考场档案管理制度规范要求

PAGE考场档案管理制度规范要求一、总则（一）目的为加强考场档案管理，确保考试相关信息的完整、准确、安全与有效利用，保障各类考试工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织所举办的各类考试活动中涉及的考场档案管理工作，包括但不限于内部考核、资格认证考试、合作考试项目等。（三）基本原则1.真实性原则：考场档案应如实反映考试过程中的各项情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖考试组织、实施、结果等各个环节的相关资料，保证档案资料的全面性。3.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司/组织规定，对涉及考生个人隐私、考试机密等信息予以保密。4.规范性原则：档案的收集、整理、存储、查阅等工作应遵循统一的标准和规范。5.时效性原则：及时完成档案的各项工作，确保档案信息能在需要时及时提供参考。二、考场档案管理职责分工（一）考试组织部门1.负责考场档案管理工作的整体规划与协调，明确档案管理的流程与要求。2.组织实施考试过程中各类档案资料的收集工作，确保资料的完整性。3.对收集到的档案资料进行初步审核，保证资料的真实性与准确性。（二）档案管理人员1.具体负责考场档案的整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范性。2.按照规定的存储方式和期限，妥善保管考场档案，保证档案的安全。3.建立考场档案查阅登记制度，严格执行查阅审批流程，为有权限的人员提供查阅服务。4.定期对考场档案进行清查盘点，确保档案数量与内容的一致性。（三）监考人员1.在考试过程中，负责收集与考试现场相关的各类资料，如考场记录、考生异常情况报告等。2.及时将收集到的资料提交给考试组织部门或档案管理人员，确保资料的及时性。（四）其他相关部门及人员1.根据考试工作需要，配合提供相关的档案资料，如考生报名信息、考试成绩数据等。2.在各自职责范围内，遵守考场档案管理制度，维护档案管理工作的正常秩序。三、考场档案的收集与整理（一）收集范围1.考生报名资料：包括报名登记表、身份证明、学历证明、资格证书等复印件。2.考试安排资料：考试通知、考场编排表、监考人员安排表等。3.考试过程资料：考场记录、考生签到表、试卷发放与回收记录、考试异常情况记录（如作弊、违纪、突发事件等）、监考人员日志等。4.考试成绩资料：成绩单、成绩分析报告等。5.其他相关资料：如考试总结报告、考生反馈意见等。（二）收集要求1.各相关部门和人员应按照规定的时间和要求，及时将各自负责的档案资料提交至考试组织部门或档案管理人员。2.提交的档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章等手续完备。3.对于电子文档形式的资料，应确保格式规范、内容准确，并做好备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案资料的类别进行划分，如报名类、考试安排类、考试过程类、成绩类等。2.排序：在每一类档案中，按照时间顺序或重要程度等进行排序。3.编号：为便于管理和查找，对每一份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编目：编制档案目录，注明档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，以便快速检索。四、考场档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案：应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子档案：应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。3.存储位置应明确标识，便于查找和管理。（二）保管期限1.考生报名资料、考试安排资料等一般保管期限为考试结束后[X]年。2.考试过程资料、考试成绩资料等重要档案应长期保管。3.对于涉及法律纠纷或特殊情况的档案，应按照相关法律法规的要求确定保管期限。（三）保管要求1.定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.严格控制档案的借阅和使用，非经授权人员不得擅自进入档案存储区域。3.做好档案存储环境的管理，保持适宜的温度、湿度等条件。五、考场档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部相关工作人员因工作需要，经所在部门负责人审批后，可以查阅考场档案。涉及考生个人隐私的部分信息，如身份证号码、联系方式等，应严格限制查阅范围。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅考场档案的，必须经公司/组织高层领导批准，并签订保密协议后方可查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《考场档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人进行审批，审批通过后交档案管理人员。3.档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人应在规定的地点和时间内查阅档案，不得擅自将档案带出指定区域或进行复制、拍照等操作。如需复制部分档案内容，应另行申请并经审批同意。（三）利用规定1.考场档案仅供查阅人在申请范围内使用，不得用于其他非授权目的。2.查阅人应妥善保管查阅的档案资料，不得泄露档案内容，如因查阅人原因造成档案信息泄露的，应依法追究其责任。3.公司/组织鼓励对考场档案进行分析和研究，以总结考试工作经验，改进考试组织与管理，但在利用档案进行相关工作时，应确保不违反法律法规和公司/组织规定。六、考场档案的销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且不再具有保存价值的。2.因自然灾害、意外事故等原因导致档案损坏无法修复，且已履行相关审批手续的。3.法律法规规定需要销毁的其他情况。（二）销毁流程1.档案管理人员定期对到期或需要销毁的档案进行清理核对，编制《考场档案销毁清单》。2.将销毁清单提交至考试组织部门负责人审核，审核通过后报公司/组织高层领导批准。3.批准后，由档案管理人员会同相关人员在指定地点对档案进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称及数量等，并由参与销毁人员签字确认。4.对于电子档案的销毁，应采用专业的数据擦除工具，确保数据无法恢复。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对考场档案管理工作进行检查，确保档案管理工作符合制度要求。2.监督小组应检查档案的收集、整理、存储、查阅、销毁等环节的工作情况，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供相关档案资料和工作情况汇报。2.根据外部监督机构提出的意见和建议，及时改进考场档