服务合同内控制度

PAGE服务合同内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司服务合同的内部控制，确保合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性、有效性和风险可控性，保护公司合法权益，提高公司运营效率和经济效益。（二）适用范围本制度适用于公司与外部客户、供应商等签订的各类服务合同，包括但不限于技术服务合同、咨询服务合同、劳务服务合同、外包服务合同等。（三）基本原则1.合法性原则：服务合同的签订、履行等活动必须符合国家法律法规和相关行业标准的要求。2.风险防控原则：识别、评估和控制服务合同履行过程中的各种风险，采取有效的风险应对措施。3.全面性原则：涵盖服务合同从签订到终止的全过程，对各个环节进行全面管理。4.制衡性原则：建立健全服务合同内部控制的组织架构和运行机制，确保各部门之间相互制约、相互监督。5.成本效益原则：在保证服务合同内部控制有效性的前提下，合理控制成本，提高效益。二、合同签订环节控制（一）合同立项1.需求评估：业务部门根据公司业务发展需要，提出服务需求，对需求的合理性、必要性进行评估。2.可行性分析：对服务项目的技术可行性、经济可行性、操作可行性等进行分析论证，形成可行性分析报告。3.立项审批：可行性分析报告经业务部门负责人审核后，报公司管理层审批，批准后方可进入合同签订流程。（二）合同起草1.合同文本选择：根据服务项目的特点和要求，选择合适的合同示范文本或自行起草合同文本。2.条款拟定：明确合同双方的权利义务、服务内容、服务期限、服务费用、质量标准、验收方式、违约责任等关键条款，确保条款清晰、准确、完整。3.审核修改：合同文本起草完成后，由业务部门提交给法务部门进行审核，法务部门对合同条款的合法性、合规性进行审查，提出修改意见，业务部门根据审核意见进行修改完善。（三）合同审批1.部门审核：业务部门将修改后的合同文本提交给相关部门进行审核，如财务部门审核服务费用的合理性，技术部门审核服务技术要求的可行性等。各部门根据职责分工对合同条款进行审核，并签署审核意见。2.管理层审批：经各部门审核通过的合同文本报公司管理层审批，管理层根据公司战略、业务需求、风险状况等因素进行综合考虑，做出审批决定。（四）合同签订1.授权委托：公司法定代表人或经授权的代理人代表公司签订服务合同，签订前需取得有效的授权委托书。2.合同签署：合同双方当事人在合同文本上签字（盖章），确保签字（盖章）的真实性、有效性。3.合同编号与存档：合同签订后，由专人负责对合同进行编号，并按照档案管理规定进行存档，建立合同台账，记录合同的签订、履行、变更、终止等情况。三、合同履行环节控制（一）合同交底1.交底内容：合同签订后，业务部门应及时组织相关人员进行合同交底，向执行人员详细介绍合同的主要内容、服务要求、质量标准、验收方式、违约责任等条款，确保执行人员清楚了解合同义务。2.交底记录：对合同交底情况进行记录，形成交底纪要，由参与交底的人员签字确认，并存档备查。（二）服务执行1.计划制定：执行部门根据合同要求和实际情况，制定详细的服务执行计划，明确服务步骤、时间节点、责任人等，确保服务按计划有序进行。2.过程监控：建立服务执行过程监控机制，定期对服务执行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。如发现服务执行过程中出现重大偏差或问题，应及时向业务部门和管理层报告。3.沟通协调：在服务执行过程中，加强与客户的沟通协调，及时了解客户需求和意见，根据客户反馈调整服务方案，确保服务质量和客户满意度。（三）服务验收1.验收准备：服务完成后，执行部门应提前通知客户进行验收，并提交相关服务成果资料，如工作报告、技术文档、测试报告等。2.验收程序：客户按照合同约定的验收标准和方式对服务成果进行验收，验收合格后签署验收报告；如验收不合格，应明确指出问题所在，执行部门根据客户意见进行整改，直至验收合格。3.验收记录：对服务验收情况进行详细记录，包括验收时间、验收人员、验收意见、整改情况等，并存档备查。（四）款项支付1.支付申请：业务部门根据合同约定和服务验收情况，填写款项支付申请单，注明服务内容、服务期限、服务费用、已支付金额、本次申请支付金额等信息，并附上相关证明材料。2.审核审批：款项支付申请单经业务部门负责人审核后，提交给财务部门进行审核，财务部门对支付申请的真实性、合法性、准确性进行审查，并签署审核意见。审核通过后，报公司管理层审批。3.款项支付：财务部门根据公司管理层的审批意见，按照合同约定的支付方式和时间，及时办理款项支付手续，并做好账务处理。四、合同变更环节控制（一）变更申请1.变更原因：因市场需求变化、客户要求调整、不可抗力等原因需要对服务合同进行变更的，由业务部门提出变更申请，说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。2.变更评估：对变更申请进行评估，分析变更的必要性、可行性和风险，形成变更评估报告。（二）变更审批1.部门审核：变更评估报告经业务部门负责人审核后，提交给相关部门进行审核，如法务部门审核变更条款的合法性、合规性，财务部门审核变更费用的合理性等。各部门根据职责分工对变更申请进行审核，并签署审核意见。2.管理层审批：经各部门审核通过的变更申请报公司管理层审批，管理层根据公司利益和风险状况做出审批决定。（三）变更实施1.合同修订：根据公司管理层的审批意见，对服务合同进行修订，明确变更后的合同条款。2.通知与备案：将合同变更情况及时通知合同对方当事人，并办理相关备案手续，确保合同变更的有效性和可追溯性。五、合同终止环节控制（一）终止申请1.终止原因：服务合同履行完毕、双方协商一致解除、一方违约导致合同无法继续履行等原因需要终止合同的，由业务部门提出终止申请，说明终止的原因、时间、对合同履行的影响等。2.终止评估：对终止申请进行评估，分析终止的必要性、可行性和风险，形成终止评估报告。（二）终止审批1.部门审核：终止评估报告经业务部门负责人审核后，提交给相关部门进行审核，如法务部门审核终止条款的合法性、合规性，财务部门审核终止费用的结算情况等。各部门根据职责分工对终止申请进行审核，并签署审核意见。2.管理层审批：经各部门审核通过的终止申请报公司管理层审批，管理层根据公司利益和风险状况做出审批决定。（三）终止实施1.合同结算：按照合同约定和相关法律法规的要求，对服务合同进行结算，清理双方的债权债务关系。2.资料归档：合同终止后，将合同相关资料进行整理归档，包括合同文本、合同变更记录、服务验收报告、款项支付凭证等，确保资料的完整性和可查阅性。六、合同风险管理（一）风险识别1.风险因素分析：对服务合同签订、履行、变更、终止等环节可能存在的风险因素进行分析，如市场风险（市场需求变化、市场价格波动等）、信用风险（客户信用状况不佳、供应商违约等）、法律风险（合同条款不合法、合规性风险等）、操作风险（服务执行过程中的失误、漏洞等）等。2.风险识别方法：采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方法，对服务合同风险进行全面、系统的识别。（二）风险评估1.风险可能性评估：评估风险发生的可能性大小，分为高、中、低三个等级。2.风险影响程度评估：评估风险发生后对公司造成的影响程度，包括对公司声誉、经济利益、业务发展等方面的影响，分为重大、较大、一般三个等级。3.风险矩阵确定：根据风险可能性评估和风险影响程度评估结果，绘制风险矩阵，确定风险等级。（三）风险应对1.风险规避：对于风险等级较高且无法有效控制的风险，采取风险规避措施，如拒绝签订风险较大的合同、提前终止风险较大的合同等。2.风险降低：对于风险等级中等的风险，采取风险降低措施，如加强合同条款审核、增加担保条款、加强服务过程监控等。3.风险转移：对于风险等级较低的风险，采取风险转移措施，如购买保险、要求对方提供担保等。4.风险接受：对于风险等级较低且风险发生可能性较小的风险，采取风险接受措施，如建立风险预警机制，及时发现和处理风险事件。七、合同监督与检查（一）内部审计监督1.审计计划制定：内部审计部门根据公司服务合同管理情况，制定年度审计计划，明确审计重点和审计范围。2.审计实施：按照审计计划对服务合同的签订、履行、变更、终止等环节进行审计，检查合同内部控制制度的执行情况，发现问题及时提出整改建议。3.审计报告与整改跟踪：内部审计部门出具审计报告，向公司管理层汇报审计情况，并对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到有效解决。(二)定期检查与专项检查1.定期检查：业务部