行政工作规范操作指引书

行政工作规范操作指引书一、引言为规范公司行政管理工作流程，提升行政服务效率与质量，保证各项行政工作有序开展，特制定本指引书。本指引书适用于公司全体行政人员及相关业务部门，涵盖会议组织、办公用品管理、档案管理、固定资产管理等核心行政场景，旨在为日常工作提供标准化操作参考，降低操作风险，保障行政工作合规、高效运行。二、会议组织管理规范（一）适用范围与工作目标本规范适用于公司各类行政会议的组织与管理，包括但不限于例会、专题会、评审会、对外接待会等。工作目标为：保证会议筹备周全、流程顺畅、记录完整，保障会议高效达成决策或沟通目的，避免因组织疏漏影响会议效果。（二）标准化操作流程1.会前筹备步骤1：明确会议基本信息会议发起部门/人员需提前明确会议主题、目标、预计时长、参会人员范围（含主持人、记录人）、拟讨论议题及优先级。若涉及外部单位，需提前确认对方对接人及参会需求（如是否需要翻译、设备支持等）。步骤2：确定会议安排并审批根据议题重要性及参会人员日程，初步拟定会议时间（优先选择工作日9:00-17:00，避免午休及临近下班时段）、地点（内部会议室或外部场地，需提前确认场地可用性及容量）。填写《会议安排审批表》（见表1），提交部门负责人审批；重要会议（如涉及重大决策、外部合作等）需报请公司分管领导审批。步骤3：发布会议通知审批通过后，至少提前2个工作日通过邮件、OA系统或即时通讯工具发布会议通知，明确以下内容：会议主题、时间、地点（线上会议需附会议、密码及加入方式）；参会人员、主持人、记录人；会议议题及需提前准备的资料（如需汇报，需明确资料提交截止时间）；其他注意事项（如是否着正装、是否携带证件等）。若遇紧急会议，可适当缩短通知时间，但需保证关键参会人员知悉。步骤4：准备会议材料与设备根据议题要求，提前收集、整理会议材料（如议程、汇报PPT、数据报表、待审议文件等），保证内容准确、格式规范，于会前1个工作日分发给参会人员（涉密材料需标注密级，单独发放）。检查会场设备（投影仪、麦克风、音响、视频会议系统、空调、灯光等），提前1小时调试完成；若需茶歇，提前确认菜单、数量及摆放位置。2.会中服务步骤1：签到与引导会议开始前15分钟，安排工作人员在会场入口处负责签到（纸质签到或线上签到），发放会议材料（如已提前分发则无需重复发放）。引导参会人员就座，提醒将手机调至静音或关闭状态，协助特殊需求人员（如长者、行动不便者）安排座位。步骤2：会议过程保障记录人需全程记录会议内容，重点记录讨论要点、决议事项、责任部门/人员及完成时限（可参照会议纪要模板，见表2）。工作人员负责设备实时监控，遇设备故障立即协调解决；若需茶歇，按预定时间提供，避免影响会议进程。主持人需严格控制会议时间，按议题优先级依次讨论，避免偏离主题。3.会后工作步骤1：整理会议纪要会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，按公司规定流程分发至参会人员及相关部门。纪要需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人员）、议题讨论摘要、决议事项、行动计划（含责任人和时间节点）、待办事项跟进要求。步骤2：资料归档与督办将会议通知、签到表、会议纪要、相关材料等纸质版及电子版整理归档，保存期限不少于3年（涉密材料按保密规定执行）。对会议决议的待办事项，由行政部每周跟踪进度，及时向责任部门及领导反馈，保证事项闭环。（三）常用表单模板表1：会议安排审批表会议主题申请部门参会人员（含职务、人数）会议时间年月日时分至时分会议地点□内部会议室（名称：______）□外部场地（地址：______）会议议题及议程1.2.3.需准备材料□PPT□报表□文件□其他：______审批意见部门负责人签字：__________日期：__________分管领导签字：__________日期：__________表2：会议纪要模板会议纪要会议名称：__________会议时间：______年______月______日______时______分至______时______分会议地点：__________主持人：__________（职务：______）记录人：__________（职务：______）参会人员：__________（共______人，附签到表）缺席人员：__________（原因：______）一、会议议题二、讨论内容及决议序号议题讨论摘要决议事项12三、行动计划序号任务描述责任部门/人完成时限备注12分发范围：__________抄送：__________签发：__________（主持人签字）日期：__________（四）执行要点与风险提示提前性：会议筹备需预留充足时间，避免因临时通知导致参会人员无法安排或准备不足。准确性：会议通知、纪要中的时间、地点、人员、决议等信息需反复核对，保证无误。保密性：涉密会议需严格控制参会范围，材料标注密级，会后及时收回或销毁，禁止无关人员接触。设备保障：重要会议需提前测试备用设备（如备用麦克风、投影仪），避免设备故障影响会议进程。三、办公用品管理规范（一）适用范围与工作目标本规范适用于公司各类办公用品的采购、入库、领用、盘点及报废管理。工作目标为：规范办公用品采购流程，保障日常办公需求，控制采购成本，杜绝浪费与流失，保证账实相符。（二）标准化操作流程1.需求提报与审批步骤1：部门需求收集每月25日前，各部门指定专人（或行政对接人）填写《办公用品需求申请表》（见表3），列明物品名称、规格型号、单位、需求数量、用途（注明“日常消耗”或“固定资产”），部门负责人签字确认后提交至行政部。临时紧急需求（如办公用品短缺影响办公），可随时提交申请，需注明“紧急”原因，由部门负责人加急审批。步骤2：行政部汇总与审批行政部收到各部门需求后，核对库存量（避免重复采购）、预算额度，汇总形成《月度办公用品采购计划表》，提交行政部负责人审批；单次采购金额超过[具体金额，如1000元]的，需报请公司分管领导审批。2.采购与入库步骤1：供应商选择与采购行政部根据采购计划，通过比价（至少3家供应商）或定点合作方式采购，优先选择质量可靠、价格合理的供应商，签订采购合同（单次小额采购可保留比价记录）。采购时需明确物品规格、数量、交付时间、质量标准及验收要求，保证与申请一致。步骤2：验收入库物品送达后，行政部指定2名工作人员共同验收：核对物品名称、规格、数量、质量（检查是否破损、过期），确认无误后填写《办公用品入库单》（见表4），验收人、采购人签字确认；不合格物品当场拒收，并联系供应商退换货。入库后，及时更新《办公用品库存台账》（电子版+纸质版），记录入库时间、物品信息、数量、供应商、存放位置等信息。3.领用与登记步骤1：领用申请员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》（见表5），注明领用部门、姓名、物品名称、规格、数量、领用日期；部门领用需由部门负责人签字确认。日常消耗类办公用品（如笔、纸、文件夹等）实行按需领用，每人每月限领1次；固定资产类办公用品（如计算器、U盘、办公椅等）需领用人签字承诺妥善保管，离职时办理归还手续。步骤2：发放与台账更新行政部核对领用信息与库存，确认无误后发放物品，领用人签字确认；同时更新《办公用品库存台账》，减少库存数量，保证账实一致。4.盘点与报废步骤1：定期盘点每月最后一个工作日，行政部组织对办公用品进行全面盘点，核对台账库存与实际库存，编制《办公用品盘点表》（见表6），若差异超过5%，需分析原因（如损耗、遗失、漏登记等）并整改。步骤2：报废处理对于损坏、过期、无法使用的办公用品，由行政部填写《办公用品报废申请表》（见表7），注明物品信息、报废原因、数量，经行政部负责人审批后，可统一回收处置（如变卖、销毁）；涉及固定资产报废的，需按固定资产管理流程办理。（三）常用表单模板表3：办公用品需求申请表申请部门申请人申请日期物品名称规格型号单位需求数量用途备注□日常消耗□固定资产□日常消耗□固定资产部门负责人签字：__________日期：__________表4：办公用品入库单入库日期供应商序号物品名称规格型号单位12验收人：__________采购人：__________仓管员：__________表5：办公用品领用登记表领用日期领用部门领用人物品名称规格型号单位领用数量领用人签字发放人：__________部门负责人签字：__________表6：办公用品盘点表盘点日期盘点人物品名称规格型号账面数量实际数量盘点负责人：__________部门负责人：__________表7：办公用品报废申请表申请日期申请部门物品名称规格型号单位数量处理建议：□回收变卖□销毁□其他：______行政部负责人审批：__________分管领导审批：__________（四）执行要点与风险提示预算控制：月度采购需严格控制在预算范围内，超预算采购需提交额外说明并审批。质量验收：入库时需逐项检查物品质量，杜绝不合格品流入办公环节。领用规范：严禁代领、冒领，固定资产类办公用品需建立“领用-保管-归还”全流程记录。数据准确：库存台账需实时更新，定期盘点，保证账实相符，避免因管理疏漏造成资产流失。四、档案管理规范（一）适用范围与工作目标本规范适用于公司在行政活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式档案的管理。工作目标为：规范档案收集、整理、归档、借阅流程，保证档案完整、安全、有序，便于后续查阅与利用。（二）标准化操作流程1.档案分类与编号步骤1：确定档案分类体系行政档案按年度-类型两级分类，一级分类包括：综合管理类（如制度、通知、会议纪要）、人事管理类（如员工合同、名册）、后勤管理类（如采购合同、资产台账）、对外交往类（如合作协议、函件）、声像电子类（如照片、视频、电子文档）。一级分类下按二级类别细分（如综合管理类下分为“制度文件”“会议资料”“行政通知”等）。步骤2：档案编号与编目档案编号规则：年度（4位）+一级分类代码（2位，如“综合管理”为“01”）+二级分类代码（2位，如“制度文件”为“01”）+流水号（3位，如“001”），示例：“20240101001”。档案编目时，填写《档案目录表》（见表8），包含档号、题名（文件全称）、年度、分类、页数、形成部门、归档日期、保管期限、存放位置等信息。2.档案收集与整理步骤1：定期收集各部门需在次月5日前，将上月形成的应归档文件（纸质版+电子版）整理后提交至行政部；专项工作档案（如项目档案）需在工作结束后1个月内提交。收集范围：具有查考利用价值的文件材料，包括但不限于红头文件、会议纪要、合同协议、审批单、统计报表、重要函件等。步骤2：整理与装订纸质档案：去除金属夹，按时间顺序或文件逻辑排列，检查页码是否连续，破损文件需修补；左侧装订，厚度不超过2cm，加装档案封面（含档号、题名、年度、部门等信息）。电子档案：按分类建立文件夹，文件名规范为“年度-分类-题名-流水号”（如“2024-综合管理-年度制度-001”），刻录光盘或存储至指定服务器，定期备份（每月1次）。3.归档与保管步骤1：归档审核行政部收到档案后，核对档案完整性、规范性（如编号是否正确、装订是否整齐、电子档案是否可正常打开），审核通过后办理归档手续，填写《档案归档登记表》（见表9）。步骤2：入库保管纸质档案存放于专用档案柜，按分类编号顺序排列，标注“档案存放示意图”；档案库房需具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光等条件，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%。电子档案存储介质需标注档号、题名，存放于防磁柜，定期检测（每季度1次），保证数据可读性。4.档案借阅与利用步骤1：借阅申请员工因工作需要借阅档案时，填写《档案借阅申请表》（见表10），注明借阅人、部门、档号、题名、借阅用途、借阅期限（一般不超过5个工作日），部门负责人签字确认。涉密档案需经公司分管领导审批，借阅范围仅限与工作直接相关的内容，严禁复制、摘抄。步骤2：借阅与归还行政部核对申请信息无误后，办理借阅手续，借阅人签字确认；借阅时需当面检查档案完整性，如有损坏、遗失，需按公司规定赔偿。借阅期满需按时归还，如需续借，需提前1天申请，续借期限不超过3个工作日；归还时，行政部检查档案是否完好，更新《档案借阅登记表》。（三）常用表单模板表8：档案目录表档号题名年度分类页数形成部门归档日期保管期限存放位置202401010012024年行政管理制度202401-0125行政部2024-01-0510年A柜1层202401020012024年1月会议纪要202401-0212行政部2024-02-055年A柜2层表9：档案归档登记表归档日期归档部门档案数量档号范围审核人经办人备注：表10：档案借阅申请表借阅日期归还日期借阅人所在部门档号题名借阅用途借阅期限□查阅□复印□其他：______部门负责人签字：__________行政部审批：__________归还记录：归还日期：__________经手人：__________检查情况：□完好□损坏（说明：______）（四）执行要点与风险提示完整性：档案收集需全面，避免因遗漏导致信息缺失，影响后续查阅。安全性：涉密档案需单独存放，严格控制借阅权限，严禁非授权人员接触。规范性：档案编号、编需统一标准，保证检索便捷；电子档案需定期备份，防止数据丢失。及时性：档案整理、归档需在规定时限内完成，避免因拖延导致档案散失。五、固定资产管理规范（一）适用范围与工作目标本规范适用于公司单价2000元以上（含）、使用期限1年以上的办公设备、家具、交通工具等固定资产的管理。工作目标为：规范固定资产全生命周期管理，保证资产安全、完整、账实相符，提高资产使用效率。（二）标准化操作流程1.资产入库与建账步骤1：资产验收与登记固定资产采购到货后，行政部、使用部门共同验收，核对资产名称、规格型号、数量、供应商、采购金额、保修期限等信息，确认无误后填写《固定资产验收单》（见表11）。验收合格后，行政部建立《固定资产台账》（电子版+纸质版），记录资产编号、名称、规格型号、金额、采购日期、使用部门、使用人、存放位置、折旧年限、净值等信息，资产编号规则为“年份-分类代码-流水号”（如“2024-01-001”，01代表办公设备）。步骤2：贴标与建档每项资产粘贴固定资产标签（含编号、名称、采购日期），标签位置统一、醒目；同时建立纸质档案，包括采购合同、验收单、保修卡、维修记录等。2.日常维护与盘点步骤1：日常维护使用人负责资产的日常清洁、保管，发觉故障及时报修；行政部每半年组织1次全面检查，检查内容包括资产完好率、使用规范情况等，填写《固定资产检查表》（见表12）。资产维修时，由使用部门填写《固定资产维修申请表》（见表13），行政部审核后联系供应商或维修单位，维修完成后需经使用人确认签字，更新维修记录。步骤2：定期盘点每年12月底，行政部组织对固定资产进行全面盘点，核对台账信息与资产实物，编制《固定资产盘点表》（见表14），差异资产需查明原因（如盘盈、盘亏、毁损等），报公司领导审批后处理。3.转移与报废步骤1：内部转移因部门调整、人员变动等需转移资产时，由调入、调出部门共同填写《固定资产转移申请表》（见表15），注明资产信息、转移原因、调入/调出部门及使用人，经行政部负责人审批后，更新台账信息，双方签字确认。步骤2：报废处置对于达到折旧年限、损坏无法修复或技术淘汰的资产，由使用部门填写《固定资产报废申请表》（见表16），注明资产信息、报废原因、数量，行政部组织技术鉴定（必要时），确认无法使用后，报分管领导审批。审批通过后，行政部联系专业机构回收处置（如变卖、销毁），残值收入按公司财务规定入账，同时更新台账，注销该资产信息。（三）常用表单模板表11：固定资产验收单验收日期供应商资产编号资产名称规格型号单位验收情况：□合格□不合格（说明：______）验收人：__________使用部门负责人：__________行政部负责人：__________表12：固定资产检查表检查日期检查人资产编号资产名称使用部门使用人检查负责人：__________行政部负责人：__________表13：固定资产维修申请表申请日期申请部门资产编号资产名称规格型号故障描述维修方式：□供应商保修□第三方维修□自行维修预计费用：__________维修周期：__________部门负责人签字：__________行政部审批：_________