行政工作处理流程及标准作业指导书

行政事务处理流程及标准作业指导书前言为规范公司行政事务处理流程，提高工作效率，明确各部门及人员职责，保证行政工作有序开展，特制定本指导书。本指导书涵盖行政事务常见场景，包含标准化操作流程、实用模板及执行要点，适用于公司各部门及全体员工。一、适用场景与事务类型本指导书适用于公司日常行政事务处理，具体包括以下场景：办公物资管理：包括办公用品、设备耗材的申购、采购、验收、领用及库存管理；会议组织与协调：包含部门会议、公司级会议的发起、筹备、召开、纪要整理及归档；文件流转与归档：涉及公司内部通知、制度、报告等文件的起草、审核、签发、传阅及归档；员工差旅管理：涵盖国内/外差旅的申请、审批、预订、报销及行程跟踪；固定资产管理：包括办公设备、家具等资产的申购、登记、调拨、维护及报废。二、标准化操作流程详解（一）办公物资管理流程流程目标：保障办公物资及时供应，控制采购成本，规范库存管理。责任分工：需求部门：提出物资需求，填写申购单；行政专员：审核申购需求，汇总采购计划，执行采购，组织验收；财务部：审核采购预算，办理付款；部门负责人：审批本部门申购需求。操作步骤：步骤1：需求提出需求部门根据实际使用情况，提前3个工作日填写《办公物资申购表》（见表1），注明物资名称、规格型号、数量、用途、预计到货日期等信息，经部门负责人签字确认后提交至行政专员。步骤2：需求审核行政专员收到申购表后，1个工作日内完成审核：核对库存数量（优先从库存调配）、需求合理性（避免过量申购）、预算匹配度，审核通过后汇总形成《月度采购计划》。步骤3：采购执行行政专员根据《月度采购计划》，选择合格供应商（优先合作供应商），进行比价议价，确定最终供应商及价格，填写《采购订单》经行政部经理审批后下达采购指令。常规物资采购周期不超过5个工作日，紧急物资需标注“加急”，优先处理。步骤4：入库验收物资到货后，行政专员组织需求部门共同验收：核对物资名称、规格、数量是否与订单一致，检查质量是否合格（如办公用品需无破损、设备需正常运行），验收合格后填写《物资入库验收单》（见表2），三方签字确认；不合格物资当场拒收，并联系供应商退换货。步骤5：领用登记需求部门凭《办公物资领用表》（见表3）到行政部领用物资，领用人签字确认，行政专员更新库存台账，保证“账实相符”。步骤6：库存盘点行政部每月末进行库存盘点，核对台账与实际库存，编制《库存盘点表》，对盘盈、盘亏情况分析原因并报行政部经理处理，保证库存周转率合理（常用物资库存量保持在1-2个月用量）。（二）会议组织与协调流程流程目标：保证会议有序召开，提高会议效率，保障会议决策有效落实。责任分工：会议发起部门/人：确定会议主题、议程、参会人员，填写《会议申请表》；行政专员：安排会议场地、设备、物料，通知参会人员，记录会议；主持人：控制会议进程，引导议题讨论；记录人：整理会议纪要，跟踪决议事项。操作步骤：步骤1：会议发起发起人至少提前2个工作日填写《会议申请表》（见表4），注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备及物料（如投影仪、麦克风、会议资料等），经部门负责人审批后提交至行政专员。步骤2：会议筹备行政专员收到申请后1个工作日内完成筹备：根据需求预订会议室（优先使用部门专属会议室，如需跨部门协调提前2天沟通），调试设备（保证投影、音响、网络正常运行），准备物料（名牌、签到表、笔、纸等），通过邮件/企业发送会议通知（含会议、议程、预习材料）。步骤3：会议召开参会人员提前10分钟签到，主持人宣布会议纪律，按议程主持会议；记录人实时记录讨论要点、决议事项及责任人、完成时限；行政专员全程保障会议需求（如设备故障及时处理）。步骤4：会议纪要与归档会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》（见表5），内容包括会议时间、地点、参会人、议程、讨论结果、决议事项（明确“做什么-谁负责-何时完成”），经主持人审核无误后分发至参会人员及相关部门，并抄送总经理办公室。行政专员将会议申请表、通知、签到表、纪要等资料整理归档，保存期限不少于2年。步骤5：决议跟踪行政专员每周对决议事项进度进行跟踪，填写《决议事项跟踪表》（见表6），及时向责任部门及领导反馈进展，保证决议按时落实。（三）文件流转与归档管理流程流程目标：规范文件处理流程，保证文件传递及时、准确、安全，便于查阅追溯。责任分工：文件起草部门/人：起草文件，保证内容准确、格式规范；审核部门/人：审核文件内容合规性、可行性；签发领导：审批文件最终版本；行政专员：文件编号、分发、归档；各部门：及时传阅、执行文件，反馈意见。操作步骤：步骤1：文件起草起草人根据工作需要起草文件（如通知、制度、报告等），使用公司统一模板（见表7），内容需明确目的、适用范围、具体要求、执行日期等要素，经本部门负责人初审后提交审核。步骤2：文件审核涉及多部门职责的文件，需送相关部门审核（如财务制度需财务部审核，人事制度需人力资源部审核），审核人1个工作日内反馈意见，起草人根据意见修改后，报分管领导或总经理签发。步骤3：文件签发签发领导对文件最终版本进行审批，明确“同意”“修改后同意”或“不同意”，并在文件签发页签字（或通过OA系统电子签发），文件生效。步骤4：文件编号与分发行政专员收到签发后的文件，1个工作日内完成编号（编号规则：公司简称-年份-文件类别-流水号，如“公司-2024-办-001”），填写《文件分发记录表》（见表8），按需分发至各部门（电子版通过OA系统，纸质版加盖公章并登记），同步至公司知识库便于查阅。步骤5：文件传阅与执行各部门负责人收到文件后，及时组织部门员工传阅学习，保证人人知晓；涉及执行的文件，需在规定时间内落实，并反馈执行情况至行政专员。步骤6：文件归档行政专员每月对已处理文件进行分类整理（按年度、文件类别），编制《文件归档清单》（见表9），存入专用文件柜，电子版备份至服务器；归档文件保存期限：永久保存类（如公司章程、年度报告）、10年类（如制度文件、会议纪要）、5年类（如日常通知、报表），到期前1个月鉴定后统一销毁（需经分管领导审批并记录）。（四）员工差旅管理流程流程目标：规范差旅申请与报销，控制差旅成本，保障员工出差顺利。责任分工：出差员工：填写差旅申请，遵守差旅标准；部门负责人：审批出差事由及必要性；行政专员：协助预订交通/住宿，提供差旅支持；财务部：审核报销单据，办理付款。操作步骤：步骤1：出差申请员工因公出差需提前3个工作日填写《差旅申请表》（见表10），注明出差人、部门、出差事由、时间、地点、行程安排（含往返交通、住宿）、预计费用，经部门负责人审批；国内出差超3天或出差地点为偏远地区，需报分管领导审批。步骤2：行程预订审批通过后，员工可根据需求选择预订方式：标准内行程：通过行政部合作旅行社预订（享受协议价），或通过公司差旅平台（如携程商旅）预订机票/火车票、酒店；特殊情况（如紧急出差）：自行预订后保留凭证，需在申请表中注明原因。行政专员协助核对行程信息，保证符合差旅标准（如交通工具等级、住宿酒店标准：高管为四星级及以上，普通员工为三星级及以下）。步骤3：出差执行出差员工凭审批后的《差旅申请表》办理出差手续，如需借款，填写《借款单》经财务部审批；出差期间注意人身及财产安全，遵守公司纪律及当地规定。步骤4：费用报销出差返回后5个工作日内，员工整理差旅票据（发票需与行程一致，注明费用明细、日期、金额），填写《差旅费报销单》（见表11），附《差旅申请表》复印件、行程单、住宿发票等，经部门负责人审核后提交财务部。财务部3个工作日内完成审核，审核通过后安排付款；对超标准费用（如超标住宿、非工作餐食），需由分管领导审批后方可报销。步骤5：行程跟踪与反馈重要出差（如重大项目洽谈），出差人需每日向部门负责人汇报进展；出差结束后，提交《出差总结报告》（含成果、问题及建议），报部门负责人备案。三、常用行政事务模板表格表1：办公物资申购表申购部门申购日期申购人联系电话物资名称规格型号单位申购数量部门负责人审批行政专员审核签字：__________日期：______签字：__________日期：______如需从库存调配/紧急采购请注明表2：物资入库验收单验收日期验收人供应商采购订单号物资名称规格型号单位入库数量验收结论□合格□不合格（不合格原因：________________________）行政专员签字需求部门签字日期__________________________________表3：办公物资领用表领用日期领用部门领用人联系电话物资名称规格型号单位领用数量库存台账更新人领用人签字确认备注____________________________如为部门批量领用，需部门负责人签字表4：会议申请表会议主题会议时间会议地点参会人员发起部门发起人联系电话主持人会议议程（可附页）：1.____________________2.____________________3.____________________所需设备/物料：□投影仪□麦克风□白板□会议资料□其他__________部门负责人审批行政专员确认备注签字：__________日期：______签字：__________日期：______如需视频会议请注明表5：会议纪要会议名称会议时间会议地点主持人记录人参会人员（名单附页）：会议议程及讨论要点：议题一：____________________（讨论内容：____________________）议题二：____________________（讨论内容：____________________）|决议事项：

序号|决议内容|责任部门/人|完成时限||——|———-|————–|———-|

|1||||

|2||||

|分发范围：____________________抄送：____________________

|主持人审核|记录人签字|日期|

|签字：__________|______________|______|表6：决议事项跟踪表序号决议事项责任部门/人计划完成时间当前进度完成情况说明反馈日期1□进行中□已完成□延期2□进行中□已完成□延期跟踪人更新日期备注____________________如延期需说明原因及新计划表7：文件模板（以通知为例）公司关于[文件主题]的通知发文编号：公司-年份-办-X主送部门：各部门抄送：总经理办公室、财务部各部门为[目的，如“规范工作”“落实要求”]，现将有关事项通知一、[具体内容一]二、[具体内容二]三、执行要求各部门需在[日期]前完成[具体工作]，并将执行情况报[部门]备案。特此通知。公司行政部（或发文部门）年月日表8：文件分发记录表文件编号文件名称签发日期分发部门/人分发方式（电子/纸质）签收人签收日期备注：电子版分发需记录OA系统发送时间，纸质版分发需加盖公章表9：文件归档清单归档年度文件类别文件编号文件名称归档日期保管期限存放位置归档人审核人日期__________________________________表10：差旅申请表出差人部门职务联系电话出差事由□业务洽谈□参加会议□培训学习□其他__________出差时间：自______年_月_日至______年_月_日，共计____天出差地点：____________________行程安排：日期交通方式（去程）住宿酒店交通方式（返程）———————————-——————预计费用：交通______元住宿______元餐饮______元其他______元合计______元部门负责人审批分管领导审批行政专员确认签字：__________日期：______签字：__________日期：______签字：__________日期：______表11：差旅费报销单报销人部门报销日期出差事由□与申请表一致□不一致（说明：____________________）费用明细：项目日期发票号码交通费住宿费餐饮费其他合计金额：￥__________申请借款金额：￥__________实报金额：￥__________部门负责人审核财务部审核审批人签字：__________签字：__________签字：__________附件清单：《差旅申请表》复印件、交通票据、住宿发票、行程单等四、执行要点与风险提示（一）关键执行要点时效性要求：行政事务审批需在1-3个工作日内完成（紧急事务“加急”标注后优先处理，2小时内响应）；会议纪要需在会后2个工作日内分发，决议事项每周跟踪反馈；差旅报销需在出差返回后5个工作日内提交，逾期未报需说明原因。信息准确性：申购表、申请表等需填写完整信息（名称、规格、数量、日期等），避免因信息不全导致流程延误；文件内容需经多部门审核，保证数据、政策准确无误；报销票据需与行程一致，抬头为公司全称，税号准确。职责清晰化：各环节责任到人（如采购由行政专员负责，审批由部门负责人负责），避免推诿扯皮；跨部门事务需明确牵头部门（如大型会议由行政部牵头，业务部门配合）。（二）常见风险与应对库存积压/短缺：风险：申购需求不合理导致物资积压，或库存不足影响使用；应对：行政专员定期分析历史数据，设定安全库存量（常用物资保持1个月用量），每月盘点并优化采购计划。会议效率低下：风险：议程不明