高校档案管理三合一制度

PAGE高校档案管理三合一制度一、总则（一）目的为加强高校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合高校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：高校档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门归口管理全校档案工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映高校各项活动的实际情况，不得篡改、伪造档案。3.完整性原则：全面收集、整理高校在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：对涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，确保档案信息安全。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责全校档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，对各部门、各单位档案工作进行定期检查和考核。3.集中统一管理全校各类档案，接收、整理、保管、统计和提供利用本校档案。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.开展档案宣传、教育和培训工作，提高全校师生员工的档案意识。（二）各部门、各单位职责1.贯彻执行学校档案管理制度，负责本部门、本单位档案工作的组织领导和日常管理。2.明确一名档案工作负责人，配备专（兼）职档案管理人员，负责本部门、本单位档案的收集、整理、归档和移交工作。3.按照学校档案管理部门的要求，定期向学校档案管理部门移交应归档的档案。4.负责本部门、本单位档案的安全保管和提供利用，确保档案的完整和安全。（三）档案工作人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，遵守学校档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色、变质的档案及时进行修复和复制。4.积极开展档案信息化工作，录入、存储和管理档案信息，为档案利用提供便利。5.热情接待档案利用者，按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好利用登记和统计工作。6.严格遵守档案保密制度，不得泄露档案机密信息。三、档案收集（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党委、纪委、工会、团委等组织在工作中形成的文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等档案。2.行政管理类：包括学校行政部门在行政管理活动中形成的文件、通知、报告、会议纪要、规章制度等档案。3.教学管理类：包括教学计划、教学大纲、课程表、教案、试卷、毕业设计（论文）等教学文件档案。4.学生管理类：包括学生学籍档案、奖惩档案、毕业派遣档案等。5.科学研究类：包括科研项目申报书、研究报告、论文、著作、科研成果鉴定材料等档案。6.基本建设类：包括学校基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等档案。7.仪器设备类：包括仪器设备的购置申请、合同、验收报告、使用说明书等档案。8.财会类：包括学校财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等档案。9.外事类：包括学校对外交流合作活动中形成的文件、协议、邀请函、接待计划等档案。（二）收集要求1.各部门、各单位应建立健全档案收集制度，明确档案收集的范围、时间、责任人等，确保档案及时、完整地收集。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时进行整理，按照档案分类标准进行分类，剔除无关材料，确保档案质量。3.对于重要活动、重大事件形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案的完整性和准确性。4.各部门、各单位应定期将整理好的档案移交学校档案管理部门，不得擅自留存。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的规范化、标准化要求。（二）分类方法1.年度分类法：将档案按其形成年度进行分类。2.机构分类法：在年度分类的基础上，按档案形成部门或机构进行分类。3.问题分类法：在年度和机构分类的基础上，按档案内容所反映的问题进行分类。（三）整理步骤1.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。2.分类：按照分类方法对档案进行分类，确定档案的类别和顺序。3.编号：为每一份档案编制唯一的编号，便于管理和查找。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限、密级等信息。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案类别、编号、起止日期等信息。五、档案保管（一）保管场所1.学校应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列，上架存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。3.对破损、褪色、变质的档案及时进行修复和复制，延长档案的使用寿命。4.严格遵守档案保密制度规定，对档案库房进行专人管理，无关人员不得擅自进入。（三）档案数字化1.积极推进档案数字化工作，将重要档案进行数字化扫描，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量和安全。3.加强对数字化档案的管理，定期进行备份，防止数据丢失。六、档案利用（一）利用范围1.本校师生员工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本校档案。2.校外单位因工作需要，经学校档案管理部门批准，可查阅本校相关档案。3.涉及国家机密、学校机密和个人隐私的档案，严格按照保密规定限制利用范围。（二）利用方式1.查阅：利用者可到学校档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：利用者因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到学校档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经学校档案管理部门批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖学校档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称、数量、查阅期限等信息。（四）保密规定1.利用者应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案机密信息。2.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。3.复制档案应按照规定的范围和程序进行，不得擅自扩大复制范围。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从档案的内容、来源、时间等方面综合考虑档案的价值。3.确保鉴定工作的客观性、准确性和公正性。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的校领导担任组长，档案管理部门、相关业务部门负责人为成员。档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，确定其价值和保管期限。2.综合分析法：综合考虑档案的形成背景、内容、形式、来源等因素，对档案进行全面分析，确定其价值。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：凡是反映学校一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。定期保管期限分为[X]年、[X]年两种。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，报档案鉴定工作领导小组审批。2.档案销毁清册