2026年口腔医疗管理公司财务档案管理制度

2026年口腔医疗管理公司财务档案管理制度第一章总则第一条为规范公司财务档案管理工作，保障财务档案的真实、完整、安全与可追溯，提高财务档案利用效率，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及公司内部管理规定，结合口腔医疗行业经营特点及公司实际财务工作情况，制定本制度。第二条本制度适用于公司及下属各口腔诊疗机构、各职能部门的所有财务档案管理活动，涵盖财务档案的收集、整理、归档、保管、查阅、复制、鉴定、销毁及电子档案管理等全流程工作。第三条本制度所称财务档案，是指公司在财务活动中形成的，能够反映公司财务状况、经营成果、现金流量等情况的各类会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料及相关经济合同、协议、税务资料等具有保存价值的文字、图表、电子数据等材料。具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证；（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿；（三）财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注、财务分析报告等；（四）税务资料类：纳税申报表、完税凭证、发票存根联、发票领购簿、税务登记证及税务筹划、税务稽查相关资料等；（五）其他类：经济合同、协议、资金筹措与使用相关资料、资产评估报告、审计报告、财务制度文件、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。第四条财务档案管理工作应遵循“统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用”的原则，确保财务档案管理工作标准化、规范化、制度化。第五条公司各相关部门、下属各机构及全体财务人员应高度重视财务档案管理工作，严格遵守本制度规定，积极配合完成财务档案的相关管理工作。第二章财务档案管理组织架构与职责第六条公司成立财务档案管理工作小组（以下简称“工作小组”），由公司分管财务工作的领导担任组长，财务部负责人担任副组长，成员由财务部档案管理员、各下属机构财务负责人及相关部门指定联络人组成。工作小组负责统筹协调公司财务档案管理工作，下设办公室于财务部，具体负责财务档案的日常管理工作。第七条工作小组主要职责包括：（一）统筹规划公司财务档案管理工作，制定财务档案管理年度工作计划；（二）审议批准财务档案管理相关制度、流程及重大事项；（三）监督检查公司及下属各机构财务档案管理工作的落实情况；（四）协调解决财务档案管理工作中出现的重大问题；（五）审议批准财务档案的鉴定、销毁方案。第八条财务部作为财务档案管理的核心责任部门，主要职责包括：（一）负责制定并完善财务档案管理具体操作流程，指导下属各机构开展财务档案管理工作；（二）指定专人担任财务档案管理员，负责财务档案的收集、整理、审核、归档、保管、查阅登记等日常工作；（三）负责财务档案的安全管理，落实防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防磁、防泄密等防护措施；（四）负责财务电子档案的采集、存储、备份、校验及安全管理，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性；（五）组织开展财务档案管理培训，提升相关人员的档案管理能力；（六）牵头组织财务档案的鉴定、销毁工作，按规定办理相关手续；（七）负责财务档案管理相关资料的汇总、上报及归档工作。第九条财务档案管理员主要职责包括：（一）严格按照规定收集、整理各类财务档案资料，确保资料完整、规范；（二）负责财务档案的分类、编号、装订、归档工作，建立健全财务档案管理台账；（三）妥善保管财务档案，定期对档案保管情况进行检查，及时处理发现的问题；（四）严格执行财务档案查阅、复制制度，做好相关登记记录；（五）配合完成财务档案的鉴定、销毁及移交工作；（六）负责财务电子档案的日常维护和管理，定期进行数据备份。第十条各相关部门及下属各机构职责：（一）下属各机构财务部门：按照本制度及公司财务部要求，做好本机构财务档案的收集、整理、初步审核工作，按时向公司财务部移交相关财务档案；配合公司财务部开展财务档案管理检查及其他相关工作；（二）行政部：负责提供财务档案保管所需的场地、设施设备（如档案柜、防火器材、防潮设备等），协助做好档案保管环境的维护；（三）法务部：为财务档案管理工作提供法律支持，对财务档案相关的法律风险进行把控；（四）其他相关部门：根据工作需要，配合财务部做好财务档案的收集、查阅等相关工作，及时提供相关经济业务的补充资料。第三章财务档案的收集与整理第十一条财务档案收集范围应全面覆盖公司所有财务活动，确保不遗漏任何具有保存价值的财务资料。各财务人员在日常工作中，应及时收集各类财务凭证、账簿、报告及相关经济资料，对业务办理过程中形成的电子财务数据应同步采集。第十二条财务档案收集应遵循“及时、完整、准确”的原则：（一）及时收集：当月财务凭证应在月度终了后10个工作日内收集齐全；季度、年度财务报告应在报告编制完成后5个工作日内收集；税务资料、经济合同等资料应在业务办理完毕后3个工作日内收集；（二）完整收集：收集的财务资料应齐全完整，相关附件、签章应完备，避免出现资料缺失、破损、涂改等情况；对不完整的资料，应及时联系相关责任人补充完善；（三）准确收集：收集的财务资料应真实准确，反映的经济业务内容应与实际情况一致，数据无误。第十三条财务档案整理应按照“分类标准、装订规范、目录清晰”的要求进行，具体流程如下：（一）分类：财务档案管理员应按照本制度第三条规定的类别，将收集到的财务资料进一步细分，如会计凭证类按年度、月份分类，会计账簿类按总账、明细账、日记账等分类，确保分类清晰、逻辑合理；（二）审核：对收集整理的财务资料进行审核，核查资料的完整性、准确性、规范性，对不符合要求的资料，退回相关责任人整改后重新收集；（三）装订：对审核通过的财务资料进行装订，装订应牢固、整齐、美观。会计凭证应按凭证编号顺序装订成册，加装封面和封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止编号、页数等信息；会计账簿、财务报告等应单独装订成册，标明相关信息；（四）编号：对装订完成的财务档案按分类规则进行统一编号，编号应具有唯一性，便于检索和管理；（五）编制目录：为每册财务档案编制档案目录，注明档案编号、名称、所属年度、月份、页数、保管期限等信息，便于查阅。第四章财务档案的归档与保管第十四条财务档案归档应在整理完成后及时进行，具体要求如下：（一）归档时限：月度会计凭证应在月度终了后30个工作日内完成归档；季度财务报告应在季度终了后20个工作日内完成归档；年度财务报告、会计账簿及其他重要财务档案应在年度终了后60个工作日内完成归档；税务资料、经济合同等资料应在收集整理完毕后15个工作日内完成归档；（二）归档审核：财务档案管理员将整理装订好的财务档案提交财务部负责人审核，审核通过后办理归档手续，填写《财务档案归档登记表》，由归档人、审核人签字确认；（三）归档存放：归档后的财务档案应按编号顺序存放于指定的档案库房或档案柜中，摆放整齐，标识清晰，便于查找和管理；不同保管期限的财务档案应分区存放。第十五条财务档案保管应严格落实安全防护措施，确保档案安全：（一）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防磁、防高温、防光等防护条件，配备必要的消防器材、防潮设备、温湿度计等设施，定期检查维护；（二）档案库房应指定专人负责管理，严格执行库房出入登记制度，非档案管理人员未经批准不得进入库房；（三）财务档案管理员应定期对财务档案进行检查，每月至少检查1次，查看档案是否有破损、霉变、虫蛀等情况，温湿度是否符合要求，发现问题及时采取整改措施；（四）对重要的财务档案，应采取异地备份或双备份措施，确保档案在突发情况下不丢失、不损坏。第十六条财务档案保管期限应严格按照《会计档案管理办法》及相关法律法规规定执行，具体分为永久保管和定期保管两类：（一）永久保管的财务档案：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书、涉及重大经济事项的合同协议及其他需要永久保存的财务资料；（二）定期保管的财务档案：会计凭证、会计账簿、季度及月度财务会计报告、纳税申报表等，定期保管期限分为10年和30年，具体按相关规定执行。第十七条财务档案保管期限从会计年度终了后的第一天算起，到期后按本制度规定的程序进行鉴定和销毁。第五章财务档案的查阅与复制第十八条公司内部部门因工作需要查阅、复制财务档案的，应严格遵守以下规定：（一）查阅申请：查阅部门应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围、查阅人员、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，提交财务部档案管理员；（二）审核审批：财务档案管理员对申请进行审核，审核通过后报财务部负责人审批；涉及重要财务档案或敏感信息的，需报工作小组组长审批；（三）查阅登记：审批通过后，财务档案管理员为查阅人员办理查阅登记手续，填写《财务档案查阅登记簿》，注明查阅人员、查阅时间、查阅档案名称及编号、查阅目的等信息；（四）现场查阅：查阅人员应在档案库房指定区域查阅财务档案，不得将档案带出库房；如需复制，需经财务部负责人批准，由财务档案管理员负责复制，复制件需加盖财务部档案专用章；（五）档案归还：查阅、复制完成后，查阅人员应及时将财务档案归还财务档案管理员，管理员核对档案无误后，在《财务档案查阅登记簿》上注明归还时间，由查阅人员签字确认。第十九条外部单位（如税务机关、审计机关、司法机关等）因执法检查、司法调查等需要查阅、复制公司财务档案的，应提供单位介绍信、执法证件等有效证明材料，经公司分管领导批准后，由财务档案管理员按规定办理查阅、复制手续，并做好登记记录。第二十条查阅、复制财务档案的人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容；不得涂改、勾画、抽取、损毁财务档案；对查阅过程中获取的财务信息，不得用于与工作无关的事项。第二十一条财务档案管理员应对查阅、复制过程进行全程监督，确保财务档案的安全和完整。第六章财务档案的鉴定与销毁第二十二条财务档案保管期满后，由财务部牵头组织开展鉴定工作，具体流程如下：（一）成立鉴定小组：由工作小组牵头，成立财务档案鉴定小组，成员包括财务部、法务部、行政部及相关业务部门负责人，必要时可聘请外部专业人员参与；（二）提出鉴定清单：财务档案管理员整理保管期满的财务档案清单，提交鉴定小组；（三）开展鉴定工作：鉴定小组对保管期满的财务档案进行逐一鉴定，审核档案是否仍有保存价值，对有继续保存价值的档案，应重新确定保管期限；对无保存价值的档案，列入销毁清单；（四）形成鉴定意见：鉴定工作完成后，鉴定小组形成《财务档案鉴定意见书》，明确鉴定结果、销毁清单及继续保存的档案清单，由鉴定小组成员签字确认后，报工作小组审议。第二十三条财务档案销毁应严格按照以下程序执行：（一）制定销毁方案：财务部根据工作小组审议通过的鉴定意见，制定《财务档案销毁方案》，注明销毁档案的名称、编号、数量、保管期限、销毁原因、销毁方式、销毁时间、销毁地点及监销人员等信息；（二）审批备案：《财务档案销毁方案》经公司主要负责人批准后，报上级主管部门备案（如需）；（三）组织销毁：销毁工作由财务部组织实施，邀请法务部、行政部等部门人员担任监销人；销毁前，监销人应核对销毁档案清单与实际档案是否一致；销毁时，监销人应全程监督销毁过程，确保档案彻底销毁；（四）销毁登记：销毁完成后，监销人、销毁人员应在《财务档案销毁清册》上签字确认，注明销毁情况；财务部将《财务档案销毁清册》《财务档案鉴定意见书》等相关资料归档保存。第二十四条对涉及未了事项的财务档案，即使保管期满，也不得销毁，应继续保管至事项完结为止；对正在诉讼、仲裁等法律程序中的财务档案，应暂缓销毁，待法律程序终结后再按规定处理。第七章财务电子档案管理第二十五条财务电子档案是指公司在财务活动中形成的，以电子形式存在的，具有保存价值的各类财务数据、文档等资料，包括电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务报告、电子税务资料等。第二十六条财务电子档案管理应遵循“真实可靠、完整规范、安全可控、便于利用”的原则，确保电子档案的法律效力和长期可用性。第二十七条财务电子档案的采集应符合相关标准，确保电子档案的原始性、真实性和完整性；电子会计凭证应经电子签名或电子签章认证，确保其不可篡改。第二十八条财务电子档案应存储在安全可靠的存储介质中，采用加密存储、访问控制等安全措施，防止数据泄露、丢失或被篡改；定期对电子档案进行备份，备份介质应异地存放，备份频率至少每月1次。第二十九条财务电子档案的保管期限与对应的纸质财务档案保管期限一致；电子档案应具备可检索性，建立电子档案检索目录，便于快速查找和利用。第三十条财务电子档案的查阅、复制应严格遵守本制度第五章的相关规定，查阅电子档案时，应通过指定的终端设备访问，做好访问日志记录；复制电子档案时，应采取加密、水印等防护措施，防止电子档案被非法传播。第三十一条财务电子档案销毁应符合相关规定，对存储电子档案的介质进行彻底销毁，确保数据无法恢复；销毁过程应有监销人全程监督，做好销毁记录。第八章监督考核与责任追究第三十二条监督检查：工作小组定期对公司及下属各机构的财务档案管理