湖南大学采购内控制度

PAGE湖南大学采购内控制度一、总则（一）目的为了加强湖南大学采购内部控制，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于湖南大学各部门、各单位使用财政性资金、自有资金等进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校规章制度的要求。2.公开透明原则：采购信息应当公开，采购过程应当透明，确保公平竞争。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和服务提供商，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的义务。（四）职责分工1.采购管理部门：负责制定采购政策、制度和流程，组织实施采购活动，监督采购过程。2.需求部门：提出采购需求，参与采购文件编制、评审等工作，负责采购项目的验收。3.财务部门：负责采购资金的预算管理、支付审核和财务核算。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应当根据学校事业发展规划和工作需要，结合本部门实际情况，编制采购预算。2.采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额等内容，并按照学校预算编制要求进行申报。（二）预算审核1.采购管理部门对各需求部门申报的采购预算进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、可行性、合规性等。2.财务部门对采购预算进行资金审核，确保采购资金的合理性和合规性。（三）预算执行1.采购项目应当按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。2.因特殊情况需要调整预算的，应当按照学校预算调整程序进行申报和审批。三、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。2.采购审批：采购申请表经需求部门负责人、分管校领导审批后，提交采购管理部门。3.采购文件编制：采购管理部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。4.发布采购信息：采购管理部门通过学校官网、采购平台等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。5.供应商报名及资格审查：潜在供应商按照采购文件要求进行报名，采购管理部门对供应商的资格进行审查，确定合格供应商名单。6.采购评审：采购管理部门组织成立评审小组，按照采购文件规定的评审方法和标准，对供应商的响应文件进行评审，确定中标供应商或成交供应商。7.合同签订：采购管理部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。8.采购验收：需求部门按照采购合同要求组织对采购项目进行验收，验收合格后出具验收报告。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当采用书面形式，明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应当由采购管理部门负责人审核后，报学校法定代表人或其授权代表签署。（二）合同履行1.采购管理部门应当督促供应商按照采购合同约定履行义务，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.需求部门应当按照采购合同约定做好接收货物、工程和服务的准备工作，配合采购管理部门进行合同履行的监督和检查。（三）合同变更与解除1.采购合同履行过程中，因特殊情况需要变更或解除合同的，应当经双方协商一致，并签订书面协议。2.变更或解除采购合同应当按照学校合同管理规定进行审批。（四）合同归档采购合同签订后，采购管理部门应当及时将合同副本归档保存，保存期限按照学校档案管理规定执行。五、采购风险管理（一）风险识别采购管理部门应当定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险等。（二）风险评估采购管理部门应当对识别出的风险因素进行评估，确定风险的等级和影响程度。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险的采购项目，应当采取风险规避措施，如取消采购项目或选择其他采购方式。2.风险降低：对于中等风险的采购项目，应当采取风险降低措施，如加强供应商管理、完善合同条款、加强验收管理等。3.风险转移：对于低风险的采购项目，应当采取风险转移措施，如购买保险、要求供应商提供担保等。4.风险接受：对于风险较低且无法采取其他措施的采购项目，可以采取风险接受措施，但应当制定相应的应对预案。（四）风险监控采购管理部门应当对采购风险进行监控，及时发现风险变化情况，调整风险应对措施。六、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应当建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。2.财务部门应当对采购资金的使用情况进行监督，确保资金使用合规。3.审计部门应当对采购活动进行定期审计和专项审计，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.学校应当接受财政