标准化合同审核与签订流程

标准化合同审核与签订流程工具模板适用情境与范围本流程适用于企业各类对外合作场景，包括但不限于：供应商采购合同、服务外包协议、项目委托合同、保密协议、销售合同等。通过标准化流程保证合同条款合规、权责清晰，降低法律风险，保障企业合法权益。适用于业务部门、法务部门、财务部门及相关审批人员的协同操作。标准化操作流程详解一、需求提出与合同启动责任主体：业务部门操作内容：业务部门根据合作需求（如采购商品、接受服务等），明确合作方基本信息、合作标的、核心条款（如价格、交付时间、质量标准等），填写《合同需求申请表》（模板见“配套工具模板”）。附上合作方背景资料（如营业执照复印件、资质证明等）、过往合作记录（如有）及需求相关附件（如技术参数、服务方案等），提交至部门负责人审批。输出成果：《合同需求申请表》（部门负责人签字确认）及附件材料。二、合同起草与初步审核责任主体：业务部门、法务部门操作内容：业务部门根据审批通过的《合同需求申请表》，参考企业标准合同模板或根据实际需求起草合同文本，明确以下核心条款：合同主体（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表）；合同标的（名称、规格、数量、质量标准等）；权利义务（双方主要责任、履行期限、地点方式）；价格与支付方式（金额、币种、支付条件、发票类型等）；违约责任（违约情形、赔偿标准、解除条件）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼及管辖地）；保密条款（如适用）、知识产权条款（如适用）、合同生效条件及期限。业务部门对合同内容进行初步审核，保证与需求一致、数据准确无误，提交至法务部门。输出成果：合同草案（业务部门负责人签字）、需求附件材料。三、法务审核与修订责任主体：法务部门操作内容：法务部门从法律合规性角度审核合同草案，重点检查：主体资格：合作方是否为合法存续企业，授权代表是否具备签署权限；条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效或可撤销条款；权责对等：双方权利义务是否平衡，违约责任是否明确合理；风险点：如格式条款是否公平、争议解决方式是否明确、知识产权归属是否清晰等。法务部门出具《合同审核意见表》，对存在问题的条款标注修订建议（如“建议增加‘不可抗力’条款”“违约责任需量化”），并与业务部门沟通确认修改方案。业务部门根据法务意见修订合同文本，直至法务审核通过。输出成果：法务审核通过的合同终稿、《合同审核意见表》。四、内部审批与签章准备责任主体：业务部门、财务部门、分管领导操作内容：业务部门将法务审核通过的合同终稿，按企业内部审批流程提交至相关部门及领导审批：财务部门审核：价格合理性、支付方式是否符合财务制度、发票条款是否合规；分管领导/总经理审批：评估合作必要性、成本效益及战略匹配度。审批通过后，由行政部/综合部准备合同正本（一式X份，根据合作方数量确定），预留签署页（双方盖章、签字位置）。输出成果：内部审批签字齐全的合同文本、签章准备材料。五、合同签署与生效责任主体：授权代表、行政部/法务部操作内容：由企业法定代表人或授权代表（需附《授权委托书》）在合同正本上签字并加盖企业公章（合同专用章）。业务部门将签署完成的合同正本送达合作方，要求对方在X个工作日内完成签署并返还至少一份正本（可根据约定增加副本份数）。双方签署完成后，合同自最后一方签署之日起生效（或按合同约定的生效条件执行）。输出成果：双方签署的合同正本、《授权委托书》（如有）。六、归档与履约跟踪责任主体：行政部/档案室、业务部门操作内容：行政部/档案室将签署完成的合同正本、附件、《合同审核意见表》《审批表》等材料统一编号、装订归档，建立《合同台账》记录合同基本信息（编号、名称、签订日期、金额、履行期限、归档日期等）。业务部门负责跟踪合同履行情况（如交付进度、付款节点），定期向法务部门及分管领导汇报，保证按约履行；如遇履约异常（如对方违约），及时启动争议解决程序并留存相关证据。输出成果：归档合同材料、《合同台账》、履约跟踪记录。配套工具模板模板一：合同需求申请表申请部门申请日期合同名称合作方名称统一社会信用代码合作方联系人/电话合作标的（如：采购设备、服务外包）预计金额核心需求（如：设备参数、服务范围、交付时间）履行期限附件清单（如：技术协议、报价单、合作方资质）部门负责人签字审批意见□同意□需调整□驳回（说明：______________________）模板二：合同审核意见表合同名称合同编号审核日期审核部门法务部审核人审核项目审核内容审核意见主体信息合作方营业执照是否在有效期内，授权代表是否具备权限□合格□需补充：______________________标的条款标的描述是否清晰、数量/质量标准是否明确□合格□需修订：______________________权利义务双方主要责任、履行期限是否具体□合格□需明确：______________________违约责任违约情形、赔偿标准是否可执行□合格□需量化：______________________争议解决是否约定明确争议解决方式（仲裁/诉讼及管辖地）□合格□需补充：______________________其他条款保密、知识产权等条款是否完整□合格□需增加：______________________综合意见□审核通过□需修订后再次审核□不予通过（理由：______________________）审核人签字模板三：合同签订审批表合同名称合同编号签订日期甲方（我方）名称：______________________统一社会信用代码：______________________乙方（合作方）名称：______________________统一社会信用代码：______________________合同金额币种：______________________金额（大写）：______________________主要条款摘要（标的、履行期限、支付方式、违约责任等核心内容）业务部门意见负责人签字：______________________日期：______________________法务部门意见负责人签字：______________________日期：______________________财务部门意见负责人签字：______________________日期：______________________分管领导意见负责人签字：______________________日期：______________________总经理意见负责人签字：______________________日期：______________________关键风险提示与注意事项一、条款完整性审查避免遗漏核心条款（如标的、金额、履行期限、违约责任），尤其是“不可抗力”“合同解除条件”等兜底条款，需根据合作场景补充约定。对技术复杂或金额重大的合同，建议附详细附件（如技术协议、验收标准），作为合同不可分割的部分。二、法律合规性把关合作方主体资格需核实：通过“国家企业信用信息公示系统”查询其是否存续、有无经营异常或严重违法记录，避免与无资质主体合作。涉及特殊行业（如医疗、金融）的合同，需保证合作方具备相应行业许可资质。三、签署主体资格确认企业合同需加盖公章或合同专用章，严禁以部门章或个人章签署；授权代表签署时，需提供《授权委托书》（明确授权范围、期限），避免越权签署风险。自然人签署合同时需核对证件号码原件，留存复印件。四、保密与知识产权保护对涉及商业秘密（如技术资料、客户信息）的合作，合同中需明保证密范