法院档案数字化保密制度

PAGE法院档案数字化保密制度一、总则（一）目的为规范法院档案数字化过程中的保密工作，确保档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露、篡改或丢失，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院档案数字化工作中涉及的所有人员，包括档案管理人员、数字化加工人员、技术支持人员以及其他参与档案数字化工作的相关人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规，如《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国档案法》等，确保档案数字化保密工作合法合规。2.最小化授权原则根据工作需要，严格限定接触和处理档案信息的人员范围，确保只有经过授权的人员才能访问和操作相关档案信息，且权限与职责相匹配。3.全程保密原则对档案数字化的全过程，包括档案的收集、整理、扫描、存储、传输、利用等环节，均采取严格的保密措施，确保档案信息始终处于安全保密状态。4.技术保障原则充分运用先进的信息技术手段，如加密技术、访问控制技术、数据备份与恢复技术等，为档案数字化保密工作提供可靠的技术支持。二、档案数字化工作流程中的保密要求（一）档案收集与整理阶段1.档案交接档案管理人员与移交部门进行档案交接时，应严格履行交接手续，填写交接清单，明确档案的名称、数量、保管期限等信息。交接过程中，双方应确保档案的完整性和准确性，如有疑问或发现问题应及时核实。2.档案整理在档案整理过程中，档案管理人员应严格按照档案管理的相关规定进行操作，对档案进行分类、编号、编目等处理。整理过程中要注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、抽取或销毁档案内容。同时，要对整理现场进行必要的安全防护，防止无关人员进入。（二）档案扫描阶段1.扫描场所管理扫描工作应在专门设置的、具有安全保密条件的场所进行。场所应配备必要的安全设施，如门禁系统、监控设备等，确保扫描工作环境的安全。未经授权人员不得进入扫描场所。2.扫描设备管理扫描设备应由专人负责管理和维护，定期进行检查和保养，确保设备正常运行。在扫描过程中，要对设备进行必要的安全设置，防止数据被非法获取或篡改。同时，要对扫描设备产生的临时存储数据进行及时清理，防止数据残留。3.扫描操作人员管理扫描操作人员应经过严格的保密培训，熟悉扫描工作流程和保密要求。操作人员在扫描过程中应严格遵守操作规程，不得擅自更改扫描参数。扫描完成后，要及时将扫描数据传输至指定的存储设备，并对扫描设备进行清理，确保设备无残留数据。（三）档案存储阶段1.存储设备管理用于存储档案数字化数据的存储设备应进行严格的登记和管理，明确设备的型号、容量、用途等信息。存储设备应存放在安全可靠的场所，并有专人负责保管。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据存储的安全性和完整性。2.存储环境管理档案数字化数据的存储环境应满足防火、防潮、防虫、防盗等要求。存储场所应配备必要的消防设备、温湿度调节设备等，确保存储环境的稳定和安全。同时，要对存储场所进行定期巡查，及时发现和处理安全隐患。3.数据备份管理为防止档案数字化数据丢失，应建立完善的数据备份制度。定期对存储的数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置。备份数据应进行加密处理，并妥善保管。同时要定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。（四）档案传输阶段1.传输方式选择档案数字化数据的传输应优先采用安全可靠的传输方式，如加密网络传输、专用存储介质传输等。避免使用公共网络或不可信的传输渠道进行数据传输，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。2.传输过程加密在数据传输过程中，应对传输的数据进行加密处理，确保数据在传输过程中的保密性。加密算法应符合国家相关标准和要求，加密密钥应妥善保管，严格控制密钥的分发和使用。3.传输记录与监控对档案数字化数据的传输过程应进行详细记录，包括传输时间、传输内容、传输来源和目的地等信息。同时，要对传输过程进行监控，及时发现和处理传输过程中出现的异常情况。（五）档案利用阶段1.利用权限管理严格限定档案数字化信息的利用权限，只有经过授权的人员才能访问和使用相关档案信息。利用人员应根据工作需要申请相应的利用权限，并经过审批后方可进行操作。利用过程中要严格遵守利用规定，不得擅自扩大利用范围或泄露档案信息。2.利用场所管理档案数字化信息的利用应在专门设置的、具有安全保密条件的场所进行。利用场所应配备必要的安全设施，如门禁系统、监控设备等，确保利用工作环境的安全。未经授权人员不得进入利用场所。3.利用记录与审计对档案数字化信息的利用情况应进行详细记录，包括利用时间、利用人员、利用内容等信息。同时，要定期对利用记录进行审计，检查利用行为是否符合规定，防止档案信息被非法利用或泄露。三、人员管理与培训（一）人员背景审查1.审查范围对参与档案数字化工作的所有人员，包括档案管理人员、数字化加工人员、技术支持人员等，均应进行严格的背景审查。审查内容包括个人基本信息、工作经历、违法违纪记录等。2.审查方式通过公安部门、征信机构等渠道，对人员背景进行调查核实。必要时，可要求人员提供无犯罪记录证明等相关材料。3.审查结果处理对于背景审查不合格的人员，不得参与档案数字化工作。已经参与工作的，应立即停止其工作，并采取相应的措施，防止其接触和泄露档案信息。（二）人员保密培训1.培训内容保密培训应涵盖国家法律法规、本院保密制度、档案数字化工作流程中的保密要求以及信息技术安全知识等方面的内容。培训要注重实用性和针对性，使培训人员熟悉保密工作的重要性和具体操作方法。2.培训方式保密培训可采用集中授课、在线学习、案例分析等多种方式进行。培训结束后，应组织培训人员进行考核，确保培训人员掌握必要的保密知识和技能。3.培训记录与更新对人员保密培训的情况应进行详细记录，包括培训时间、培训内容、培训人员等信息。同时，要根据法律法规的变化和工作实际情况，及时更新培训内容，确保培训的有效性。（三）人员保密监督与考核1.监督机制建立健全人员保密监督机制，定期对参与档案数字化工作的人员进行保密检查，检查内容包括工作场所的安全情况、人员的操作行为、存储设备的管理等方面。发现问题应及时督促整改，并记录在案。2.考核制度制定人员保密考核制度，将保密工作纳入个人绩效考核体系。对保密工作表现优秀的人员给予表彰和奖励，对违反保密制度的人员进行严肃处理，包括警告、罚款、解除劳动合同等措施。3.违规处理对于违反保密制度的人员，应根据情节轻重，按照相关规定进行严肃处理。同时，要及时采取措施，防止档案信息进一步泄露或造成其他不良后果。对违规行为涉及的档案信息要进行评估和处理，确保档案信息的安全。四、保密技术与设施（一）保密技术应用1.加密技术采用先进的加密算法对档案数字化数据进行加密处理，确保数据在存储和传输过程中的保密性。加密密钥应妥善保管，严格控制密钥的分发和使用。同时，要定期对加密技术进行评估和更新，确保加密的有效性。2.访问控制技术建立完善的访问控制机制，对档案数字化信息的访问进行严格的权限管理。通过身份认证、授权等手段，确保只有经过授权的人员才能访问和操作相关档案信息。访问控制技术应具备审计和追踪功能，能够记录和监控访问行为。3.数据备份与恢复技术运用可靠的数据备份与恢复技术，定期对档案数字化数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置。备份数据应进行加密处理，并妥善保管。同时要定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保在数据出现故障时能够及时恢复。（二）保密设施配备1.场所安全设施档案数字化工作场所应配备必要的安全设施，如门禁系统、监控设备、防盗报警装置等，确保工作场所的安全。门禁系统应采用先进的识别技术，严格限制人员进出。监控设备应覆盖工作场所的各个区域，确保监控无死角。防盗报警装置应与公安机关报警系统联网，及时发现和处理安全事件。2.存储设备安全设施用于存储档案数字化数据的存储设备应具备安全防护功能，如加密存储、数据擦除等。存储设备应存放在专门的保险柜或存储柜中，并进行标识和登记。同时，要对存储设备进行定期检查和维护，确保设备的安全可靠。3.网络安全设施档案数字化工作所涉及的网络应配备防火墙、入侵检测系统等网络安全设施，防止外部非法网络访问和攻击。网络安全设施应定期进行更新和维护，确保网络的安全性和稳定性。五、保密监督与检查（一）监督检查机构与职责1.监督检查机构成立专门的保密监督检查小组，负责对本院档案数字化保密工作进行监督检查。监督检查小组应由档案管理部门、信息技术部门等相关人员组成。2.职责分工档案管理部门负责对档案数字化工作流程中的档案管理环节进行监督检查，确保档案的收集、整理、存储、利用等环节符合保密要求。信息技术部门负责对档案数字化工作中的信息技术应用和安全设施进行监督检查，确保技术手段的有效性和安全性。其他相关部门按照各自职责，配合做好保密监督检查工作。（二）监督检查内容与方式1.检查内容监督检查内容包括档案数字化工作流程中的各个环节是否符合保密制度要求，人员管理是否到位，保密技术与设施是否有效运行等方面。具体检查内容包括档案交接手续、扫描场所管理、存储设备管理、数据备份情况、人员保密培训与考核、网络安全设施运行等情况。2.检查方式监督检查可采用定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查应按照规定的时间间隔进行全面检查，不定期抽查可根据工作需要随时进行。检查方式包括现场检查、资料查阅、系统审计等。检查过程中要详细记录检查情况，发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（三）问题整改与跟踪1.整改要求对于监督检查中发现的问题，责任部门应立即制定整改措施，明确整改责任人、整改期限和整改目标。整改措施应具有针对性和可操作性，确保问题得到有效解决。2.跟踪机制建立问题整改跟踪机制，对整改情况进行定期跟踪检查。整改责任人应定期向监督检查小组汇报整改进展情况，直至问题整改完毕。监督检查小组应对整改情况进行评估和验收，确保整改工作达到预期效果。3.责任追究对于因整改不力导致档案信息安全事故的，要依法依规追究相关责任人的责任。同时，要对整改情况进行总结分析，查找问题根源，完善保密制度和工作流程，防止类似问题再次发生。六、保密应急处置（一）应急处置预案制定1.预案内容制定档案数字化保密应急处置预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急处置流程、应急资源保障等内容。预案应根据可能出现的档案信息安全事件类型，如数据泄露、系统故障、自然灾害等，制定相应的应对措施。2.预案修订定期对应急处置预案进行修订和完善，确保预案的科学性、实用性和可操作性。同时，要根据国家法律法规的变化和工作实际情况，及时调整预案内容，适应新的保密工作要求。3.预案演练定期组织应急处置预案演练，检验预案的有效性和各部门之间的协同配合能力。演练内容应包括模拟档案信息安全事件场景，按照预案要求进行应急处置操作，评估演练效果等环节。通过演练，发现问题及时整改，提高应急处置能力。（二）应急处置流程1.事件报告一旦发生档案信息安全事件，相关人员应立即向本部门负责人报告，并同时报告保密监督检查小组。报告内容应包括事件发生的时间、地点、经过、影响范围等详细信息。2.应急响应保密监督检查小组接到报告后，应立即启动应急处置预案，组织相关人员开展应急处置工作。应急处置工作应按照预案要求，迅速采取措施，控制事件发展态势，减少损失。3.事件调查与处理在应急处置过程中，要及时对事件进行调查，查明事件原因、责任主体等情况。根据调查结果，依法依规对相关责任人进行处理，并采取措施防止类似事件再次发生。同时，要对事件造成的损失进行评估，及时采取措施进行恢复和补救。4.信息发布与通报按照相关规定，及时、准确地向内部人员和外部相关部门发布事件信息，避免造成不必要的恐慌和负面影响。同时，要将事件处理情况及时通报相关部门和人员，加强信息沟通与协调。（三）应急资源保障1.人员保障建立应急处置人员队伍，明确人员职责和分工。应急处置人员应经过专门的培训，具备应急处置能力