影楼档案管理制度及流程

PAGE影楼档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强影楼档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于影楼全体员工，旨在规范档案管理工作流程，提高工作效率，保障影楼业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于影楼在经营活动中形成的各类档案，包括但不限于客户资料档案、摄影作品档案、营销活动档案、财务档案、人事档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映影楼的经营活动和历史事实。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与影楼相关的各类档案，确保档案的完整性。3.保密性原则：对涉及影楼商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。4.便利性原则：档案管理应便于查询、利用和管理，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门影楼设立专门的档案管理部门，负责统筹和管理影楼的各类档案。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。（二）各部门职责1.摄影部门：负责拍摄过程中产生的各类原始资料的收集和整理，包括拍摄场景、道具、模特等信息，并及时移交档案管理部门。2.后期制作部门：对摄影作品进行后期处理后，将相关数据和文件移交档案管理部门，并确保数据的准确性和完整性。负责提供营销活动所需的图片、视频等素材，并配合档案管理部门进行相关档案的整理和归档。3.营销部门：负责收集和整理营销活动策划、执行过程中产生的各类文件和资料，包括活动方案、宣传资料、客户反馈等，并及时移交档案管理部门。4.财务部门：负责管理财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等，按照财务管理制度的要求进行整理和保管，并定期移交档案管理部门。5.人事部门：负责人事档案的管理，包括员工入职、离职、培训、考核等相关资料的收集、整理和保管，并定期移交档案管理部门。（三）档案管理人员职责1.负责制定和完善档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.组织开展档案的收集、整理、归档工作，确保档案的质量和完整性。3.负责档案的保管和维护，确保档案的安全和保密。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题。6.对各部门的档案管理工作进行指导和监督，提高档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.客户资料档案：包括客户基本信息、预约拍摄信息、拍摄合同、客户反馈等。2.摄影作品档案：包括原始拍摄素材、后期精修作品、相册设计稿等。3.营销活动档案：包括活动策划方案、宣传资料、活动照片、视频等。4.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、税务资料等。5.人事档案：包括员工入职登记表、劳动合同、培训记录、考核结果等。6.其他档案：包括影楼规章制度、会议记录、设备维护记录等。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，具体如下：1.年份：用四位数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类设置，具体如下：客户资料档案：“K”摄影作品档案：“S”营销活动档案：“Y”财务档案：“C”人事档案：“R”其他档案：“Q”3.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年第5份客户资料档案的编号为“2023K005”。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，并移交档案管理部门。收集范围包括但不限于以下内容：1.客户资料档案：客户咨询记录、预约单、拍摄合同、客户选片记录、客户付款凭证等。2.摄影作品档案：原始拍摄底片、数码照片、后期处理后的图片、相册排版文件等。3.营销活动档案：活动策划方案、宣传海报、宣传单页、活动照片、视频资料等。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、税务申报资料、发票等。5.人事档案：员工简历、入职登记表、劳动合同、培训记录、考核表、离职证明等。6.其他档案：影楼规章制度、会议纪要、设备采购合同、设备维护记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案收集的及时性和准确性。2.档案收集人员应按照档案管理的要求，对收集到的档案进行初步整理，确保档案资料齐全、完整。3.对于重要的档案资料，应进行备份，防止数据丢失。（三）整理方法1.分类整理：档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.编号标注：对每份档案进行编号标注，并在档案封面或首页注明编号、类别、日期等信息。3.装订成册：对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订成册，并在装订处加盖骑缝章。4.电子归档：对于电子档案，应按照分类和编号进行存储，并建立相应的文件夹结构，确保电子档案的存储规范、有序。五、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，确保档案资料齐全、完整、准确。2.审核通过后，档案管理人员将档案按照类别和编号顺序进行归档，并填写档案归档登记表。3.档案归档登记表应包括档案编号、类别、名称、日期、归档人等信息，确保档案归档信息的准确记录。（二）保管方式1.纸质档案保管：纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风良好，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子档案保管：电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.档案保管期限：根据档案的重要性和性质，确定档案的保管期限。具体保管期限如下：客户资料档案：长期保管，直至客户与影楼的业务关系结束后[X]年。摄影作品档案：长期保管，作为影楼的重要资产和历史记录。营销活动档案：保管期限为[X]年，以备后续查阅和参考。财务档案：按照国家财务管理制度的要求进行保管，保管期限为[X]年。人事档案：长期保管，直至员工离职后[X]年。其他档案：根据档案的性质和重要性，确定保管期限，一般为[X]年至[X]年不等。（三）档案保管环境要求1.档案库房应保持温度在[X]℃至[X]℃之间，相对湿度在[X]%至[X]%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。3.档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，及时发现和处理档案保管中存在的问题。六、档案的查询与利用（一）查询流程1.员工因工作需要查询档案时，应填写档案查询申请表，注明查询档案的类别、编号、查询原因等信息。2.档案查询申请表经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容，对档案进行查询，并将查询结果提供给申请人。4.申请人如需借阅档案，应在档案借阅登记表上签字确认，并按照规定的期限归还档案。（二）利用规定1.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案中的敏感信息。2.档案利用人员应爱护档案，不得对档案进行涂改、损坏、丢失等行为。3.档案利用完毕后，应及时归还档案管理部门，不得擅自转借他人。4.如需复印或复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。（三）特殊情况处理1.如遇档案丢失、损坏等情况，档案管理部门应及时进行调查和处理，并采取补救措施，确保档案的完整性和可利用性。2.对于涉及法律纠纷或其他特殊情况需要查阅档案的，应按照相关法律法规的要求进行办理。七、档案的销毁（一）销毁条件档案保管期限届满后，经档案管理部门审核，确无保存价值的档案，可以进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门制定档案销毁清单，注明档案编号、类别、名称、日期等信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报影楼负责人审批。3.审批通过后，档案管理部门组织专人对档案进行销毁，并在档案销毁登记表上签字确认。4.档案销毁登记表应包括档案编号、类别、名称、日期、销毁人等信息，确保档案销毁过程的准确记录。（三）销毁方式1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应采用格式化或删除等方式进行销毁，并对存储设备进行物理销毁，确保电子档案信息无法恢复。八、监督与检查（一）监督机制影楼建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。档案管理部门应定期向影楼负责人汇报档案管理工作情况，接受监督和指导。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、归档、保管、查询、利用和销毁等环节。2.档案资料的完整性和准确性，包括档案内容是否齐全、准确，编号是否规范等。3.档案保管环境的安全性，包括档案库房的温度、湿度、防火、防潮、防虫、防盗等设施是否正常运行。4.档案利用的规范性，包括档案查询申请表的填写、审批流程是否符合规定，档案利用人员是否遵守保密和爱护档案的规定等。