企业资料归档与存储模板

企业资料归档与存储模板一、适用范围二、资料归档全流程操作指南步骤1：资料收集与初步筛选责任主体：各部门资料管理员（如行政专员、人事专员、项目助理*）为资料收集第一责任人，各部门负责人监督。操作要点：按月/季度/项目阶段收集本部门产生的应归档资料，保证资料原件完整（如合同需含双方签字页、扫描件需清晰无缺页）。剔除重复、临时性或非必要资料（如草稿文件、未经审批的请示单），仅保留最终版本或具有法律效力的正式文件。对收集的资料进行初步分类（如按“行政类”“人事类”“项目类”划分），填写《资料交接清单》（见模板一），与接收部门（如行政部/档案室）办理签收手续。步骤2：资料分类与编码规则设定分类原则：采用“一级分类+二级分类+三级流水号”的层级分类法，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。分类参考：一级分类：按部门或资料性质划分（如行政部、人事部、财务部、项目部、综合类）。二级分类：按资料类型细分（如行政部下分“制度文件”“会议纪要”“证照资质”；项目部下分“立项文件”“过程文档”“验收报告”）。三级流水号：按年度+顺序编号（如“2024-001”“2024-002”），每年从“001”重新起编。编码示例：行政部2024年第三份会议纪可编码为“XH-01-HY-2024-003”（XH为行政部拼音首字母，01为一级分类编码，HY为二级分类“会议纪要”拼音首字母）。步骤3：资料整理与标准化处理整理要求：纸质资料：统一使用A4纸张打印，对褶皱、破损文件进行裱糊或塑封；去除订书针、回形针等金属夹具，采用牛皮纸档案袋或文件夹装订，每份资料标注对应编码。电子资料：按分类建立电子文件夹（如“行政部/制度文件/2024年”），文件名统一格式为“编码+资料名称+日期”（如“XH-01-ZD-2024-001公司考勤制度20240115”）；扫描件保存为PDF格式（分辨率不低于300DPI），避免使用易损坏的格式（如.WPS、.RAR）。标准化处理：对涉及敏感信息的资料（如员工证件号码号、客户联系方式），需进行脱敏处理（如隐藏部分数字），仅保留必要标识信息。步骤4：资料存储与登记入库存储方式：纸质存储：配备带锁档案柜，按分类编码顺序存放；档案柜外张贴分类标签（如“行政部-制度文件”），柜内设置索引目录。电子存储：企业内部服务器或加密云盘存储，设置访问权限（如仅部门负责人或档案管理员可修改），定期进行数据备份（建议每周增量备份+每月全量备份）。登记入库：资料存储后，由档案管理员填写《资料归档登记表》（见模板二），记录资料编码、名称、分类、存储位置（如“档案柜-02-03层”或“服务器-行政部-2024文件夹”）、归档日期、责任人等信息，保证“账实相符”。步骤5：资料借阅与使用管理借阅流程：借阅人填写《资料借阅申请表》（见模板三），注明资料编码、借阅用途、归还期限，经部门负责人审批后提交档案管理员。档案管理员核对资料状态，对纸质资料办理借阅登记（借阅人签字、借阅日期）；电子资料通过OA系统或邮件发送，并记录借阅日志（借阅人、IP地址、借阅时间）。注意事项：借阅期限一般不超过3个工作日，确需延期的需重新申请；严禁擅自复制、摘抄涉密资料，归还时档案管理员需检查资料完整性。步骤6：资料保管与定期检查保管责任：档案管理员为资料保管直接责任人，定期检查存储环境（如纸质库房需防潮、防火、防虫，电子服务器需防病毒、防黑客攻击）。检查频率：每月检查一次纸质资料是否霉变、损坏，每季度检查一次电子资料备份是否可正常读取，每年末对归档资料进行清点盘点，形成《资料盘点报告》。步骤7：资料到期鉴定与销毁鉴定流程：对达到保管期限的资料（如财务凭证保管期限通常为10年、员工档案保管期限至离职后10年），由档案管理员会同法务部、行政部组成鉴定小组，确认是否具有继续保存价值。销毁管理：对无保存价值的资料，填写《资料销毁审批表》，经总经理审批后，由两人以上共同监销；纸质资料采用粉碎或焚烧处理，电子资料进行彻底删除（低级格式化+物理销毁），并记录销毁时间、方式、监销人等信息。三、归档模板表格模板一：资料交接清单序号资料编码资料名称形成日期份数移交人接收人交接日期备注1RL-02-RS-2024-001员工花名册2024-01-101张*李*2024-01-15含新入职员工信息2XH-01-ZD-2024-002办公室管理制度2024-01-203王*李*2024-01-22已加盖公章模板二：资料归档登记表资料编码资料名称一级分类二级分类存储位置（纸质/电子）归档日期保管期限责任人备注MA-01-HT-2024-005设备采购合同项目部合同协议档案柜-03-01层/服务器-项目部2024-02-0110年赵*含设备清单及验收单模板三：资料借阅申请表借阅人所属部门借阅日期资料编码资料名称借阅用途归还期限审批人审批意见刘*财务部2024-02-10XH-01-ZD-2024-002办公室管理制度制度修订参考2024-02-15陈*同意借阅四、关键管理要点责任到人：明确各部门资料管理员职责，将归档工作纳入部门绩效考核，保证资料收集及时、整理规范。安全保密：对涉密资料（如未公开的财务数据、核心技术文档）单独存放，设置访问权限，签订保密协议，严禁外泄。动态更新：企业架构调整或制度更新时，同步修订资料分类