系统设计文档、程序代码等保管期限为10年至20年，根据系统的生命周期和重要性确定具体期限。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、存放位置、保管期限等信息，做到账实相符。2.对档案进行定期盘点，每年至少进行一次全面盘点，确保档案数量准确、质量完好。发现问题及时查明原因，并采取相应的处理措施。3.对于电子档案，要定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。同时，要定期对电子档案进行维护和检查，确保其可读性和可用性。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.银行内部员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批意见，提供相应的档案供查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。3.查阅档案时，应在指定的查阅地点进行，查阅完毕后及时归还档案。如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请并说明原因，经批准后方可延期。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损、拆卷等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。七、档案保密管理（一）保密制度1.银行全体员工应严格遵守保密制度，自觉保守银行档案机密信息，不得泄露给任何无关人员。2.明确保密工作责任，各部门负责人为本部门保密工作的第一责任人，负责督促本部门员工履行保密义务。3.加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能，使其熟悉保密法律法规和银行保密制度要求。（二）保密措施1.对涉及银行机密的档案，应采取加密存储、限制访问权限等措施，确保档案信息在存储和传输过程中的安全。2.在档案查阅、借阅过程中，严格执行审批手续，限制接触人员范围，防止机密信息泄露。3.对档案管理工作中产生的废纸、废光盘等废弃物，应按照规定进行销毁处理，防止其中包含的机密信息被恢复和利用。4.严禁在连接互联网的计算机上存储、处理银行机密档案信息。如需在内部网络计算机上处理机密档案，应进行必要的安全防护，如安装杀毒软件、防火墙等。5.定期对保密制度的执行情况进行检查和评估，发现问题及时整改，对违反保密制度的行为进行严肃处理。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立由档案管理部门、业务部门、财务部门等相关人员组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据档案保管期限规定和银行实际情况，对到期档案进行逐卷鉴定，确定档案是否已过保管期限、是否仍有保存价值。3.对于涉及银行重要权益、尚未终结的业务或有法律纠纷的档案，即使已过保管期限，也应暂存保管，待相关事项处理完毕后再行鉴定。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细列出档案的编号、名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经鉴定小组组长审核签字后，报银行分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责档案销毁工作。销毁过