税务系统档案室规章制度

PAGE税务系统档案室规章制度一、总则（一）目的为加强税务系统档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于税务系统内各部门及全体工作人员在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：税务系统档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映税务工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为税务工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善税务系统档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁税务系统各类档案。3.开展档案信息化建设，建立和维护档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。4.提供档案查阅、借阅服务，为税务工作提供档案信息支持。5.指导和监督税务系统各部门的档案管理工作。（二）部门档案管理员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案室的要求，定期将本部门的档案移交档案室集中保管。3.协助档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（三）档案形成人员职责1.在工作中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时整理、归档，确保档案的质量。2.严格遵守档案保密制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.积极配合档案管理部门的工作，提供档案管理所需的相关信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.税务业务文件：包括税收征管、税务稽查、政策法规、纳税服务等方面的文件材料。2.行政管理文件：如机关公文、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。3.信息技术文件：涉及税务信息化建设的系统开发文档、数据备份、网络安全等方面的文件。4.其他文件：与税务工作相关的各类合同、协议、报表、统计资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储要求进行收集，并确保其可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.区分不同年度、保管期限、类别进行整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照税务业务、行政管理、信息技术等类别进行一级分类，在每类下再根据具体情况进行二级、三级分类。2.立卷：将同一事由、同一保管期限的文件材料组合在一起，形成案卷。3.编号：对每个案卷进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编目：编制案卷目录、卷内文件目录等，注明文件的题名、日期、文号、责任者等信息。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等适宜档案保管的条件。2.档案室应设置专门的档案库房，库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案保管要求。2.档案装具应按照档案类别、保管期限等进行合理排列，便于查找和管理。（三）档案存放1.档案应按照编号顺序存放，不同类别、保管期限的档案应分开存放。2.磁性载体档案应与纸质档案分开存放，并采取防磁、防潮、防尘等措施。3.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（四）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全检查和监控。2.配备必要的安全防护设备，如消防器材、防盗报警装置等。3.严格控制档案库房的出入人员，非档案管理人员未经批准不得进入库房。4.定期对档案进行清点、核对，确保档案的安全和完整。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合税务工作实际，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、公正的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干和相关部门人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家档案局制定的档案保管期限表，结合税务工作特点，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、日期、文号、责任者、保管期限等信息，并经鉴定小组组长签字确认。3.档案销毁清册报经主管领导审批后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用焚烧、粉碎等方式确保档案信息无法恢复。5.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录人应签字确认。6.销毁完毕后，将档案销毁清册归档保存。六：档案利用（一）利用范围1.税务系统内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经税务系统相关部门批准后查阅、借阅档案。（二）利用方式1.查阅：档案查阅应在档案室指定地点进行，查阅人员应遵守档案室的规章制度，不得擅自涂改、抽取、污损档案。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，报档案室审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、档案名称、数量、用途、归还日期等信息。（四）利用监督1.档案室应对档案利用情况进行监督检查，发现问题及时处理。2.对违反档案利用规定的行为，应视情节轻重给予批评教育、警告、停止借阅等处理措施。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的税务系统档案信息化管理平台，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为税务工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用要求。2.对数字化档案进行图像处理，确保图像清晰、完整、可读。3.建立数字化档案数据库，对档案信息进行分类、著录、标引等处理，实现档案信息的快速检索。（三）系统功能1.档案录入：实现档案信息的批量录入和单个录入，确保录入信息的准确性。2.检索查询：提供多种检索方式，如按题名、日期、文号、责任者等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.借阅管理：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理。4.统计分析：对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理：设置用户权限管理，确保档案信息的安全保密，防止非法访问和数据泄露。（四）数据备份与维护1.定期对数字化档案数据进行备份，备份数据应存储在不同