会议提案征集与筛选制度

会议提案征集与筛选制度引言：随着组织规模的扩大和业务复杂性的提升，会议提案的征集与筛选成为影响决策质量和执行效率的关键环节。为了规范这一过程，确保资源合理分配，决策科学合理，特制定本制度。该制度适用于公司所有涉及资源投入、战略调整或跨部门协作的会议提案，核心原则是公开透明、公平竞争、高效执行。通过明确职责分工、标准化流程、强化监督机制，旨在构建一套系统化、规范化的提案管理体系，为组织发展提供有力支撑。本制度将覆盖提案的提交、评审、批准及后续执行的全过程，确保每一步操作都有据可依、有章可循。一、部门职责与目标（一）职能定位：本制度由专门委员会负责具体执行，该委员会隶属高层管理架构，直接向CEO汇报。委员会下设执行小组，负责日常事务。其他部门需配合提供数据支持、专业评审及资源协调。例如，市场部需提供市场分析报告，技术部需评估技术可行性。这种架构确保了提案评审的独立性，同时兼顾了跨部门协作需求。（二）核心目标：短期目标包括建立标准化提案提交模板，并在三个月内完成现有提案的清理与整合。长期目标是打造提案数据库，实现提案的智能化推荐与跟踪。这些目标与公司战略紧密关联，例如，通过提案筛选机制，优先支持与主营业务相关的创新项目，推动公司向数字化、智能化转型。二、组织架构与岗位设置（一）内部结构：委员会层级分为主任、副主任及委员三级。主任由CEO兼任，负责最终决策；副主任由分管运营的副总裁担任，负责日常协调；委员由各部门总监组成，负责专业评审。执行小组设在运营部，组长由部门经理担任，成员包括文员、分析师及数据管理员。汇报关系上，执行小组向副主任汇报，副主任向主任负责。关键岗位职责边界清晰，例如，分析师负责数据收集与整理，而文员则专注于文档管理。（二）人员配置：委员会核心岗位需具备五年以上行业经验，执行小组人员需通过专业培训。人员编制标准为执行小组不超过十人，确保工作效率。招聘流程需经HR部门审核，晋升机制基于绩效考核。轮岗机制规定每两年一次，鼓励跨部门交流，例如，分析师可轮岗至市场部，增强对业务的理解。三、工作流程与操作规范（一）核心流程：标准化操作是关键。以采购审批为例，提案需经部门负责人初审，财务部复审，最后由CEO终审。流程节点包括项目启动会、中期评审及结项验收。启动会需在提案提交后一周内召开，由执行小组组织，相关部门参与。中期评审每季度一次，由委员会负责，重点评估进度与风险。结项验收需在项目完成后一个月内完成，由第三方机构参与，确保客观公正。（二）文档管理：文件命名需遵循“项目名称-日期-版本号”格式。存储方式采用加密云盘，权限设置上，合同需由总监级以上人员调阅。会议纪要模板包括会议主题、参与人员、决议事项及责任人，需在会议结束后二十四小时内提交。报告提交时限为每月五号，涵盖所有提案的进展情况。这些规范确保了信息的可追溯性与安全性。四、权限与决策机制（一）授权范围：审批权限按金额分级。例如，低于十万元的项目由部门负责人审批，十万元至五十万元的项目需经委员会审议。紧急决策流程设定为危机处理时，可由临时小组直接执行，但需在事后提交补充材料。这种机制确保了在突发情况下，决策仍能快速响应。（二）会议制度：例会频率包括每周运营会和每季度战略会。运营会由执行小组组织，所有委员参与，重点讨论短期项目。战略会由CEO主持，核心管理层出席，聚焦长期规划。决策记录需详细记录每位委员的发言及投票结果，并指定专人跟踪执行。例如，决议分配责任人后，需在二十四小时内完成通知，确保任务落实。五、绩效评估与激励机制（一）考核标准：KPI设定需兼顾定量与定性。例如，销售部按客户转化率评分，技术部按项目交付准时率评分，委员会则评估提案成功率。评估周期包括月度自评和季度上级评估。自评由部门负责人主导，上级评估由CEO组织，确保评估的全面性。（二）奖惩措施：奖励机制包括奖金、晋升及荣誉表彰。例如，超额完成目标的项目团队可获得奖金，连续三年表现优异的委员可晋升总监。违规处理上，数据泄露需立即报告并接受内部调查。例如，发现泄密行为后，涉事人员需隔离调查，同时启动应急预案，防止损失扩大。六、合规与风险管理（一）法律法规遵守：强调行业合规和数据保护要求。所有提案需符合相关法律法规，例如，涉及用户数据的提案需通过隐私审查。执行小组需定期更新合规手册，确保所有人员了解最新要求。（二）风险应对：应急预案包括数据泄露、项目延期等场景。例如，数据泄露时，需立即切断系统访问，并通知所有用户。内部审计机制规定每季度抽查流程合规性，确保制度有效执行。审计结果需向委员会汇报，并作为改进依据。七、沟通与协作（一）信息共享：规定沟通渠道上，重要通知通过企业微信发布，紧急情况电话通知。跨部门协作规则明确，例如，联合项目需指定接口人并每周同步进展。接口人负责协调各部门资源，确保项目推进。（二）冲突解决：纠纷处理流程包括部门调解、HR仲裁及第三方评估。例如，部门间发生争议时，先由各自负责人调解，未果则提交HR仲裁。仲裁结果需书面通知双方，并作为后续执行的依据。八、持续改进机制员工建议渠道包括每月匿名问卷收集流程痛点。制度修订周期规定每年评估一次，重大变更需全员培训。例如，评估发现某流程效率低下，