会议纪要编写规范及范例

会议纪要编写规范及范例一、适用场景与价值会议纪要作为会议成果的书面载体，广泛应用于企业、机关、团队等各类正式或非正式会议场景。其核心价值在于：客观记录会议关键信息（如讨论要点、决议事项、待办任务），为后续工作推进提供依据，便于缺席人员同步信息，同时也是责任追溯和进度跟踪的重要工具。适用于以下场景：例行工作推进会（如周例会、月度总结会）专项任务研讨会（如项目启动会、方案评审会）跨部门协调会（如资源对接会、流程优化会）决策性会议（如年度规划会、重大事项表决会）二、编写流程与操作步骤（一）会前准备：明确预留信息通道获取会议基本信息：提前与会议组织者确认会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人）、核心议程及预期目标，避免记录时遗漏关键环节。准备会议资料：提前获取会议背景材料、议程表、过往相关纪要等，熟悉议题背景，预判讨论重点（如数据指标、方案争议点、资源需求等）。准备记录工具：根据会议性质选择记录方式（如电子文档实时编辑、手写笔记+录音备份），重点标注“决议”“待办”“争议点”等关键词，保证信息抓取准确。（二）会中记录：聚焦核心，区分信息层级动态跟踪议程进度：按议程顺序记录，避免信息混杂；对每个议题的讨论内容，区分“背景说明”“不同观点”“共识结论”三类信息，背景说明简要概括（如“针对Q3销售下滑问题，部门汇报了3个主要原因”），不同观点需标注发言人（如“经理提出：竞品降价是主因；*总监补充：渠道覆盖不足更关键”），共识结论需明确最终结果（如“会议决定：暂不调整价格，优先加强渠道下沉”）。标记关键决议与待办：对会议形成的决议（如“同意调整预算方案”）、待办任务（如“*团队需在5月20日前提交新方案”）单独记录，同步标注“决议”“待办”标签，并关联负责人、时间节点等核心要素。实时补充细节：对关键数据（如“预算增加15%”）、时间节点（如“6月30日前完成试点”）、文件名称（如《2024年市场推广计划V2》）等细节信息，当场记录完整，会后及时核对。（三）会后整理：核对信息，规范输出信息核对与补充：会后1个工作日内，根据会议录音或笔记补充遗漏信息，重点核对决议事项、待办任务的责任人及截止时间（如“*负责”需确认具体姓名，“5月20日前”需确认是否含当日），保证无歧义。结构化撰写纪要：按“会议基本信息—会议议程及讨论要点—决议事项—待办事项—附件/备注”框架撰写，语言简洁客观（避免“我认为”“可能”等主观表述），重点内容加粗或序号突出（如待办事项需明确“任务内容、负责人、截止时间”）。审核与分发：纪初稿完成后，提交会议主持人审核（确认决议、待办无误），经确认后按需分发至参会人员及相关方（抄送需知会人员），同步留存电子版及纸质版（重要会议）备查。三、标准模板结构说明以下为通用会议纪要模板，可根据会议类型调整模块细节：会议基本信息会议名称[例：2024年Q4产品规划研讨会]会议时间[例：2023年10月26日14:00-16:30]会议地点[例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）]主持人[例：*总监]记录人[例：*助理]参会人员[例：总监、经理、主管、专员、*顾问（共8人）]缺席人员及原因[例：*经理（出差，已提前提交书面意见）]会议议程1.Q3产品复盘（经理汇报）；2.Q4规划方案讨论（主管提案）；3.资源分配（*总监总结）会议议程及讨论要点1.议题一：Q3产品复盘（汇报人：*经理）-背景说明：Q3产品用户留存率同比下降5%，核心指标未达标。-问题分析：经理提出“新功能上线延迟”（原计划8月上线，实际10月）是主因；主管补充“用户反馈入口优化不足”。-讨论结论：需加强需求评审流程，明确功能上线责任人。2.议题二：Q4规划方案讨论（提案人：*主管）-方案核心：新增“用户成长体系”，预计提升留存率8%，需增加2名开发人员，预算增加12万元。-争议点：顾问认为“成长体系开发周期长，建议优先优化现有功能”；总监提出“需先验证用户需求”。-临时决议：*团队一周内提交用户需求调研报告，再决定是否推进成长体系。3.议题三：资源分配（总结人：*总监）-现有资源：开发团队5人，剩余预算30万元。-分配结论：优先保障需求调研（负责），剩余预算用于Q3问题修复（经理跟进）。决议事项1.加强需求评审流程：牵头制定《需求评审SOP》，11月10日前提交，、*参与评审。2.用户需求调研：团队负责11月7日前完成100份用户问卷调研，形成报告提交总监。3.Q3问题修复：*经理梳理Q3功能缺陷清单，11月15日前完成优先级最高的3项修复。待办事项序号任务内容————————————1制定《需求评审SOP》2完成用户需求调研报告3梳理Q3功能缺陷清单附件/备注附件：1.《Q3产品数据报告》（经理）；2.《Q4规划方案草案》（主管）备注：下次会议时间暂定11月15日14:00，地点待通知；会议录音已存档至共享文件夹“会议记录”四、编写要点与常见规避问题（一）核心原则客观性：记录内容需基于会议实际讨论，不添加个人观点或未确认的信息（如“会议认为”需明确是多数人共识还是主持人结论）。准确性：关键信息（人名、时间、数据、决议）需反复核对，避免“大概”“可能”等模糊表述，待办任务需明确“谁、做什么、何时完成”。简洁性：用短句、关键词记录，避免冗长描述（如讨论部分可提炼“观点+发言人”，而非逐字复述）。完整性：覆盖会议所有议程，重点突出决议和待办，避免遗漏关键结论或争议点。（二）常见问题规避问题：记录冗长，重点不突出规避：对讨论内容提炼核心观点（如“反对意见：认为成本过高；支持意见：强调长期收益”），而非流水账式记录。问题：待办事项责任不清规避：待办任务必须明确“负责人”（避免“相关部门负责”），截止时间需具体到“日”（如“11月10日”而非“下周”）。问题：决议与待办混淆规避：决议是“已确