2026年口腔医疗管理公司办公文件收发管理制度

2026年口腔医疗管理公司办公文件收发管理制度第一章总则第一条为规范公司办公文件收发管理工作，构建全流程、标准化的文件接收、登记、传递、分发、归档及销毁体系，确保办公文件流转高效、存储安全、管理合规，保障公司经营管理、医疗服务等核心工作有序开展，维护公司商业秘密及医疗信息安全，结合口腔医疗行业特性及公司经营管理实际情况，制定本制度。第二条本制度所称办公文件，是指公司在经营管理、医疗服务、业务拓展等活动中形成或接收的各类纸质及电子文件资料，包括但不限于上级主管部门下发文件、行业监管文件、合作机构往来文件、公司内部决策文件、医疗管理文件、财务凭证文件、人事管理文件、品牌宣传文件等。其中，涉及患者隐私、医疗技术秘密、商业机密的文件纳入涉密文件管理范畴，需严格执行额外保密管控要求。本制度适用于公司各职能部门、旗下各口腔诊疗机构及全体参与办公文件收发、管理、使用的员工；同时适用于公司所有办公文件的接收、登记、传递、分发、保管、借阅、销毁及相关管理工作，涉密文件管理除遵守本制度外，还需遵守国家保密法律法规及公司保密管理制度的相关规定。第三条办公文件收发管理遵循以下基本原则：（一）合法合规原则：严格遵守《中华人民共和国档案法》《医疗机构病历管理规定》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规，确保文件收发、管理、销毁全流程符合法律规范，保障患者隐私、商业秘密等信息安全；（二）保密优先原则：将文件保密管理贯穿全流程，明确涉密文件管控标准，强化员工保密意识，防范文件信息泄露、篡改、丢失等风险；（三）权责明晰原则：明确各部门、各岗位在文件收发管理中的职责，建立“谁收发、谁负责，谁传递、谁把关，谁保管、谁监管”的责任机制；（四）全程管控原则：对文件接收、登记、传递、分发、保管、借阅、销毁等全流程实施闭环管理，确保文件流转可追溯、管理可核查；（五）高效便捷原则：优化文件收发流转流程，简化不必要的审批环节，保障紧急文件、重要文件快速传递，提升工作效率；（六）分类管理原则：按文件性质、密级、重要程度实施分类管理，针对不同类型文件制定差异化的收发、保管及流转标准，提升管理针对性。第二章组织机构及职责第四条公司设立办公文件收发管理专项工作小组（以下简称“专项小组”），作为文件收发管理的统筹决策与协调机构。专项小组由行政部门牵头，成员包括医疗管理部门、财务部门、人事部门、法务部门、各口腔诊疗机构负责人及相关业务骨干，必要时可聘请外部档案管理咨询机构提供专业支持。第五条专项小组主要职责包括：（一）统筹规划公司办公文件收发管理工作，制定年度文件管理工作计划、保密管控方案及制度优化细则；（二）审定办公文件收发相关制度、流程规范、文件分类标准、密级确定规则及重大文件销毁方案；（三）协调各部门、各诊疗机构开展文件收发管理工作，解决管理中的重大问题（如文件丢失、信息泄露、跨部门流转冲突等）；（四）监督办公文件收发管理制度的落实情况，审核年度文件管理工作总结报告；（五）牵头处理文件收发管理中的重大信息泄露事件、合规纠纷，指导各部门开展应急处置工作；（六）统筹文件收发管理相关的资源调配、员工培训及档案管理体系建设工作。第六条各相关部门及机构职责分工：（一）行政部门：作为专项小组日常办事机构，牵头组织办公文件收发的具体管理工作；负责制定文件收发流程、登记标准、保管规范及保密管控措施；建立公司级文件管理台账与档案库房；统筹公司层面文件的接收、登记、传递、分发、归档及销毁工作；配备专职文件收发管理人员（以下简称“文管人员”），负责日常文件流转管控；组织开展文件管理培训与考核；监督各部门、各诊疗机构文件收发管理工作落实情况；（二）医疗管理部门：负责医疗类文件（如医疗技术规范、诊疗记录相关文件、医疗监管文件等）的收发审核与流转管控；协助行政部门制定医疗类文件的分类标准与保密要求；监督各诊疗机构医疗文件的收发、保管及归档工作，确保符合医疗行业监管要求；（三）财务部门：负责财务类文件（如财务凭证、税务报表、资金审批文件等）的收发、登记与保管工作；制定财务文件的专项管理规范，确保财务信息安全；配合行政部门做好财务文件的归档与销毁工作；（四）人事部门：负责人事类文件（如员工档案、招聘录用文件、薪酬福利文件、绩效考核文件等）的收发、登记与保管工作；严格执行人事文件保密规定，防范员工信息泄露；配合行政部门做好人事文件的归档与销毁工作；（五）法务部门：负责法律类文件（如合同协议、诉讼材料、合规审核文件等）的收发审核与流转管控；为文件收发管理提供法律支持，确保制度流程符合法律法规要求；协助处理文件管理相关的法律纠纷；（六）各口腔诊疗机构：负责本机构内部文件及外部送达文件的接收、登记、传递、保管及归档工作；配备兼职文管人员，对接公司行政部门开展文件管理工作；严格执行医疗类文件、患者隐私相关文件的保密管控要求；及时上报文件管理中的异常情况（如文件丢失、泄露等）；（七）专职/兼职文管人员：负责文件的日常接收、登记、分拣、传递、分发及保管工作；建立详细的文件收发台账，确保信息准确、可追溯；严格区分涉密文件与非涉密文件，按要求落实保密管控措施；及时清理过期文件，提出文件销毁建议；定期对文件存储情况进行检查，防范文件损坏、丢失；（八）文件使用人员：按规定领用、查阅文件，严格遵守文件保密要求，严禁擅自复制、传播、篡改文件内容；使用完毕后及时归还文件，确保文件完整；发现文件异常情况（如丢失、泄露、损坏）及时向文管人员或上级部门报告；（九）全体员工：自觉遵守文件收发管理规范，增强保密意识；积极配合文管人员开展文件登记、传递、归档等工作；严禁私自收发、保管公司重要文件及涉密文件。第三章办公文件收发管理核心规范第七条文件接收管理规范：（一）接收范围：公司各部门、各诊疗机构文管人员负责接收本单位职责范围内的各类文件，包括上级主管部门下发文件、行业监管部门检查文件、合作机构往来文件、外部单位函件、快递文件及内部跨部门流转文件等；（二）接收流程：1.外部文件接收：文管人员接收外部文件（含快递、专人送达）时，需核对文件送达单位、收件人信息，检查文件密封情况（密封文件）、文件完整性及份数，确认无误后在《办公文件接收登记台账》中详细记录；对于重要文件、涉密文件，需要求送达人签字确认，共同核对文件信息；2.内部文件接收：接收跨部门流转文件时，需核对文件流转单信息，确认文件名称、份数、流转目的等，无误后在流转单上签字确认，同时登记台账；（三）接收审核：1.接收文件后，文管人员需对文件进行初步审核，区分涉密文件与非涉密文件、紧急文件与普通文件；对涉密文件需标注密级（绝密、机密、秘密），单独存放并采取保密措施；对紧急文件需优先处理，及时传递给相关责任人；2.发现文件信息不符（如送达单位错误、文件缺失、密封破损）时，需及时与送达方沟通核实，无法核实的需上报上级部门处理，不得擅自拆封或流转；（四）特殊文件接收：1.涉密文件接收需由专人负责，接收过程中严格保密，接收后立即存入专用保密文件柜；2.医疗类涉及患者隐私的文件接收需单独登记，严格管控访问权限，严禁无关人员接触；3.超大体积、特殊载体文件（如光盘、U盘、纸质档案册）接收时，需单独记录载体类型、存储内容，做好防潮、防磁、防损坏处理。第八条文件登记管理规范：（一）登记要求：所有接收、发出的文件均需进行登记，建立《办公文件接收登记台账》《办公文件发出登记台账》，做到“一文一登记、信息全记录”；登记信息需准确、完整，不得遗漏或篡改；（二）登记内容：1.基础信息：文件名称、文件编号（如有）、载体类型（纸质/电子）、份数、页数；2.流转信息：来源单位/部门、接收时间、接收人、传递部门/人员、传递时间、签收人；3.管控信息：文件密级、重要程度、紧急程度、处理期限（如有）；4.归档信息：归档时间、归档编号、保管期限；（三）登记方式：1.纸质文件采用电子台账与纸质台账双重登记，电子台账便于查询与统计，纸质台账留存备案；2.电子文件需在专用文件管理系统中登记，记录文件存储路径、访问权限、修改记录等信息；3.涉密文件需单独建立保密文件登记台账，明确保密责任人、借阅记录、销毁情况等；（四）台账管理：文管人员需定期核对文件登记台账，确保台账信息与实际文件流转情况一致；台账需妥善保管，保存期限不少于文件保管期限届满后3年；电子台账需定期备份，防范数据丢失。第九条文件传递与分发管理规范：（一）传递原则：1.按文件性质、密级、流转需求选择合适的传递方式，确保文件安全、快速送达；2.涉密文件需采用保密传递方式（如专人送达、加密电子传输），严禁通过非保密渠道（如普通邮件、微信、QQ等非加密社交软件）传递；3.紧急文件需优先传递，明确传递时限，确保在规定时间内送达；4.传递过程中需做好文件防护，避免文件损坏、丢失；（二）内部传递流程：1.文管人员根据文件内容及流转要求，确定传递对象及顺序，填写《办公文件内部流转单》，注明文件名称、密级、传递目的、处理要求及期限；2.将文件与流转单一并传递给接收部门/人员，接收人核对无误后在流转单上签字确认；3.接收部门/人员处理完毕后，需按流转单要求及时将文件及处理结果反馈给文管人员或下一传递对象，确保流转闭环；（三）外部传递流程：1.发出外部文件时，需经部门负责人审核同意，重要文件、涉密文件需经专项小组或公司管理层审批；2.选择合规的传递渠道（如邮政EMS、专业快递公司、专人送达），涉密文件需采用加密包装并标注保密标识；3.传递后需跟踪文件送达情况，确保接收方成功签收，留存传递凭证（如快递单号、签收记录）；（四）分发管理：1.需多部门/人员传阅的文件，由文管人员统一分发，明确传阅顺序及时限，避免文件多头传递导致混乱；2.分发时需在文件上标注分发份数、传阅范围，接收人需签字确认；3.传阅完毕后，文管人员需及时收回文件，核对份数，确保文件完整；4.需长期使用的文件副本，由文管人员登记后发放，明确使用责任人，定期核查使用情况。第十条文件保管管理规范：（一）保管环境：1.纸质文件需存放在专用文件库房或文件柜中，保持环境干燥、通风、整洁，远离热源、水源、火源及易燃易爆物品；配备防火、防潮、防虫、防盗等防护设施，定期检查维护；2.电子文件需存储在公司专用服务器或加密存储设备中，设置访问权限，定期进行病毒查杀与数据备份；重要电子文件需采用异地备份方式，防范数据丢失；3.涉密文件需存放在专用保密文件柜中，保密文件柜钥匙由专人保管，严禁转借他人；保密文件库房需设置门禁系统，限制访问人员；（二）分类保管：1.按文件性质（如医疗类、财务类、人事类、行政类）、密级（绝密、机密、秘密、非涉密）、保管期限（永久、长期、短期）实施分类存放，做好清晰标识，便于查询与管理；2.医疗类涉及患者隐私的文件需单独分类保管，严格控制访问权限，落实隐私保护要求；3.电子文件与纸质文件需对应关联，标注关联编号，便于追溯；（三）日常保管职责：1.文管人员需定期检查文件保管情况，每月至少开展1次文件盘点，核查文件数量、完整性、保管状况，及时发现并处理文件损坏、丢失、受潮、虫蛀等问题；2.对超过保管期限的文件，文管人员需及时整理，提出销毁或续存建议，按审批流程处理；3.人员变动时，需办理文件保管交接手续，详细核对文件清单，明确交接责任，确保文件管理连续性；4.严禁无关人员进入文件库房或接触保密文件，确需进入/查阅的，需经审批并由文管人员陪同；（四）特殊文件保管：1.涉密文件保管需明确保密责任人，定期开展保密检查，防范信息泄露；2.永久保管文件需采用更严格的保管措施，定期进行修复与备份；3.电子文件需定期更新存储设备，确保文件可正常读取，避免因设备老化导致文件丢失。第十一条文件借阅管理规范：（一）借阅申请：1.员工因工作需要借阅文件时，需填写《办公文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、借阅目的、借阅期限、借阅人等信息；2.普通文件借阅需经部门负责人审核同意；重要文件、涉密文件借阅需经专项小组或公司管理层审批，涉密文件借阅还需签订《保密承诺书》；3.外部单位/人员借阅文件需经公司管理层审批，明确借阅范围及期限，由专人陪同查阅，严禁擅自复制或带走；（二）借阅审核：文管人员审核借阅申请，确认借阅人资质、借阅目的合规性，核对文件信息，明确借阅期限（普通文件借阅期限一般不超过7个工作日，重要文件不超过3个工作日，特殊情况需延长的需重新审批）；（三）借阅交接：1.借阅人领取文件时，需核对文件完整性，在《办公文件借阅登记台账》中签字确认；文管人员需告知借阅人文件保密要求及保管责任；2.涉密文件借阅需在指定保密场所查阅，严禁带出保密场所，借阅期间需妥善保管，严禁转借他人；（四）归还管理：1.借阅人需在规定期限内归还文件，文管人员核对文件完整性，确认无误后在借阅台账中注明归还时间，办理归还手续；2.逾期未归还的，文管人员需及时提醒借阅人，仍未归还的需上报上级部门处理；3.归还文件时发现损坏、缺失的，需查明原因，追究相关人员责任，并及时采取修复、补充等措施；（五）复制管理：1.普通文件复制需经部门负责人同意，由文管人员统一复制，登记复制份数，复制件需标注“复制件”标识；2.涉密文件原则上不得复制，确因工作需要复制的，需经专项小组审批，复制件需按涉密文件管理要求保管，使用完毕后及时销毁；3.严禁借阅人擅自复制、扫描、拍摄文件内容。第十二条文件销毁管理规范：（一）销毁条件：出现以下情况的文件可按规定销毁：1.超过规定保管期限，且无继续保存价值的文件；2.重复归档、内容无效的文件；3.经审批同意销毁的其他文件；4.涉密文件销毁需严格遵守保密法律法规，确保信息彻底消除；（二）销毁审批流程：1.文管人员整理需销毁的文件，填写《办公文件销毁申请表》，注明文件名称、数量、保管期限、销毁原因等信息；2.普通文件销毁需经部门负责人审核、行政部门审批；重要文件、涉密文件销毁需经专项小组审核、公司管理层审批，涉密文件销毁还需报保密管理相关部门备案（如涉及国家秘密）；3.审批通过后，文管人员需编制文件销毁清单，明确销毁文件明细；（三）销毁实施：1.文件销毁需由2名及以上专人负责监督，选择合规的销毁方式（纸质文件可采用粉碎、焚烧等方式，电子文件可采用数据彻底删除、存储设备物理销毁等方式）；2.销毁过程中需确保文件信息彻底消除，严禁将需销毁文件随意丢弃或转卖；3.涉密文件销毁需选择具备保密资质的专业销毁机构实施，留存销毁机构资质证明及销毁凭证；（四）销毁记录：文件销毁完成后，监督人员与实施人员需在《办公文件销毁清单》上签字确认，注明销毁时间、地点、方式及销毁人员；销毁清单及相关审批文件需妥善保管，保存期限不少于5年。第十三条电子文件专项管理规范：（一）电子文件生成：生成电子文件时需规范命名，明确文件名称、生成部门、生成时间等信息；重要电子文件需设置版本号，记录修改痕迹；（二）电子文件传输：1.内部电子文件传输需通过公司专用文件管理系统、加密邮件等保密渠道，严禁通过非加密社交软件、公共邮箱等渠道传输；2.外部电子文件传输需采用加密方式，验证接收方身份，确保文件传输安全；（三）电子文件存储：电子文件需存储在公司指定的加密服务器或存储设备中，定期进行数据备份（至少每月备份1次），备份数据需异地存放；（四）电子文件访问：设置电子文件访问权限，按“最小权限”原则分配访问权限，明确访问人员及操作权限（查看、修改、删除等）；定期审核访问权限，及时撤销离职人员、调岗人员的访问权限；（五）电子文件归档：电子文件归档时需转换为标准格式，确保长期可读取；同时归档文件生成、修改、传输、访问等全流程记录，建立电子文件归档台账。第四章监督检查与责任追究第十四条监督检查机制：（一）日常自查：各部门、各诊疗机构每月开展文件收发管理自查，重点核查文件登记完整性、传递及时性、保管安全性、借阅规范性等情况；自查结果每月汇总上报行政部门；（二）专项检查：专项小组每季度针对重点领域（如涉密文件管理、医疗类文件隐私保护、电子文件安全、文件销毁流程等）组织开展专项检查，核查管理成效与风险隐患；（三）全面检查：专项小组每年组织开展一次全公司范围的文件收发管理全面检查，覆盖文件接收、登记、传递、分发、保管、借阅、销毁等全流程，评估管理体系运行效果；（四）第三方审计：每年至少聘请一次外部档案管理或保密审计机构，对公司文件收发管理流程、合规性、安全性进行审计，提出专业改进建议；（五）投诉举报：建立文件收发管理违规行为投诉举报渠道，鼓励员工、客户及社会公众举报文件泄露、丢失、违规传递、擅自销毁等问题；专项小组对举报信息严格保密，及时核查处理并反馈结果。第十五条责任追究：（一）员工违反本制度规定，有下列情形之一的，公司视情节轻重给予相应处理：1.未按规定对文件进行接收、登记、传递、保管，导致文件丢失、损坏、流转延误的，给予警告处分，扣除相应绩效奖金；造成损失的，依法追究赔偿责任；2.擅自复制、传播、篡改、销毁文件，或通过非保密渠道传递涉密文件，导致文件信息泄露的，给予记过处分，扣除相应绩效奖金；造成严重后果的，解除