镇政府档案安全管理制度

PAGE镇政府档案安全管理制度一、总则（一）目的为加强镇政府档案安全管理，确保档案的完整与安全，维护档案的真实性、可靠性和可用性，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及档案管理行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于镇政府各部门及所属单位在档案收集、整理、保管、利用等过程中的安全管理工作。（三）基本原则1.安全第一原则：将档案安全置于首位，采取有效措施预防各类安全事故的发生，确保档案实体和信息的安全。2.预防为主原则：强化安全意识，建立健全安全防范机制，提前发现和消除安全隐患，做到防患于未然。3.责任追究原则：明确各部门及人员在档案安全管理中的职责，对因工作失误或违规操作导致档案安全事故的，依法依规追究相关责任。二、档案安全管理职责（一）镇政府档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案安全管理的法律法规和方针政策，制定并组织实施镇政府档案安全管理制度。2.负责全镇档案安全工作的统筹规划、组织协调和监督检查，定期开展档案安全评估和隐患排查。3.指导各部门及所属单位的档案安全管理工作，组织档案安全培训和宣传教育活动。4.负责档案库房及设施设备的建设、维护和管理，确保档案存储环境安全可靠。5.制定档案安全应急预案，组织开展应急演练，提高应对突发安全事件的能力。（二）各部门及所属单位职责1.落实镇政府档案安全管理制度，明确本部门及所属单位档案安全管理责任人，确保档案工作安全有序开展。2.负责本部门及所属单位档案的收集、整理、归档和保管工作，保证档案质量，防止档案丢失、损坏和泄密。3.配合镇政府档案管理部门做好档案安全检查、评估和隐患排查工作，及时整改存在的问题。4.加强对本部门及所属单位人员的档案安全宣传教育，提高安全意识和防范能力。5.在发生档案安全事故时，及时报告并积极配合处理，采取有效措施减少损失。（三）档案工作人员职责1.严格遵守档案安全管理制度，认真履行岗位职责，确保档案工作安全规范。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、编目、上架、借阅登记等，保证档案存放有序、查找方便。3.做好档案库房的日常巡查工作，检查档案存储环境、设施设备运行情况，及时发现并报告安全隐患。4.协助开展档案安全培训和宣传教育活动，提高自身及其他人员的档案安全意识和技能。5.对档案利用过程进行监督，确保档案使用符合规定，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案收集与整理安全（一）收集安全1.各部门及所属单位应按照档案管理规定，及时、准确地收集本部门及所属单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案收集的完整性。2.在档案收集过程中，要注意保护文件材料的原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁档案。3.对于重要档案或涉及敏感信息的档案，应采取专人负责、专门渠道收集的方式，确保档案收集过程的安全。（二）整理安全1.在档案整理过程中，要严格按照档案分类标准和整理方法进行操作，确保档案分类准确、编号规范、装订整齐。2.整理档案时，应使用符合档案保护要求的工具和材料，避免对档案造成损伤。3.对电子档案的整理，要遵循电子文件管理规范，确保电子档案的格式统一、元数据完整、存储安全。4.档案整理工作应在符合安全要求的场所进行，防止档案在整理过程中丢失或受到损坏。四、档案保管安全（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源，确保档案存储环境安全。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染等功能，配备必要的安全设施设备，如消防器材、防盗门窗、温湿度调控设备、防虫防鼠药品等。3.定期对库房设施设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行，满足档案保管安全要求。4.库房内应设置专门的档案架（柜）区，档案架（柜）应排列整齐、标识清晰，便于档案的存放和查找。（二）档案存储1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，不同载体的档案应分区存放，并做好标识。2.纸质档案应采用标准档案盒或卷皮进行装订，整齐排列上架；电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份，备份介质应异地存放。3.对特殊载体档案，如照片、录音录像带、光盘等，应按照相应的保管要求进行存储，确保其信息安全。4.档案存储过程中，要定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案霉变、虫蛀、破损等问题。（三）温湿度管理1.库房内应安装温湿度监测设备，实时监测库房内的温湿度变化情况，并做好记录。2.根据档案保管要求，合理调控库房温湿度，一般温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.当温湿度超出规定范围时，应及时采取相应的调控措施，如通风、除湿、加湿等，确保档案存储环境适宜。（四）防火防盗1.加强库房防火防盗管理，制定严格防火防盗制度，明确防火防盗责任人。配备必要的消防器材，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。3.安装防盗报警装置，确保库房门窗关闭严密，钥匙专人保管，非档案管理人员未经许可不得进入库房。4.定期开展防火防盗演练，提高工作人员的应急处置能力。（五）防虫防鼠1.采取有效防虫防鼠措施，定期对库房进行清扫和消毒，保持库房清洁卫生。2.在库房内放置防虫防鼠药品，如樟脑丸、鼠夹、鼠药等，但要注意药品的放置位置，避免对档案造成污染。3.对档案进行定期检查时，要注意查看是否有虫蛀、鼠咬痕迹，发现问题及时采取措施处理。（六）防光防尘1.库房窗户应安装遮光窗帘，避免阳光直射档案。2.档案架（柜）应保持清洁，定期进行擦拭，防止灰尘积聚。3.进入库房人员应穿戴清洁工作服和鞋套，减少灰尘带入。五、档案利用安全（一）利用制度1.建立健全档案利用制度，明确档案利用范围、利用方式、利用流程和审批权限等。2.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案利用符合国家法律法规和镇政府相关规定。3.严格控制档案利用对象，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照保密规定进行管理，限制利用范围。（二）利用流程1.利用者需填写档案利用申请表，注明利用目的、利用档案名称、利用期限等信息，并提交所在部门负责人审核签字。2.档案管理部门对利用申请表进行审批，符合利用条件的，开具档案查阅介绍信，并告知利用者档案利用的相关规定和注意事项。利用者凭介绍信到档案库房查阅档案。3.档案利用过程中，利用者应在档案管理人员的监督下进行查阅，不得擅自涂改、抽取、撤换、标注、污损档案，严禁私自复制、拍摄、传播档案内容。4.利用结束后，利用者应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对归还的档案进行清点和检查，确保档案完整无损。(三)电子档案利用安全1.电子档案利用应通过镇政府指定的档案管理系统进行，利用者需经过身份认证和权限授权后方可访问。2.严格控制电子档案的下载、打印和传输，如需下载或打印，应经档案管理部门批准，并按照规定进行操作。3.对电子档案利用过程进行记录，包括利用时间、利用人员、利用内容等，以备审计和查询。六、档案数字化安全（一）数字化流程安全1.档案数字化工作应制定详细的工作方案和操作规程，明确各环节的安全要求和责任人员。2.在档案数字化前，应对档案进行全面检查，确保档案质量符合数字化要求。对破损、褪色等档案，应进行修复或技术处理后再进行数字化。3.数字化过程中，应使用符合安全标准的设备和软件，确保数字化数据的准确性和完整性。对数字化数据应进行备份，备份数据应异地存放。4.严格控制数字化工作现场人员，无关人员不得进入。对参与数字化工作的数据录入人员、扫描人员等，应进行安全培训，签订保密协议。（二）数据存储与管理安全1.数字化档案数据应存储在安全可靠的存储设备上，存储设备应定期进行维护和检查，确保数据存储安全。2.建立数字化档案数据管理系统，对数字化档案数据进行分类、编目、索引等管理，方便查询和利用。3.加强对数字化档案数据的访问控制，设置不同的用户权限，确保数据的安全性和保密性。（三）数据传输安全1.数字化档案数据传输应采用安全可靠的传输方式，如加密传输、专线传输等，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。2.在数据传输前，应对传输数据进行加密处理，确保传输数据的安全性。3.对数据传输过程进行监控和记录，发现异常情况及时处理，并报告相关部门。七、档案安全检查与评估（一）定期检查1.镇政府档案管理部门应定期组织开展档案安全检查，每年不少于[X]次全面检查，每季度进行一次专项检查。2.检查内容包括档案库房设施设备运行情况、档案存储状况、档案利用情况、安全制度执行情况等。3.检查人员应认真填写检查记录，对发现的问题及时记录并提出整改意见，责令相关部门限期整改。（二）不定期抽查1.档案管理部门可根据工作需要，不定期对各部门及所属单位的档案安全管理情况进行抽查。2.抽查内容主要包括档案整理质量、保管环境、利用登记等方面，重点检查档案安全管理制度的落实情况。3.对抽查中发现的问题，应及时反馈给被抽查部门及所属单位，并要求其立即整改。（三）安全评估1.镇政府档案管理部门应定期开展档案安全评估工作，每[X]年进行一次全面评估。2.安全评估应邀请专业机构或专家参与，按照档案安全管理相关标准和规范，对全镇档案安全管理工作进行全面、系统的评价。3.根据安全评估结果，制定针对性的改进措施，不断完善档案安全管理体系。八、档案安全事故应急处置（一）应急预案制定1.镇政府档案管理部门应制定完善的档案安全事故应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应根据档案安全管理实际情况和可能发生的安全事故类型，进行科学合理的编制，并定期进行修订和完善。（二）应急处置措施1.发生档案安全事故时，相关人员应立即报告镇政府档案管理部门，并采取必要的应急措施，如保护现场、抢救档案等，防止事故扩大。2.档案管理部门接到报告后，应立即启动应急预案，组织应急处置工作，及时向上级主管部门报告事故情况。3.对因火灾、水灾等原因造成的档案损坏，应及时组织专业人员进行抢救和修复，尽量减少损失。对因泄密等原因造成的档案安全事故，应及时采取措施，防止信息进一步扩散，并配合相关部门进行调查处理。（三）后期处