会议纪要及行动计划编写指导书

会议纪要及行动计划编写指导书一、适用情境与价值在各类会议场景中，如部门例会、项目启动会、问题复盘会、跨部门协调会等，会议纪要及行动计划是沉淀会议成果、明确执行责任、推动工作落地的关键工具。其核心价值在于：留存决策依据：客观记录会议达成的共识、决议，避免后续信息偏差；明确责任分工：通过行动计划将任务拆解到具体人员与时间节点，保证“事事有人管、件件有反馈”；跟进执行进度：作为后续工作回顾和考核的参考依据，推动闭环管理。二、会议纪要与行动计划编写全流程（一）会前准备：奠定高效基础明确会议目标：提前与会议组织者确认会议核心议题（如“确定Q3产品上线方案”“解决跨部门协作流程卡点”），避免记录偏离重点。准备记录工具：根据会议性质选择记录方式（如Word文档、Excel表格、专业会议纪要工具），提前创建模板框架（含会议基本信息、议程、讨论要点、待办事项等字段）。熟悉参会人员：知晓主要参会人及其职责（如总监负责决策、主管负责执行），便于快速关联任务与责任人。（二）会中记录：捕捉关键信息区分“事实”与“观点”：事实记录：客观呈现会议内容，如“*经理提出‘需在8月15日前完成用户调研’”；观点记录：标注关键意见（如“技术部认为当前方案开发周期可缩短2周”），避免主观臆断。聚焦核心要素：重点记录“议题-讨论-结论-待办”四类信息：议题：本次会议需解决的问题（如“优化客户投诉响应流程”）；讨论：各方主要观点（如“客服部建议增设线上快速通道，产品部认为需评估技术可行性”）；结论：最终达成的共识（如“先由技术部出具线上快速通道方案，下周五前评审”）；待办：明确任务、初步责任人及时间节点（如“技术部*工负责方案初稿，8月10日前提交”）。标注优先级：对紧急或重要任务使用“高/中/低”优先级标记（如“高优先级：客户投诉响应流程优化需在本月底前落地”）。（三）会后整理：形成规范文档信息核对与补充：会后2小时内整理记录，对照会议录音（若允许）或与参会人（如总监、主管）核对关键信息（如决议内容、任务截止日期），避免遗漏或偏差；补充记录中未明确的细节（如任务所需资源、支持部门）。结构化呈现：按“会议基本信息-核心讨论内容-会议决议与待办-后续计划”框架组织内容，保证逻辑清晰（详见第三部分模板）。（四）行动计划制定：从“任务”到“落地”任务拆解与量化：将会议决议中的待办拆解为可执行的具体任务（如“完成用户调研”拆解为“设计调研问卷（工）、收集500份样本（助理）、分析数据并输出报告（*经理）”）。明确“5W2H”要素：What（任务内容）：具体要完成什么（如“设计用户调研问卷”）；Who（责任人）：明确到具体岗位或人员（如“产品部*工”）；When（截止时间）：精确到日期（如“2024年8月10日17:00前”）；Why（目标）：任务的目的（如“支撑Q3产品功能优化决策”）；Where（交付成果）：输出物的形式（如“Word版问卷+调研说明”）；How（执行方法）：简要说明关键步骤（如“参考历史问卷模板，新增3个功能体验问题”）；Howmuch（资源需求）：所需支持（如“需市场部协助发放问卷”）。关联会议决议：在行动计划中标注对应的会议决议编号（如“决议3.1：优化客户投诉响应流程”），便于追溯。（五）审核与分发：保证信息同步审核校对：内容准确性：由会议主持人（如*总监）审核决议、任务及责任人是否与会议一致；完整性：检查是否包含所有关键待办及5W2H要素；格式规范性：统一字体、标题层级、日期格式等。规范分发：分发范围：所有参会人、任务相关执行人员、上级领导（如部门总经理）；分发渠道：通过企业钉钉等办公工具同步，并要求接收人“已读”确认；归档保存：将最终版纪要及行动计划归档至共享文件夹（如“部门会议-2024年8月”），方便后续查阅。（六）跟踪与闭环：推动执行落地定期跟踪：任务负责人需按计划进度更新执行状态（如“进行中”“已完成”“需延期”），并在关键节点（如截止日前3天）主动向会议组织者反馈；对于跨部门任务，由会议指定协调人（如*主管）定期同步各方进度。闭环管理：任务完成后，责任人需提交交付成果（如调研报告、流程方案），由会议主持人验收；对未按时完成的任务，需在下次会议中说明原因及调整计划，保证“事事有结果”。三、会议纪要与行动计划标准模板（一）会议纪要模板会议基本信息会议名称[如：Q3产品上线方案评审会]会议时间[年月日时分-时分]会议地点[如：公司301会议室/线上腾讯会议]参会人员[主持人：总监；参会人：产品部经理、技术部主管、市场部助理等]记录人[如：行政部*工]会议议题1.[议题1：确定产品核心功能优先级]；2.[议题2：评估开发资源需求]核心讨论内容议题1：确定产品核心功能优先级-经理：用户调研显示“智能推荐”需求占比65%，建议优先级1级；-主管：技术评估“智能推荐”开发周期需8周，若优先级过高可能影响“支付功能”上线（原计划9月上线）；-结论：优先级调整为“支付功能”（1级）、“智能推荐”（2级），支付功能需保证9月15日前上线。议题2：评估开发资源需求-技术部主管：当前开发团队5人，需新增2名前端工程师才能按期完成；-市场部助理：若延期上线，Q3推广预算需调整；-结论：由*总监协调人力资源部，8月5日前确认新增工程师招聘进度。会议决议与待办事项序号任务描述1调整产品功能开发优先级，明确“支付功能”9月15日前上线2评估“智能推荐”功能开发方案，压缩至6周内完成3协调人力资源部，确认2名前端工程师招聘进度后续计划下次会议时间[暂定：2024年8月12日14:00，地点：301会议室]会议主题[新增前端工程师到岗后资源分配评审]其他事项无（二）行动计划跟踪表模板任务编号任务描述（关联会议决议）责任人计划完成时间实际完成时间状态（进行中/已完成/延期/受阻）当前进度（如80%）遇到的问题及所需支持RES-01-01调整产品功能开发优先级，更新路线图产品部*经理2024-08-032024-08-03已完成100%无RES-01-02评估“智能推荐”功能开发方案技术部*主管2024-08-102024-08-12延期2天90%需产品部提供用户数据接口（已催办）RES-02-01确认2名前端工程师招聘进度*总监2024-08-052024-08-05已完成100%人力资源部反馈简历筛选中四、编写过程中的关键要点（一）客观准确，避免主观臆断记录时需基于会议实际内容，不添加个人观点（如避免“经理的方案不合理”等表述，改为“经理提出方案需进一步评估可行性”）。对未明确的结论（如“需进一步讨论”），需如实标注，不擅自补充。（二）突出重点，聚焦执行会议纪要需区分“背景信息”与“核心内容”，避免冗长描述（如“市场环境分析”等背景可简述，重点记录“基于分析得出的行动方向”）。行动计划需以“任务”为核心，避免模糊表述（如“尽快完成调研”改为“8月10日前完成500份用户问卷收集并输出分析报告”）。（三）责任到人，时间明确每个待办任务必须明确唯一责任人（避免“相关部门负责”），截止时间需精确到日期（避免“月底前”），保证责任可追溯、进度可监控。（四）可执行性优先任务需结合实际资源与能力制定（如“1周内完成全系统功能测试”需评估测试人员数量是否可行），避免因目标过高导致执行困难。若需跨部门支持，需在“备注”中明确协作方（如“需财务部提供预算模板”）