档案室文件如何管理制度

PAGE档案室文件如何管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案室文件管理，确保文件的完整、准确、系统和安全，便于文件的查阅、利用和归档保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门形成的各类文件材料的管理，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案室对各类文件实行集中统一管理，确保文件管理的规范化、标准化。2.真实性原则：文件的形成、收集、整理和归档应真实反映公司/组织的各项活动和工作实际情况。3.完整性原则：保证文件材料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.准确性原则：文件内容应准确无误，表述清晰，数据可靠。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的文件，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、文件管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司/组织文件管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织各类文件，包括文件的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等工作。3.定期对档案室的文件进行清查、核对，确保文件的完整和安全。4.负责对电子文件进行备份和存储管理，保证电子文件的可读性和可恢复性。5.对各部门文件管理工作进行指导和监督，定期检查各部门文件管理情况。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的真实、完整、准确。2.按照公司/组织文件管理制度的要求，定期将本部门的文件材料移交档案室归档。3.严格遵守文件查阅、借阅规定，妥善保管本部门使用的文件，不得擅自销毁、涂改或丢失文件。4.配合档案室做好文件管理的各项工作，接受档案室的指导和监督。三、文件的形成与收集（一）文件形成要求1.各部门在工作活动中应及时形成各类文件材料，文件内容应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.文件的起草、审核、签发等环节应严格按照公司/组织的相关规定进行，确保文件质量。3.文件应使用规范的格式和字体，语言表达准确、简洁、通顺。（二）文件收集范围1.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。2.本公司/组织制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、报告、请示、批复等文件。3.本公司/组织与外单位签订的合同、协议、意向书等文件。4.本公司/组织内部各部门之间的往来文件、工作联系函等。5.反映本公司/组织业务活动的各类报表、统计资料、技术文件、图纸、照片、音像资料等。6.其他与本公司/组织工作有关的文件材料。（三）文件收集时间1.对于上级机关下发的文件，应及时收集并登记。2.本公司/组织内部形成的文件，承办部门应在文件办理完毕后的[X]个工作日内将文件整理好并移交档案室。3.对于重要会议、活动形成的文件，承办部门应在会议结束或活动完成后的[X]个工作日内将文件收集齐全并移交档案室。四、文件的整理与归档（一）文件整理原则1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于文件的查阅和检索。（二）文件分类方法1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，即同一年度形成的文件归为一类。2.机构分类法：按照公司/组织内部的机构设置进行分类，即同一机构形成的文件归为一类。3.问题分类法：按照文件所反映的问题进行分类，即同一问题的文件归为一类。（三）文件整理步骤1.装订：对纸质文件进行整理，去除文件上的金属物，采用左侧装订方式，确保文件整齐、牢固。2.编页号：对文件进行编页号，页号编写在文件正面的右上角和背面的左上角，空白页不编号。3.编目：编制文件目录，目录应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页号等内容。4.装盒：将整理好的文件装入档案盒，并在档案盒上填写相关信息，如年度、机构、问题、保管期限等。（四）文件归档要求1.各部门应按照规定的分类方法和整理步骤，定期将整理好的文件移交档案室归档。2.档案室对接收的归档文件进行检查，对不符合要求的文件，应退回原部门重新整理。3.归档文件应编制归档说明，说明文件的形成过程、主要内容、保管期限等情况。4.档案室应建立归档文件目录数据库，便于文件的检索和利用。五、文件的保管（一）档案室环境要求1.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，确保文件的安全保管。（二）文件存储方式1.纸质文件应存放在档案架或档案柜中，按照分类顺序排列，便于查找和利用。2.电子文件应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.声像文件应按照载体类型分别存放，并做好标识和说明。（三）文件保管期限1.文件的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的文件是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的文件。3.长期保管的文件是指在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的文件，保管期限为[X]年。4.短期保管的文件是指在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的文件，保管期限为[X]年。（四）文件清查与盘点1.档案室应定期对文件进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。2.清查和盘点的内容包括文件的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查和盘点结果应形成书面报告，报公司/组织领导审阅。六、文件的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅文件，应填写《文件查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。2.查阅重要文件或涉及公司/组织机密的文件，需经公司/组织主管领导批准。3.外单位人员查阅本公司/组织文件，应持单位介绍信，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等内容。2.申请表经批准后，查阅人员到档案室办理查阅手续，档案室工作人员根据申请表提供相应的文件。3.查阅人员应在档案室指定的地点查阅文件，不得擅自将文件带出档案室。如需复印或摘录文件，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将文件归还档案室，档案室工作人员对归还的文件进行核对和检查。（三）文件借阅1.因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，经所在部门负责人和档案室负责人批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁文件。4.借阅人员归还文件时，档案室工作人员应认真检查文件的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。（四）文件利用登记1.档案室应建立文件查阅、借阅登记制度，对查阅和借阅文件的人员、时间、文件名称、查阅目的等情况进行详细记录。2.文件利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计。七、文件的保密与销毁（一）文件保密措施1.对涉及公司/组织机密的文件，应严格按照保密规定进行管理，明确保密责任人和保密期限。2.档案室工作人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露文件内容。3.在文件查阅、借阅过程中，应采取必要的保密措施，防止文件信息泄露。（二）文件销毁程序1.文件保管期限届满或已失去保存价值的，应按照规定进行销毁。2.文件销毁前，档案室应填写《文件销毁申请表》，注明文件名称、文号、数量、销毁原因等内容，经公司/组织主管领导批准后，方可销毁。