2026年口腔医疗管理公司公章使用与保管管理制度

2026年口腔医疗管理公司公章使用与保管管理制度第一章总则第一条为规范公司公章使用与保管管理工作，建立系统化、标准化的公章管理体系，保障公司合法权益与经营活动有序开展，防范公章使用与保管过程中的法律风险、经营风险，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国印章治安管理办法》《中华人民共和国民法典》及公司内部管理相关规定，结合口腔医疗行业特性（涉及医疗资质审批、诊疗合作合同、医保备案文件等核心用章场景）及实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所称公章，是指公司及各口腔诊疗机构依法刻制的，用于表征公司及机构主体身份、具有法律效力的各类印章，包括公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、医疗业务专用章（如诊疗确认章、病历专用章）、部门专用章等。本制度适用于公司全体在职员工、各口腔诊疗机构、各职能部门（行政部、法务部、财务部、医务部、各业务部门等）及公司管理层；覆盖公章从刻制、备案、保管、使用、年检、缴销到废止的全生命周期管理。第三条公章使用与保管遵循“合法合规、权责明晰、严格审批、全程追溯、安全可控”的原则，确保每一次公章使用都经过规范审批，每一份用章文件都真实有效，每一枚公章都得到妥善保管。第四条公司建立公章使用与保管动态管理机制，行政部作为牵头部门，统筹推进公章使用与保管的组织实施与日常管控，各口腔诊疗机构及相关职能部门协同配合，确保本制度有效落地。第二章组织架构与职责第五条行政部（牵头部门）职责：牵头制定公司公章使用与保管的具体操作细则；负责公司级公章（公司公章、法定代表人印章、合同专用章等）的统一保管与规范使用；统筹公章的刻制、备案、年检、缴销、废止等全流程管理；建立公章管理台账与用章档案，完整记录公章相关信息及使用情况；审核各部门及诊疗机构的用章申请，监督用章流程合规性；组织开展公章使用与保管相关培训，提升全员公章管理意识；定期开展公章使用与保管专项检查，及时发现并整改问题；协调处理公章管理过程中的重大事项，向公司管理层汇报。第六条各口腔诊疗机构职责：落实公司公章管理要求，明确本机构专用公章（如医疗业务专用章、病历专用章）的保管责任人；规范本机构用章申请与审批流程，确保用章文件真实、合规；配合行政部完成本机构公章的刻制、备案、年检等工作；建立本机构用章台账，及时向行政部报送用章统计信息；定期自查本机构公章使用与保管情况，发现问题及时整改并上报行政部；监督本机构员工遵守公章管理规定，杜绝违规用章行为。第七条法务部职责：对公章使用与保管全流程进行法律合规审查，确保符合相关法律法规要求；审核重大用章文件（如重大合作合同、对外担保文件、医疗合作协议等）的合法性与合规性，防范法律风险；为公章刻制、备案、废止等环节提供法律咨询支持；协助处理因公章使用不当引发的法律纠纷；参与公章管理专项检查，提出合规整改建议。第八条财务部职责：负责财务专用章的日常保管与规范使用，配合行政部做好财务专用章的备案、年检等工作；审核涉及财务类文件（如银行转账凭证、财务报表、税务申报文件等）的用章申请，确保文件真实、准确；建立财务用章台账，记录财务专用章使用情况；配合行政部开展公章管理专项检查，提供财务用章相关资料。第九条医务部职责：审核医疗业务类用章文件（如病历资料、诊疗确认单、医疗资质申请文件、医保相关材料等）的真实性与规范性；监督各诊疗机构医疗业务专用章的使用情况，确保符合医疗行业监管要求；配合行政部制定医疗业务专用章的使用细则；及时向行政部反馈医疗业务用章过程中出现的问题。第十条公司管理层职责：审批公章刻制、废止、重大用章事项等重要申请；保障公章管理工作所需资源（人员、经费、物资等）的投入；协调解决公章管理过程中的重大争议与问题；监督公章管理工作的开展成效，推动管理规范落地。第十一条公章保管人职责：严格遵守公章保管规范，妥善保管所负责的公章，确保公章不丢失、不被盗用、不被滥用；严格按照审批流程办理用章手续，无审批文件坚决不予用章；详细记录公章使用情况，及时归档用章文件副本或复印件；每日检查公章保管状态，发现异常情况立即采取防范措施并上报；公章交接时，严格履行交接手续，确保交接过程可追溯。第十二条员工职责：主动学习并遵守本制度规定，树立规范用章意识；申请用章时确保提交文件真实、完整、合规，如实说明用章用途；配合公章保管人履行审批手续，提供必要的佐证材料；用章后妥善保管用章文件，严禁擅自篡改、伪造用章文件；发现违规用章行为及时制止并上报相关部门。第三章公章刻制、备案与废止第十三条公章刻制规范：公司及各诊疗机构所需公章，必须由行政部统一牵头申请刻制，任何部门或个人不得擅自刻制公章。刻制申请需提交书面申请材料，说明刻制原因、公章名称、规格、使用范围等信息，按权限报公司管理层审批。审批通过后，由行政部指定专人到公安机关备案的正规刻章机构刻制，确保公章的合法性与规范性。严禁刻制仿冒公章、多余公章或与公司业务无关的公章。第十四条公章备案管理：所有刻制完成的公章，必须在刻制后15个工作日内，由行政部牵头向公安机关及相关主管部门办理备案手续，获取备案证明文件。行政部需将备案证明文件、公章印模等资料纳入公章管理档案妥善保管。各诊疗机构的专用公章备案工作，由行政部统筹，相关诊疗机构配合完成。第十五条公章年检要求：行政部需建立公章年检台账，定期梳理需年检的公章清单，按照公安机关及相关主管部门的要求，按时完成公章年检工作。年检过程中发现公章存在磨损、变形等问题，需及时申请重新刻制并备案。各部门及诊疗机构需配合行政部提供年检所需的相关资料。第十六条公章废止与缴销：出现以下情况之一的，需及时废止公章并办理缴销手续：公章磨损严重无法正常使用的；公司名称变更、机构撤销或合并导致公章失效的；相关法律法规或公司规定要求废止的；其他需要废止的情形。公章废止需由使用部门或保管人提交书面申请，说明废止原因，附原公章及备案证明文件，经行政部审核后报公司管理层审批。审批通过后，由行政部牵头向公安机关办理缴销手续，缴销完成后，将缴销证明文件纳入公章管理档案。对未按规定缴销的公章，行政部需责令相关责任人限期整改，确保公章安全处置。第四章公章保管规范第十七条保管主体与权限：公司级公章由行政部指定专人集中保管；各诊疗机构专用公章由本机构指定专人保管；财务专用章由财务部指定专人保管；部门专用章由对应部门指定专人保管。公章保管人需具备良好的职业素养与责任心，经所在部门推荐、行政部审核后确定，关键岗位公章保管人需签订《公章保管责任书》。保管人变更时，需严格履行交接手续，填写《公章交接记录表》，明确交接时间、公章名称、数量、状态等信息，由交接双方、监交人签字确认后，方可完成交接。第十八条保管环境要求：公章需存放在专用的保险柜或带锁文件柜中，实行双人双锁管理（公司公章、法定代表人印章等核心公章）或单人专柜加锁管理（普通专用章），确保存放环境安全、干燥、防潮、防火。保管地点需远离公共场所，严禁将公章随意放置在办公桌、茶几等易被接触的位置。非工作时间，公章必须存入保险柜或带锁文件柜，严禁随身携带公章外出（经审批的特殊情况除外）。第十九条日常保管管理：公章保管人每日上、下班时，需检查公章存放状态，核对公章数量，确保公章完好无损，并在《公章日常检查记录表》中记录检查情况。保管人因出差、休假等原因无法履行保管职责时，需提前向所在部门及行政部申请指定临时保管人，办理公章交接手续，明确临时保管期限与责任。临时保管期间，临时保管人需严格遵守本制度的保管与使用要求，期限届满后及时办理交接归还手续。第二十条公章印模管理：行政部需为每一枚公章建立标准印模，存入公章管理档案。印模需清晰、完整，标注公章名称、刻制日期、备案编号等信息。任何部门或个人不得擅自修改、复制公章印模，严禁使用印模伪造公章。第五章公章使用流程第二十一条用章申请：员工因工作需要使用公章时，需填写《公章使用申请表》，详细说明用章用途、公章名称、用章份数、文件名称及编号等信息，并附上需用章的文件原件及相关佐证材料（如合同审批单、业务审批表等），经所在部门负责人审核签字后，按审批权限提交相关部门及管理层审批。涉及医疗业务、财务、法律等专业领域的用章文件，需先经对应专业部门审核通过后，再提交后续审批。第二十二条审批权限划分：普通用章事项（如日常办公文件、内部通知、常规业务报表等）由部门负责人审核、行政部负责人审批；医疗业务类用章事项（如病历资料、诊疗确认单、常规医疗合作协议等）由诊疗机构负责人或医务部审核、行政部负责人审批；财务类用章事项（如日常财务凭证、税务申报文件等）由财务部负责人审核、行政部负责人审批；重大用章事项（如对外投资合同、大额合作协议、对外担保文件、公司重大决策文件、医疗资质升级申请等）需经部门负责人、行政部负责人、法务部负责人审核后，报公司管理层（总经理/董事长）审批。各诊疗机构内部常规用章事项的审批权限，可结合实际情况由行政部统筹制定细化标准。第二十三条用章审核：审批部门及审批人需对用章申请材料进行严格审核，重点核查用章用途的真实性、用章文件的完整性与合规性、申请信息的准确性。审核通过的，在《公章使用申请表》中签字确认；审核不通过的，需注明驳回原因，退回申请人修改完善后重新申请。法务部需对重大用章文件进行专项法律审核，出具《法律审核意见》，作为审批依据。第二十四条用章实施：公章保管人收到审核通过的《公章使用申请表》及相关用章文件后，需再次核对申请信息与文件内容，确认无误后，方可办理用章手续。用章时需确保印章清晰、端正，加盖位置准确（一般为文件首页右上角或末尾落款处），严禁盖模糊章、错盖章、漏盖章。涉及多页文件的，需加盖骑缝章，确保文件各页内容完整、不可篡改。用章完成后，保管人需在《公章使用登记台账》中详细记录用章日期、用章人、用章用途、公章名称、用章份数、文件名称及编号等信息，并由用章人签字确认。第二十五条用章文件归档：用章完成后，公章保管人需收集用章文件的副本或复印件，与《公章使用申请表》《公章使用登记台账》一并归档，建立用章档案。归档资料需按年度、按公章类型分类整理，妥善保管，保存期限不少于5年（涉及合同、法律文件等重要资料的保存期限需符合相关法律法规要求）。各部门及诊疗机构需配合行政部做好用章文件的归档工作，及时提交相关资料。第二十六条外出用章管理：因工作需要携带公章外出使用的，需提交书面外出用章申请，说明外出用章事由、目的地、使用期限、用章文件名称及份数等信息，经部门负责人、行政部负责人审核后，报公司管理层审批。审批通过后，由公章保管人或指定专人携带公章随同外出，全程负责公章的安全与使用规范。外出用章期间，需严格按照申请的用途与期限使用公章，严禁擅自扩大用章范围、延长使用期限。外出用章完成后，需在返回公司后1个工作日内，将公章归还保管，并向行政部提交外出用章情况说明及用章文件副本，办理归档手续。第二十七条紧急用章管理：因突发紧急情况（如应对医疗应急事件、处理重大突发法律纠纷等）需要紧急用章，且无法按常规流程完成审批的，可先向行政部负责人及公司管理层口头申请，经同意后，由公章保管人先行用章。紧急用章后，需在2个工作日内补齐用章申请、审批手续及相关佐证材料，完善用章登记与归档工作。未按规定补齐手续的，将追究相关责任人的责任。第六章使用禁区与风险防控第二十八条严禁使用情形：严禁在空白合同、空白介绍信、空白纸张、空白审批表等空白文件上加盖公章；严禁为虚假文件、违规文件、超出业务范围的文件加盖公章；严禁未经审批擅自使用公章；严禁将公章转借他人使用或委托他人代为用章（经审批的特殊情况除外）；严禁携带公章进入娱乐场所、餐饮场所等非工作场所；严禁在醉酒、精神状态异常等情况下使用公章；其他违反法律法规及本制度规定的用章行为。第二十九条风险监测与预警：行政部需建立公章使用风险监测机制，定期对用章档案进行核查，重点关注重大用章事项、高频用章文件的合规性。对发现的用章异常情况（如用章频率过高、用章文件类型异常、申请材料不完整等），及时开展核查，发出风险预警，督促相关部门整改。各部门及诊疗机构需配合行政部开展风险监测工作，及时反馈用章过程中出现的风险隐患。第三十条应急处置措施：发现公章丢失、被盗用、被伪造等情况时，公章保管人需立即采取以下措施：第一时间向所在部门负责人、行政部及公司管理层汇报；保护好现场证据，排查相关用章文件；若公章丢失，需在24小时内到公安机关报案，并登报声明公章作废；若涉及公章被盗用、伪造，需配合公安机关开展调查取证工作，收集相关证据材料；及时重新刻制公章并办理备案手续，避免影响正常经营活动。行政部需在事件处置完成后，撰写《公章突发事件处置报告》，总结事件原因、处置过程及整改措施，上报公司管理层。第七章监督考核与激励第三十一条监督机制：（一）日常监督：行政部每日对公章使用与保管情况进行抽查，重点核查用章审批流程的完整性、用章登记的规范性、保管环境的安全性等，及时发现并纠正不规范行为；（二）专项检查：每季度组织一次公章使用与保管专项检查，覆盖所有公章、各部门及诊疗机构，核查公章管理台账、用章档案、保管措施落实情况等，形成专项检查报告，上报公司管理层并通报各部门；（三）不定期抽查：公司管理层可根据工作需要，组织对公章管理工作的不定期抽查，重点核查重大用章事项的合规性、风险防控措施的落实情况；（四）举报监督：建立公章管理违规行为举报机制，员工可通过指定渠道举报违规用章、保管不当等行为，行政部对举报信息进行核实处理，为举报人保密。第三十二条考核评估：公司将公章使用与保管工作纳入各部门及相关人员的年度绩效考核体系。考核指标包括用章审批合规率、用章登记完整率、公章保管安全率、问题整改及时性、用章档案归档完整性等。行政部根据日常监督、专项检查结果，结合用章档案记录，对各部门及保管人进行考核评分。考核结果与部门绩效奖金、员工个人绩效奖金、评优评先及晋升直接挂钩。第三十三条激励措施：对在公章使用与保管工作中表现突出的部门、团队或个人，公司给予表彰与奖励：（一）精神激励：包括颁发荣誉证书、授予“公章管理先进集体”“优秀公章保管人”等荣誉称号、内部通报表彰、纳入员工个人荣誉档案等；（二）物质激励：包括发放一次性奖励奖金、绩效加分、专项奖励基金等；对及时发现并制止违规用章行为、避免公司重大损失的，给予重点奖励。第八章责任追究第三十四条对在公章使用与保管工作中，存在以下违规行为的部门、机构或个人，